> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.agencyhandy.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# إنشاء وإرسال وإدارة فواتير العملاء في AgencyHandy

> دليل خطوة بخطوة لإنشاء فاتورة في AgencyHandy — اختيار العميل وتحديد المبالغ وإضافة الملاحظات وإرسالها للعميل وإعداد تذكيرات الدفع.

إنشاء فاتورة في AgencyHandy عملية مباشرة تربط فوترتك مباشرةً بالعملاء والطلبات. تملأ بيانات العميل وتربط الطلب وتحدد المبالغ وتضيف أي ملاحظات ثم ترسل — كل ذلك من نموذج واحد. بعد الإرسال، يمكنك تتبع حالة الدفع وضبط التذكيرات التلقائية وتنزيل الفاتورة بصيغة PDF في أي وقت.

<Note>
  يجب أن تكون **مديرًا عامًا**، أو **مديرًا**، أو **مدير مشروع** لإنشاء الفواتير. يجب أن يوجد عميل واحد على الأقل في مساحة عملك قبل أن تتمكن من إنشاء فاتورة.
</Note>

## إعدادات بادئة الفاتورة

قبل البدء في إنشاء الفواتير، فكّر في ضبط بادئة الفاتورة. تظهر البادئة قبل كل رقم فاتورة وتساعد على تمييز الفواتير باعتبارها تابعة لوكالتك.

<Steps>
  <Step title="فتح إعدادات الفواتير">
    في لوحة تحكم الفواتير، انقر على زر **الإعدادات** في الزاوية العلوية اليمنى.
  </Step>

  <Step title="تحديد البادئة">
    انتقل إلى حقل **بادئة الفاتورة** وأدخل البادئة التي تريدها (مثلاً `INV-` أو الأحرف الأولى لوكالتك).
  </Step>

  <Step title="الحفظ">
    انقر على **حفظ** لتطبيق البادئة على جميع الفواتير المستقبلية.
  </Step>
</Steps>

## إنشاء فاتورة

<Steps>
  <Step title="فتح لوحة تحكم الفواتير">
    انقر على **الفواتير** في الشريط الجانبي الأيسر لفتح لوحة تحكم الفواتير.
  </Step>

  <Step title="بدء فاتورة جديدة">
    انقر على **+ إنشاء فاتورة**. سيُفتح نموذج إنشاء الفاتورة.
  </Step>

  <Step title="اختيار العميل">
    اختر اسم العميل من القائمة المنسدلة. هذا حقل إلزامي. ستُملأ جميع معرّفات الطلبات المرتبطة بذلك العميل تلقائيًا في الحقل التالي.

    لإنشاء **فاتورة مباشرة** (غير مرتبطة بطلب)، يمكنك ترك حقل معرّف الطلب فارغًا أو تحديد **بريد إلكتروني مستقل** لفوترة أي عنوان بريد خارج قائمة عملائك.
  </Step>

  <Step title="اختيار معرّف الطلب">
    حدد معرّف الطلب المحدد الذي تُصدر الفاتورة عنه. يربط هذا الفاتورة بالطلب الصحيح في النظام. للفواتير المباشرة، تجاوز هذا الحقل.
  </Step>

  <Step title="إدخال عنوان الفوترة">
    أكمل **عنوان الدفع**:

    * الدولة والولاية والمدينة
    * الرمز البريدي
    * عنوان الشارع (إن انطبق)

    يظهر هذا العنوان على الفاتورة المطبوعة للامتثال والوضوح.
  </Step>

  <Step title="تحديد تفاصيل الطلب والبيانات المالية">
    ضمن **تفاصيل الطلب**، أدخل ما يلي:

    | الحقل                         | الوصف                          |
    | ----------------------------- | ------------------------------ |
    | **العملة**                    | العملة التي تريد أن تُدفَع بها |
    | **معرّف الطلب – المبلغ**      | القيمة المالية المرتبطة بالطلب |
    | **الخصم (%)** و**مبلغ الخصم** | تطبيق أي خصومات سارية          |
    | **المبلغ المدفوع**            | أي مبلغ دفعه العميل مسبقًا     |
    | **المبلغ المستحق**            | الرصيد المتبقي غير المسدَّد    |
    | **المبلغ الإجمالي**           | إجمالي المبلغ المستحق للطلب    |

    للـ**فواتير المباشرة**، انقر على **إضافة بند** لإضافة بنود يدويًا. أدخل اسم البند والكمية والسعر. يمكنك إضافة بنود متعددة. استخدم **+ معدلات الضريبة** لتطبيق معدلات ضريبة أو إنشائها (شاملة أو غير شاملة).
  </Step>

