> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.agencyhandy.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Konfigurace odchozího e-mailu, SMTP a e-mailových šablon

> Nastavte vlastní e-mailovou adresu odesílatele, připojte SMTP server, přidejte záznamy DKIM/SPF pro doručitelnost a přizpůsobte e-mailové šablony v AgencyHandy.

Nastavení e-mailu v AgencyHandy umožňuje nahradit výchozího odesílatele `noreply@agencyhandy.com` vlastní e-mailovou adresou s vaší značkou, nakonfigurovat dedikovaný SMTP server pro spolehlivé doručování a přizpůsobit šablony používané pro oznámení klientům, faktury, nabídky a další. Správné nastavení zajistí, že vaše e-maily dorazí do doručené pošty klientů — ne do složky se spamem — a že každá zpráva odráží identitu vaší agentury.

<Note>
  Nastavení e-mailu mohou konfigurovat pouze **Super administrátoři** a **Administrátoři**. Přejděte do **Konfigurace workspace → Nastavení e-mailu** pro přístup k těmto možnostem.
</Note>

***

## Přehled komponent nastavení e-mailu

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Vlastní e-mailová adresa" icon="envelope">
    Nastavte jméno odesílatele a e-mailovou adresu, které klienti uvidí při přijímání zpráv z vašeho workspace.
  </Card>

  <Card title="Záznamy DKIM a SPF" icon="shield-check">
    Přidejte DNS autentizační záznamy, které potvrdí legitimitu vašich e-mailů a zabrání jejich označení jako spam.
  </Card>

  <Card title="SMTP server" icon="server">
    Připojte vlastní poštovní server (např. Gmail, Outlook nebo server s vlastní doménou) pro odesílání veškeré odchozí pošty z AgencyHandy.
  </Card>

  <Card title="E-mailové šablony" icon="file-lines">
    Přizpůsobte obsah, předmět a design každého automatického e-mailu, který AgencyHandy odesílá klientům.
  </Card>
</CardGroup>

***

## Část 1: Nastavení vlastní e-mailové adresy

Před konfigurací e-mailové adresy odesílatele potřebujete registrovanou doménu s e-mailovým hostingem. Mezi oblíbené poskytovatele patří Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail a Cloudflare Email Routing.

<Steps>
  <Step title="Zaregistrujte doménu a nastavte e-mailový hosting">
    Pokud jste to ještě neudělali, zaregistrujte doménu u registrátora (např. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) a přihlaste se k poskytovateli e-mailového hostingu. Ujistěte se, že na dané doméně můžete vytvářet a spravovat e-mailové adresy (např. `hello@vasaagent.cz`).
  </Step>

  <Step title="Přejděte na Nastavení e-mailu v AgencyHandy">
    Přihlaste se do AgencyHandy. Přejděte do **Konfigurace workspace** v levém navigačním panelu a klikněte na **Nastavení e-mailu**.
  </Step>

  <Step title="Zadejte jméno odesílatele a e-mail">
    Do pole **Jméno odesílatele** zadejte jméno, které klienti uvidí jako odesílatele (např. `AgencyHandy Support` nebo název vaší agentury). Do pole **E-mail odesílatele** zadejte vlastní e-mailovou adresu (např. `hello@vasaagent.cz`). Klikněte na **Uložit**.
  </Step>

  <Step title="Ověřte svou e-mailovou adresu">
    AgencyHandy odešle ověřovací odkaz na zadanou e-mailovou adresu. Otevřete svou doručenou poštu, najděte ověřovací zprávu a klikněte na odkaz pro potvrzení vlastnictví.
  </Step>

  <Step title="Nakonfigurujte DNS záznamy DKIM, SPF a DMARC">
    Po uložení e-mailu odesílatele vám AgencyHandy poskytne DNS záznamy, které je třeba přidat:

    * **Záznam SPF** (typ TXT) — opravňuje AgencyHandy odesílat e-maily jménem vaší domény.
    * **Záznamy DKIM** (3 záznamy CNAME) — přidávají kryptografické podpisy k odchozím e-mailům, aby přijímající servery mohly ověřit jejich pravost.
    * **Záznam DMARC** — definuje, jak mají příjemcovy servery nakládat s e-maily, které neprošly autentizací.

