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# Kundenrechnungen in AgencyHandy erstellen, senden und verwalten

> Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Rechnung in AgencyHandy – Kunden auswählen, Beträge festlegen, Notizen hinzufügen, an den Kunden senden und Zahlungserinnerungen konfigurieren.

Das Erstellen einer Rechnung in AgencyHandy ist ein unkomplizierter Prozess, der Ihre Abrechnung direkt mit Kunden und Aufträgen verknüpft. Sie geben den Kunden ein, verknüpfen den Auftrag, legen Beträge fest, fügen Notizen hinzu und senden – alles über ein einziges Formular. Nach dem Senden können Sie den Zahlungsstatus verfolgen, automatische Erinnerungen einrichten und die Rechnung jederzeit als PDF herunterladen.

<Note>
  Sie müssen **Super Admin**, **Admin** oder **PM** sein, um Rechnungen zu erstellen. Mindestens ein Kunde muss in Ihrem Workspace vorhanden sein, bevor Sie eine Rechnung erstellen können.
</Note>

## Einstellungen für das Rechnungspräfix

Bevor Sie mit der Erstellung von Rechnungen beginnen, sollten Sie Ihr Rechnungspräfix konfigurieren. Das Präfix erscheint vor jeder Rechnungsnummer und hilft dabei, Rechnungen als zu Ihrer Agentur gehörig zu identifizieren.

<Steps>
  <Step title="Rechnungseinstellungen öffnen">
    Klicken Sie im Rechnungs-Dashboard auf die Schaltfläche **Einstellungen** in der oberen rechten Ecke.
  </Step>

  <Step title="Präfix festlegen">
    Navigieren Sie zum Feld **Rechnungspräfix** und geben Sie das gewünschte Präfix ein (zum Beispiel `RE-` oder die Initialen Ihrer Agentur).
  </Step>

  <Step title="Speichern">
    Klicken Sie auf **Speichern**, um das Präfix auf alle zukünftigen Rechnungen anzuwenden.
  </Step>
</Steps>

## Rechnung erstellen

<Steps>
  <Step title="Rechnungs-Dashboard öffnen">
    Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf **Rechnungen**, um das Rechnungs-Dashboard zu öffnen.
  </Step>

  <Step title="Neue Rechnung starten">
    Klicken Sie auf **+ Rechnung erstellen**. Das Rechnungserstellungsformular wird geöffnet.
  </Step>

  <Step title="Kunden auswählen">
    Wählen Sie den Namen des Kunden aus der Dropdown-Liste aus. Dies ist ein Pflichtfeld. Alle mit diesem Kunden verknüpften Auftrags-IDs werden automatisch im nächsten Feld ausgefüllt.

    Um eine **Direktrechnung** zu erstellen (nicht mit einem Auftrag verknüpft), können Sie das Feld Auftrags-ID leer lassen oder **Unabhängige E-Mail** auswählen, um an eine E-Mail-Adresse außerhalb Ihrer Kundenliste zu rechnen.
  </Step>

  <Step title="Auftrags-ID auswählen">
    Wählen Sie die spezifische Auftrags-ID aus, für die Sie abrechnen. Dadurch wird die Rechnung mit dem richtigen Auftrag im System verknüpft. Bei Direktrechnungen überspringen Sie dieses Feld.
  </Step>

  <Step title="Rechnungsadresse eingeben">
    Füllen Sie die **Zahlungsadresse** aus:

    * Land, Bundesland/Kanton und Stadt
    * Postleitzahl
    * Straßenanschrift (falls zutreffend)

    Diese Adresse erscheint auf der gedruckten Rechnung zur Einhaltung von Vorschriften und zur Klarheit.
  </Step>

  <Step title="Auftrags- und Finanzdetails festlegen">
    Geben Sie unter **Auftragsdetails** folgendes ein:

    | Feld                                | Beschreibung                                     |
    | ----------------------------------- | ------------------------------------------------ |
    | **Währung**                         | Die Währung, in der Sie bezahlt werden möchten   |
    | **Auftrags-ID – Betrag**            | Der mit dem Auftrag verbundene Geldbetrag        |
    | **Rabatt (%)** und **Rabattbetrag** | Eventuelle Rabatte anwenden                      |
    | **Bezahlter Betrag**                | Bereits vom Kunden bezahlter Betrag              |
    | **Fälliger Betrag**                 | Der verbleibende ausstehende Saldo               |
    | **Gesamtbetrag**                    | Der vollständige zahlbare Betrag für den Auftrag |

    Klicken Sie bei **Direktrechnungen** auf **Position hinzufügen**, um Positionen manuell hinzuzufügen. Geben Sie Positionsname, Menge und Preis ein. Sie können mehrere Positionen hinzufügen. Verwenden Sie **+ Steuersätze**, um Steuersätze anzuwenden oder zu erstellen (inklusive oder exklusive).
  </Step>

  <Step title="Notiz hinzufügen (optional)">
    Fügen Sie im Feld **Notiz** zusätzliche Informationen für den Kunden hinzu – zum Beispiel Zahlungsanweisungen, Projektreferenzen oder eine persönliche Nachricht.
  </Step>

  <Step title="Detailbereich überprüfen">
    Der **Details**-Bereich auf der rechten Seite gibt Ihnen eine Live-Zusammenfassung von:

    * Rechnungsstatus (standardmäßig Entwurf)
    * Kundenname, Firmenname und Adresse
    * Zahlungsadresse
    * Dienstleistungsname und Auftrags-ID
    * Erstellungsdatum und Fälligkeitsdatum
    * Gesamtbetrag