  <Step title="إضافة ملاحظة (اختياري)">
    في حقل **الملاحظة**، أضف أي سياق إضافي للعميل — مثلاً تعليمات الدفع أو مراجع المشروع أو رسالة شخصية.
  </Step>

  <Step title="مراجعة لوحة التفاصيل">
    توفر لوحة **التفاصيل** على الجانب الأيمن ملخصًا حيًا لـ:

    * حالة الفاتورة (مسودة افتراضيًا)
    * اسم العميل واسم الشركة والعنوان
    * عنوان الدفع
    * اسم الخدمة ومعرّف الطلب
    * تاريخ الإنشاء وتاريخ الاستحقاق
    * المبلغ الإجمالي

    راجع كل شيء بعناية قبل المتابعة.
  </Step>

  <Step title="إرسال إلى العميل أو حفظ كمسودة">
    * انقر على **إرسال إلى العميل** لإرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني فورًا. تتغير الحالة تلقائيًا من **مسودة** إلى **مفتوحة**.
    * انقر على **حفظ كمسودة** إذا أردت إنهاءها لاحقًا.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  يضيف النظام تلقائيًا شعار الوكالة وعنوانها إلى الفاتورة — لا تحتاج إلى إدخالهما يدويًا في كل فاتورة.
</Note>

## انتقالات حالة الفاتورة

بعد إنشاء الفاتورة، تتبع تدفق حالة محددًا. يمكن للوكالة فقط نقل الفاتورة بين الحالات.

```
مسودة → مفتوحة (عند إرسالها إلى العميل)
مفتوحة  → مدفوعة           (استلام الدفع)
مفتوحة  → ملغاة            (إلغاء الفاتورة)
مفتوحة  → غير قابلة للتحصيل  (شطب الدين)
```

<Warning>
  يمكن **تعديل** الفواتير فقط عندما تكون في حالة **مسودة**. بمجرد نقل الفاتورة إلى مفتوحة، لا يمكن تعديلها. إذا احتجت إلى إجراء تغييرات، قم بإلغاء الفاتورة وإنشاء واحدة جديدة.
</Warning>

## تعديل فاتورة

يمكنك تعديل فاتورة فقط عندما تكون في حالة **مسودة**.

<Steps>
  <Step title="فتح الفاتورة">
    في لوحة تحكم الفواتير، ابحث عن الفاتورة المسودة التي تريد تعديلها. انقر عليها أو ضع علامة في مربع الاختيار بجانبها.
  </Step>

  <Step title="النقر على تعديل">
    اختر خيار **تعديل** من قائمة الإجراءات. سيُفتح نموذج الفاتورة مع ملء جميع التفاصيل الموجودة مسبقًا.
  </Step>

  <Step title="إجراء تغييراتك">
    حدّث أي حقول — تفاصيل الفوترة أو أوصاف الخدمات أو الكميات أو المبالغ أو شروط الدفع.
  </Step>

  <Step title="الحفظ">
    انقر على **حفظ** لتطبيق تغييراتك.
  </Step>
</Steps>

## إرسال فاتورة إلى عميل

إذا حفظت الفاتورة كمسودة وتريد إرسالها لاحقًا:

<Steps>
  <Step title="البحث عن الفاتورة">
    في لوحة تحكم الفواتير، حدد الفاتورة المسودة التي تريد إرسالها.
  </Step>

  <Step title="النقر على إرسال الفاتورة">
    افتح الفاتورة وانقر على زر **إرسال الفاتورة**. يُسلّم AgencyHandy الفاتورة إلى عنوان البريد الإلكتروني المسجَّل للعميل.
  </Step>

  <Step title="تأكيد التسليم">
    تحقق من رسالة التأكيد للتحقق من إرسال الفاتورة بنجاح. تُحدَّث حالة الفاتورة إلى **مفتوحة**.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  إذا كانت الفاتورة في حالة **مسودة** وقمت بتحديث اسم الخدمة، فسينعكس الاسم الجديد في الفاتورة. بمجرد تغيير الحالة إلى مفتوحة أو مدفوعة أو غير قابلة للتحصيل أو ملغاة، يُقفَل اسم الخدمة في الفاتورة ولن يُحدَّث.
</Note>

## تنزيل فاتورة وطباعتها

يمكن للوكالة والعميل تنزيل فاتورة في أي وقت.

