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# Leads verwalten: Pipeline, E-Mail und Kundenkonvertierung

> Verwalten Sie Ihre Vertriebspipeline mit einem Kanban-Board — verfolgen Sie Lead-Phasen, filtern Sie nach Mitarbeiter oder Quelle, senden Sie E-Mails und konvertieren Sie Leads zu Kunden.

Der Leads-Bereich des CRM von AgencyHandy bietet Ihnen ein visuelles Drag-and-Drop-Kanban-Board, um jeden Interessenten vom ersten Kontakt bis zum unterzeichneten Kunden zu verwalten. Jeder Lead befindet sich auf einer Karte, die durch sieben vordefinierte Pipeline-Phasen wandert, und Sie können Leads filtern, suchen, importieren, exportieren, per E-Mail kontaktieren und konvertieren, ohne jemals zu einem anderen Tool wechseln zu müssen.

## Pipeline-Phasen

Jeder Lead, den Sie erstellen, startet in der Phase **Neu** und kann vorwärts bewegt werden, wenn sich Ihre Beziehung entwickelt:

| Phase                | Bedeutung                                       |
| -------------------- | ----------------------------------------------- |
| **Neu**              | Lead ist gerade in die Pipeline eingetreten     |
| **Kontaktiert**      | Sie haben mindestens einmal Kontakt aufgenommen |
| **Qualifiziert**     | Lead erfüllt Ihre Zielkunden-Kriterien          |
| **In Bearbeitung**   | Aktive Gespräche sind im Gange                  |
| **Angebot gesendet** | Ein formelles Angebot wurde übermittelt         |
| **Verhandlung**      | Konditionen werden besprochen                   |
| **Kunde**            | Bereit zur Konvertierung in ein Kundenkonto     |

<Note>
  Das Verschieben eines Leads in die Phase **Kunde** auf dem Board konvertiert ihn nicht automatisch — Sie müssen innerhalb der Lead-Karte noch auf **In Kunden umwandeln** klicken, um ihn auf die Registerkarte Kunden zu übertragen.
</Note>

## Lead erstellen

<Steps>
  <Step title="Das Leads-Board öffnen">
    Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf **CRM** und wählen Sie dann die Registerkarte **Leads**. Das Kanban-Board lädt mit allen Ihren bestehenden Pipeline-Phasen.
  </Step>

  <Step title="Auf Lead erstellen klicken">
    Wählen Sie oben rechts auf dem Board die Schaltfläche **+ Lead erstellen**. Ein Erstellungsformular öffnet sich.
  </Step>

  <Step title="Lead-Details ausfüllen">
    Füllen Sie die folgenden Felder aus. **Name** und **E-Mail** sind obligatorisch; alles andere ist optional, aber für bessere Filterung und Berichterstattung empfohlen.

    * **Vorname / Nachname** *(obligatorisch)*
    * **E-Mail** *(obligatorisch)*
    * **Unternehmensname**
    * **Kategorie**
    * **Status** — legt die anfängliche Kanban-Phase fest (Standard: Neu)
    * **Quelle** — z. B. Facebook, Website *(max. 50 Zeichen; Text darüber hinaus wird mit einem Tooltip abgeschnitten)*
    * **Lead-Wert** — geschätzter Auftragswert
    * **Telefonnummer**
    * **Website**
    * **Zugewiesener Mitarbeiter** — Teammitglied, das für diesen Lead verantwortlich ist
    * **Letzte Interaktion** — Datum des letzten Kontakts
    * **Adresse** — Land, Bundesland, Stadt, PLZ
    * **Anhänge** — PDFs, JPEGs, PNGs und Textdateien können direkt im Lead-Modal in der Vorschau angezeigt werden; nicht unterstützte Formate fordern zum Download auf
  </Step>

  <Step title="Lead speichern">
    Klicken Sie auf **Erstellen**. Die Lead-Karte erscheint in der Spalte **Neu** auf dem Kanban-Board.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Laden Sie PDF-Briefings oder Angebotsdokumente als Anhänge hoch, damit Ihr Team sie überprüfen kann, ohne das Lead-Modal zu verlassen.
</Tip>

## Leads auf dem Kanban-Board verfolgen

Sobald Leads auf dem Board vorhanden sind, haben Sie mehrere Möglichkeiten, mit ihnen zu arbeiten:

* **Drag-and-Drop** — greifen Sie eine Lead-Karte und legen Sie sie in eine andere Phasenspalte, um den aktuellen Status widerzuspiegeln.
* **Auf eine Karte klicken** — öffnet das Lead-Detail-Modal, wo Sie alle Felder bearbeiten, Notizen einsehen, das Aktivitätsprotokoll prüfen, eine E-Mail senden oder in einen Kunden umwandeln können.
* **Lead-Details drucken** — verwenden Sie die Schaltfläche **Drucken** oben rechts im Lead-Modal, um eine druckbare Zusammenfassung zu erstellen.