    Přidejte všechny tyto záznamy do nastavení DNS vaší domény u vašeho registrátora. U záznamů DKIM CNAME se ujistěte, že **Proxy status je vypnutý**, pokud používáte Cloudflare.
  </Step>

  <Step title="Potvrďte aktivní stav">
    Vraťte se na stránku Nastavení e-mailu v AgencyHandy. Jakmile se všechny DNS záznamy rozšíří (může to trvat od 2 minut do 2 hodin), stav e-mailu se změní z **Čeká** na zelené zaškrtnutí ✅. Váš vlastní e-mail je nyní aktivní.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Pomocí [MXToolbox](https://mxtoolbox.com/DKIM.aspx) nebo [dmarcian's DKIM Validator](https://dmarcian.com/dkim-validator/) ověřte, zda jsou vaše záznamy DKIM správně nakonfigurovány. Pravidelně obnovujte stránku Nastavení e-mailu, dokud čekáte na propagaci záznamů.
</Tip>

***

## Část 2: Konfigurace DKIM a SPF (samostatné nastavení)

Pokud potřebujete generovat nebo znovu generovat záznamy DKIM a SPF samostatně, postupujte takto:

**Konfigurace workspace → E-maily → Nastavení DKIM a SPF → Generovat záznamy DKIM a SPF.**

Poté přidejte záznamy do svého DNS:

| Typ záznamu | Typ DNS | Co nakonfigurovat                                                                                  |
| ----------- | ------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| SPF         | TXT     | Zkopírujte **Název** a **Hodnotu** z AgencyHandy a přidejte nový TXT záznam do svého DNS           |
| DKIM (×3)   | CNAME   | Zkopírujte každý pár **Název** a **Hodnota**; přidejte 3 samostatné záznamy CNAME s vypnutým proxy |

<Note>
  Propagace záznamů DKIM a SPF může trvat **2 minuty až 2 hodiny**. Pokud stav stále ukazuje čekání po 2 hodinách, ověřte, zda byly záznamy zadány bez překlepů a zda neexistují žádné konfliktní záznamy.
</Note>

***

## Část 3: Nastavení SMTP

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) umožňuje směrovat veškerou odchozí poštu AgencyHandy přes váš vlastní ověřený poštovní server, čímž získáte větší kontrolu nad doručitelností a designem.

<Note>
  Můžete použít buď **E-mail s vlastní doménou** nebo **Poskytovatele SMTP e-mailu** — ne obojí současně. Přepínání mezi nimi je kdykoli možné, ale při přepnutí zpět na vlastní e-mail budete muset znovu zadat konfiguraci e-mailu.
</Note>

<Steps>
  <Step title="Otevřete nastavení SMTP serveru">
    Přejděte do **Konfigurace workspace → Nastavení e-mailu** a klikněte na **SMTP server**.
  </Step>

  <Step title="Přepněte na poskytovatele SMTP (pokud je třeba)">
    Pokud již máte nakonfigurován vlastní e-mail, zobrazí se potvrzovací vyskakovací okno s dotazem, zda chcete přepnout. Klikněte na **Přepnout na SMTP** a pokračujte. Tím se deaktivuje stávající nastavení vlastního e-mailu.
  </Step>

  <Step title="Zadejte přihlašovací údaje SMTP">
    Vyplňte požadovaná pole:

    | Pole              | Příklad hodnoty          | Poznámky                                          |
    | ----------------- | ------------------------ | ------------------------------------------------- |
    | Název hostitele   | `smtp.gmail.com`         | Adresa SMTP serveru vašeho poskytovatele e-mailu  |
    | Uživatelské jméno | `vy@vasadomena.cz`       | Vaše úplná e-mailová adresa                       |
    | Heslo             | Heslo aplikace           | Použijte heslo specifické pro aplikaci (viz níže) |
    | Port              | `465` nebo `587`         | 465 pro SSL, 587 pro TLS                          |
    | Automatické TLS   | Přepínač zapnout/vypnout | Volitelné — umožňuje automatický upgrade TLS      |

    Po dokončení klikněte na **Uložit**.
  </Step>

  <Step title="Vygenerujte heslo aplikace (příklad Gmail)">
    Pokud používáte Gmail s povoleným dvoufázovým ověřením (nutné pro hesla aplikací):

    1. Přejděte na [myaccount.google.com/security](https://myaccount.google.com/security) a potvrďte, že je aktivní dvoustupňové ověření.
    2. Navštivte [myaccount.google.com/apppasswords](https://myaccount.google.com/apppasswords).
    3. Klikněte na **Vybrat aplikaci**, zvolte **Pošta** (nebo zadejte vlastní název), poté klikněte na **Vybrat zařízení** a vyberte své nastavení.
    4. Klikněte na **Vytvořit** — Google vygeneruje 16místné heslo aplikace.
    5. Zkopírujte heslo a vložte ho do pole **Heslo** v nastavení SMTP AgencyHandy.