<Steps>
  <Step title="فتح الفاتورة">
    انتقل إلى لوحة تحكم الفواتير وحدد الفاتورة التي تريد تنزيلها.
  </Step>

  <Step title="الوصول إلى التنزيل/الطباعة">
    انقر على خيار **تنزيل** أو **طباعة** من قائمة إجراءات الفاتورة.
  </Step>

  <Step title="اختيار التنسيق">
    حدد **PDF** للتنزيل أو اختر إعدادات طابعتك للحصول على نسخة مادية.
  </Step>

  <Step title="الحفظ أو الطباعة">
    احفظ الملف على جهازك أو أرسله إلى الطابعة. بعد الطباعة، أرشف الفاتورة أو شاركها مع أصحاب المصلحة حسب الحاجة.
  </Step>
</Steps>

## ضبط تذكيرات الفواتير

تتيح لك ميزة تذكير الفاتورة إخطار العملاء تلقائيًا بشأن الفواتير القادمة أو المستحقة أو المتأخرة حتى تحصل على دفعتك في الوقت المحدد دون متابعة يدوية.

<Note>
  تعمل التذكيرات فقط على الفواتير التي لها حالة **مفتوحة** و**تاريخ استحقاق** محدد.
</Note>

<Steps>
  <Step title="فتح إعدادات الفواتير">
    انقر على زر **الإعدادات** في أعلى يمين لوحة تحكم الفواتير.
  </Step>

  <Step title="الانتقال إلى إعدادات التذكير">
    مرّر إلى أسفل قسم **القالب** في اللوحة اليسرى، ثم انقر على **تعديل** لفتح نافذة إعداد التذكير.
  </Step>

  <Step title="اختيار نوع التذكير">
    حدد أحد الخيارات التالية:

    * **تذكير متسلسل** — ينشئ سلسلة تذكيرات بفترات زمنية تحددها
    * **عدم إرسال تذكير** — يعطّل التذكيرات للفواتير المحددة
  </Step>

  <Step title="إعداد تفاصيل التذكير">
    لكل تذكير في التسلسل:

    * اختر **قالب التذكير** (مثلاً "تذكير بموعد دفع الفاتورة القادمة")
    * حدد **تاريخ التذكير** — مثلاً 3 أيام قبل تاريخ الاستحقاق أو بعده
    * حدد ما إذا كان يُفعَّل **قبل** أو **بعد** تاريخ الاستحقاق
  </Step>

  <Step title="إضافة تذكيرات إضافية إذا لزم الأمر">
    انقر على **+ إضافة تذكير آخر** لبناء تسلسل تذكير كامل. انقر على زر **حذف** بجانب أي تذكير لإزالته.
  </Step>

  <Step title="التطبيق على الفواتير النشطة (اختياري)">
    ضع علامة في مربع الاختيار **لتطبيق إعدادات التذكير هذه على الفواتير النشطة حاليًا** إذا أردت أن تشمل الإعدادات الجديدة الفواتير التي هي بالفعل في حالة مفتوحة.
  </Step>

  <Step title="الحفظ">
    انقر على **تحديث** لحفظ جدول التذكير وتفعيله.
  </Step>
</Steps>

## الفواتير المباشرة (بدون معرّف طلب)

عندما تحتاج إلى فوترة عميل بسرعة دون إنشاء طلب أولاً، استخدم سير عمل الفاتورة المباشرة.

<Steps>
  <Step title="بدء فاتورة جديدة">
    انتقل إلى **الفواتير → إنشاء فاتورة**.
  </Step>

  <Step title="اختيار نوع المستلم">
    حدد **فرد** أو **شركة** كنوع المستلم.
  </Step>

  <Step title="اختيار المستلم أو إدخاله">
    * اختر **عميلاً موجودًا** من القائمة المنسدلة، أو
    * حدد **بريد إلكتروني مستقل** لكتابة أي عنوان بريد — حتى غير المسجَّل كعميل
  </Step>

  <Step title="ترك حقل معرّف الطلب فارغًا">
    تجاوز حقل معرّف الطلب. يُنشئ AgencyHandy فاتورة مستقلة غير مرتبطة بأي طلب.
  </Step>

  <Step title="إضافة البنود والضرائب والخصومات">
    انقر على **إضافة بند** لإضافة بنود بأسماء وكميات وأسعار. طبّق معدلات الضريبة والخصومات حسب الحاجة. يُحدَّث الإجمالي تلقائيًا.
  </Step>

  <Step title="تحديد عنوان الفوترة والملاحظات">
    أدخل عنوان الدفع وأضف أي ملاحظات للعميل.
  </Step>

  <Step title="الإرسال أو الحفظ">
    انقر على **إرسال الفاتورة** لتسليمها فورًا، أو **حفظ كمسودة** لمراجعتها أولاً.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  الفواتير المباشرة مثالية للطلبات العاجلة ومكالمات الاستشارة أو أي عمل تحتاج إلى فوترته خارج سير عمل الطلبات الاعتيادي. يجب إدارة تتبع المدفوعات للفواتير المستقلة يدويًا.
</Tip>