## Lead bearbeiten

Öffnen Sie eine Lead-Karte und klicken Sie auf **Bearbeiten** (oder aktualisieren Sie direkt die Kontaktinformations- oder Notizfelder im Modal). Änderungen werden sofort gespeichert und im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet.

<Note>
  Wenn eine E-Mail-Adresse bereits sowohl als Kunde als auch als Lead existiert, kann dieser Lead **nicht** in einen Kunden umgewandelt werden. Beheben Sie das Duplikat, bevor Sie eine Konvertierung versuchen.
</Note>

## Lead in Kunden umwandeln

<Steps>
  <Step title="Lead-Karte öffnen">
    Klicken Sie auf dem Kanban-Board auf den Lead, den Sie befördern möchten.
  </Step>

  <Step title="Auf In Kunden umwandeln klicken">
    Wählen Sie im Lead-Modal die Schaltfläche **In Kunden umwandeln**.
  </Step>

  <Step title="Bestätigen">
    Ein Bestätigungsbanner erscheint: *„Lead wurde in die Kunden-Registerkarte verschoben.“* Die Karte verschwindet vom Kanban-Board, und alle Lead-Notizen und der Verlauf werden im neuen Kundeneintrag gespeichert.
  </Step>
</Steps>

## Leads filtern und suchen

Verwenden Sie die Symbolleiste oberhalb des Kanban-Boards, um Ihre Ansicht einzugrenzen:

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Suchleiste" icon="magnifying-glass">
    Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail ein, um übereinstimmende Leads sofort über alle Pipeline-Phasen hinweg anzuzeigen.
  </Card>

  <Card title="Zugewiesener Mitarbeiter" icon="user">
    Filtern Sie das Board, um nur Leads anzuzeigen, die einem bestimmten Teammitglied zugewiesen sind.
  </Card>

  <Card title="Lead-Wert" icon="dollar-sign">
    Eingrenzen nach geschätzter Auftragsgröße, um hochwertige Interessenten zu priorisieren.
  </Card>

  <Card title="Datum der letzten Interaktion" icon="calendar">
    Identifizieren Sie Leads, die zuletzt nicht kontaktiert wurden und ein Follow-up benötigen.
  </Card>

  <Card title="Quelle" icon="signal">
    Zeigen Sie nur Leads aus einem bestimmten Kanal an, z. B. Website oder Facebook.
  </Card>
</CardGroup>

## Leads per E-Mail kontaktieren

Sie können E-Mails direkt vom Kanban-Board oder aus einem Lead-Modal heraus verfassen und senden — kein externer E-Mail-Client erforderlich.

| Feld        | Details                                        |
| ----------- | ---------------------------------------------- |
| **An**      | Vorausgefüllt mit der E-Mail-Adresse des Leads |
| **Betreff** | Obligatorisch; maximal 250 Zeichen             |
| **Inhalt**  | Rich-Text-Editor; maximal 10.000 Zeichen       |
| **Anhänge** | Bis zu 5 Dateien; Gesamtgrößenlimit 25 MB      |

## Notizen

Jeder Lead enthält einen dedizierten Bereich **Notizen** im Detail-Modal. Notizen sind bearbeitbar und löschbar, und jede Notiz zeigt den Namen des Teammitglieds, das sie verfasst hat, sowie einen Zeitstempel. Verwenden Sie Notizen, um Gesprächszusammenfassungen, Kundenpräferenzen oder Follow-up-Erinnerungen zu protokollieren, die das gesamte Team einsehen kann.

## Leads importieren

Bringen Sie eine bestehende Interessentenliste in AgencyHandy mit einer CSV- oder Excel-Datei in großen Mengen ein.