    <Warning>
      Použijte **heslo aplikace**, nikoli své běžné heslo Google účtu. Použití běžného hesla selže, pokud je povoleno 2FA, a může spustit bezpečnostní upozornění.
    </Warning>
  </Step>

  <Step title="Potvrďte nastavení">
    Po uložení AgencyHandy zobrazí zprávu o úspěchu potvrzující *„SMTP bylo úspěšně vytvořeno.“* Uložené informace o hostiteli, uživatelském jménu a portu se zobrazí na stránce nastavení SMTP.
  </Step>

  <Step title="Otestujte připojení SMTP">
    Klikněte na tlačítko **Test** a zadejte e-mailovou adresu příjemce. AgencyHandy odešle testovací e-mail na tuto adresu. Zkontrolujte doručenou poštu pro potvrzovací zprávu: *„Toto je potvrzení, že nastavení e-mailu v Agency Handy funguje správně.“*
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  V jednom workspace může být aktivní vždy pouze jedna konfigurace SMTP. Jakmile je SMTP nakonfigurováno, veškerá odchozí pošta z AgencyHandy — faktury, nabídky, oznámení o úkolech — bude odesílána přes váš SMTP server.
</Tip>

***

## Část 4: Přizpůsobení e-mailových šablon

AgencyHandy obsahuje předpřipravené šablony pro každý automatický e-mail, který odesílá. Každou z nich můžete přizpůsobit tak, aby odpovídala tónu vaší značky a obsahovala relevantní dynamický obsah.

**Dostupné šablony zahrnují:**

* Registrace klienta
* Odeslání nabídky
* Kontrola úkolu
* Odeslání faktury
* Připomínky faktur a předplatného
* Oznámení o vytvoření tiketu

<Steps>
  <Step title="Otevřete E-mailové šablony">
    Přejděte do **Konfigurace workspace → E-maily** a z podnabídky vyberte **E-mailová šablona**.
  </Step>

  <Step title="Vyberte šablonu k úpravě">
    Zobrazí se úplný seznam dostupných šablon. Kliknutím na libovolnou šablonu otevřete její konfigurační stránku.
  </Step>

  <Step title="Přizpůsobte pole šablony">
    Podle potřeby aktualizujte následující:

    * **E-mail odesílatele:** Zvolte, která nakonfigurovaná e-mailová adresa tuto šablonu odesílá.
    * **Předmět:** Napište jasný a stručný předmět.
    * **Tělo:** Upravte obsah zprávy tak, aby odpovídal tónu a sdělení vaší agentury.
    * **Dynamické proměnné:** Vložte zástupné symboly jako `{{client_name}}`, `{{company_name}}` nebo `{{invoice_id}}` pro automatické doplnění dat specifických pro klienta.
    * **Odkazy na sociální sítě:** Přidejte odkazy na profily vaší agentury na sociálních sítích pro podporu zapojení.
  </Step>

  <Step title="Odešlete testovací e-mail">
    Klikněte na **Odeslat test** pro odeslání náhledu šablony do vaší doručené pošty. Ověřte formátování, obsah a správné vyplnění všech dynamických proměnných.
  </Step>

  <Step title="Uložte změny">
    Klikněte na **Uložit změny** pro použití aktualizované šablony. Nová verze bude použita pro všechny budoucí automatické e-maily odpovídající danému typu šablony.
  </Step>
</Steps>

***

## Důležité poznámky

* **SMTP a vlastní e-mail se vzájemně vylučují.** V jednom workspace může být aktivní vždy pouze jedna metoda.
* **Při přepnutí znovu zadejte e-mail.** Pokud přepínáte ze SMTP zpět na vlastní e-mail, musíte znovu zadat přihlašovací údaje vlastního e-mailu.
* **Nesprávné přihlašovací údaje SMTP blokují veškerou odchozí poštu.** Pokud e-maily přestanou být odesílány po změně SMTP, dvakrát zkontrolujte název hostitele, port, uživatelské jméno a heslo.
* **Propagace DKIM/SPF trvá určitou dobu.** Počkejte až 2 hodiny a obnovte stránku Nastavení e-mailu, než dospějete k závěru, že došlo k chybě.
* **Dynamické proměnné rozlišují velká a malá písmena.** Používejte je přesně tak, jak jsou zobrazeny v editoru šablon, aby se správně doplňovaly.