<Steps>
  <Step title="Importdialog öffnen">
    Klicken Sie auf dem Leads-Board oben rechts auf die Schaltfläche **Importieren**.
  </Step>

  <Step title="Datei hochladen">
    Ziehen Sie Ihre CSV- oder Excel-Datei per Drag-and-Drop oder suchen Sie sie. Die Datei muss mindestens eine Spalte **Name** und **E-Mail** enthalten.
  </Step>

  <Step title="Spalten zuordnen">
    Der Importer zeigt einen Spalten-Mapper an. Ordnen Sie jede Spalte in Ihrer Datei dem entsprechenden AgencyHandy-Feld zu. Optionale zuordnungsfähige Felder umfassen: Quelle, Lead-Wert, Telefonnummer, Unternehmensname und Adresse.
  </Step>

  <Step title="Bestätigen und importieren">
    Überprüfen Sie die Vorschautabelle, um die Datengenauigkeit zu verifizieren, und klicken Sie dann auf **Bestätigen** und anschließend auf **Speichern**. Ihre Leads erscheinen sofort auf dem Kanban-Board.
  </Step>
</Steps>

<Warning>
  Leads mit E-Mail-Adressen, die bereits in Ihrer Kunden-Registerkarte vorhanden sind, werden beim Import nicht konvertiert — Sie müssen diese Duplikate manuell behandeln.
</Warning>

## Leads exportieren

Exportieren Sie Ihre Pipeline-Daten für Berichte, Backups oder die Integration mit anderen Tools.

<Steps>
  <Step title="Auf Exportieren klicken">
    Wählen Sie in der Leads-Symbolleiste die Schaltfläche **Exportieren**.
  </Step>

  <Step title="Spalten auswählen">
    Wählen Sie **Alle Spalten**, um alle Felder zu exportieren, oder **Benutzerdefinierte Spalten**, um nur die benötigten Daten auszuwählen.
  </Step>

  <Step title="Format auswählen und herunterladen">
    Wählen Sie **CSV** oder **XLSX** und klicken Sie dann auf **Exportieren**. Die Datei wird auf Ihr Gerät heruntergeladen.
  </Step>
</Steps>

## Aktivitätsprotokoll

Jede an einem Lead vorgenommene Änderung wird automatisch im Reiter **Aktivitätsprotokoll** im Lead-Modal aufgezeichnet.

Das Protokoll erfasst:

* **Benutzer** — welches Teammitglied die Änderung vorgenommen hat
* **Details** — was geändert wurde, zum Beispiel *„Status von ‚Neu' auf ‚Kontaktiert' geändert“*
* Anhang-Uploads, Notizenhinzufügungen und Feldbearbeitungen

Aktivitätsprotokolle können nicht bearbeitet oder gelöscht werden und sind für Admins und Manager sichtbar.

## Automatisierte Erinnerungen und Aufgaben

AgencyHandy sendet automatisierte Benachrichtigungen, wenn ein Lead in einer Phase über eine konfigurierbare Anzahl von Tagen hinaus inaktiv war — zum Beispiel *„Nachfassen bei \[Lead-Name].“* Wichtige Aktionen wie das Senden eines Angebots können auch automatisch Aufgaben im Aufgabenmanager erstellen, um Ihren Lieferprozess auf Kurs zu halten.

## Webhooks für Lead-Ereignisse

AgencyHandy löst Webhook-Ereignisse für die folgenden Lead-Aktionen aus, sodass Sie externe CRM-Systeme, Automatisierungstools oder Datenpipelines verbinden können:

<Accordion title="Lead.Created">
  Wird ausgelöst, wenn ein neuer Lead erstellt wird. Payload enthält: Lead-ID, Status, Quelle, zugewiesener Mitarbeiter und Zeitstempel.
</Accordion>

<Accordion title="Lead.Updated">
  Wird ausgelöst, wenn ein Feld eines Leads aktualisiert wird. Payload enthält dieselben Felder sowie eine Zusammenfassung der Änderungen.
</Accordion>

<Accordion title="Lead.Deleted">
  Wird ausgelöst, wenn ein Lead aus dem System gelöscht wird. Payload enthält die Lead-ID und den Lösch-Zeitstempel.
</Accordion>

<Tip>
  Konfigurieren Sie Webhooks unter **Einstellungen → Integrationen → Webhooks**, um Echtzeit-Lead-Ereignisse in Ihren externen Systemen zu empfangen.
</Tip>

## Berichtskennzahlen

Verfolgen Sie den Zustand Ihrer Pipeline mit integrierten Berichtskennzahlen:

* Anzahl der Leads pro Phase
* Konvertierungsrate von Lead zu Kunde
* Durchschnittliche Zeit, die ein Lead in jeder Phase verbringt
* Leistungsstärkste Mitarbeiter nach Konvertierungsvolumen