    Überprüfen Sie alles sorgfältig, bevor Sie fortfahren.
  </Step>

  <Step title="An Kunden senden oder als Entwurf speichern">
    * Klicken Sie auf **An Kunden senden**, um die Rechnung sofort per E-Mail zu versenden. Der Status ändert sich automatisch von **Entwurf** auf **Offen**.
    * Klicken Sie auf **Als Entwurf speichern**, wenn Sie sie später abschließen möchten.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Das Logo und die Adresse der Agentur werden automatisch vom System zur Rechnung hinzugefügt – Sie müssen diese nicht manuell auf jeder Rechnung eingeben.
</Note>

## Statusübergänge der Rechnung

Sobald eine Rechnung erstellt wurde, folgt sie einem definierten Statusablauf. Nur die Agentur kann eine Rechnung zwischen den Status bewegen.

```
Entwurf → Offen (wenn an den Kunden gesendet)
Offen   → Bezahlt         (Zahlung eingegangen)
Offen   → Storniert       (Rechnung annulliert)
Offen   → Uneinbringlich  (Forderung abgeschrieben)
```

<Warning>
  Rechnungen können nur **bearbeitet** werden, solange sie den Status **Entwurf** haben. Sobald eine Rechnung auf Offen gesetzt wurde, können Sie sie nicht mehr bearbeiten. Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, stornieren Sie die Rechnung und erstellen Sie eine neue.
</Warning>

## Rechnung bearbeiten

Sie können eine Rechnung nur bearbeiten, solange sie den Status **Entwurf** hat.

<Steps>
  <Step title="Rechnung öffnen">
    Suchen Sie im Rechnungs-Dashboard die Entwurfsrechnung, die Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie darauf oder setzen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen daneben.
  </Step>

  <Step title="Bearbeiten klicken">
    Wählen Sie die Option **Bearbeiten** aus dem Aktionsmenü. Das Rechnungsformular wird mit allen vorhandenen Details vorab ausgefüllt geöffnet.
  </Step>

  <Step title="Änderungen vornehmen">
    Aktualisieren Sie beliebige Felder – Rechnungsdetails, Dienstleistungsbeschreibungen, Mengen, Beträge oder Zahlungsbedingungen.
  </Step>

  <Step title="Speichern">
    Klicken Sie auf **Speichern**, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
  </Step>
</Steps>

## Rechnung an einen Kunden senden

Wenn Sie die Rechnung als Entwurf gespeichert haben und sie später senden möchten:

<Steps>
  <Step title="Rechnung finden">
    Suchen Sie im Rechnungs-Dashboard die Entwurfsrechnung, die Sie senden möchten.
  </Step>

  <Step title="Rechnung senden klicken">
    Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf die Schaltfläche **Rechnung senden**. AgencyHandy liefert die Rechnung an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden.
  </Step>

  <Step title="Zustellung bestätigen">
    Überprüfen Sie die Bestätigungsmeldung, um sicherzustellen, dass die Rechnung erfolgreich gesendet wurde. Der Rechnungsstatus wird auf **Offen** aktualisiert.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Wenn sich eine Rechnung im Status **Entwurf** befindet und Sie den Dienstleistungsnamen aktualisieren, wird der neue Name in der Rechnung übernommen. Sobald der Status auf Offen, Bezahlt, Uneinbringlich oder Storniert geändert wird, ist der Dienstleistungsname auf der Rechnung gesperrt und wird nicht mehr aktualisiert.
</Note>

## Rechnung herunterladen und drucken

Sowohl die Agentur als auch der Kunde können eine Rechnung jederzeit herunterladen.

<Steps>
  <Step title="Rechnung öffnen">
    Gehen Sie zum Rechnungs-Dashboard und wählen Sie die Rechnung aus, die Sie herunterladen möchten.
  </Step>

  <Step title="Herunterladen/Drucken aufrufen">
    Klicken Sie im Aktionsmenü der Rechnung auf die Option **Herunterladen** oder **Drucken**.
  </Step>

  <Step title="Format wählen">
    Wählen Sie **PDF** zum Herunterladen oder Ihre Druckereinstellungen für eine physische Kopie.
  </Step>

  <Step title="Speichern oder drucken">
    Speichern Sie die Datei auf Ihrem Gerät oder senden Sie sie an den Drucker. Archivieren Sie die Rechnung nach dem Drucken oder teilen Sie sie mit Beteiligten nach Bedarf.
  </Step>
</Steps>

## Erinnerungen für Rechnungen einrichten

Die Rechnungserinnerungsfunktion ermöglicht es Ihnen, Kunden automatisch über bevorstehende, fällige oder überfällige Rechnungen zu benachrichtigen, damit Sie pünktlich bezahlt werden, ohne manuell nachfassen zu müssen.

<Note>
  Erinnerungen funktionieren nur für Rechnungen mit dem Status **Offen** und einem festgelegten **Fälligkeitsdatum**.
</Note>

<Steps>
  <Step title="Rechnungseinstellungen öffnen">
    Klicken Sie auf die Schaltfläche **Einstellungen** oben rechts im Rechnungs-Dashboard.
  </Step>

  <Step title="Zu den Erinnerungseinstellungen navigieren">
    Scrollen Sie zum unteren Ende des Abschnitts **Vorlage** im linken Bereich und klicken Sie dann auf **Bearbeiten**, um das Konfigurationsmodal für Erinnerungen zu öffnen.
  </Step>

  <Step title="Erinnerungstyp auswählen">
    Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

    * **Sequenzierte Erinnerung** — erstellt eine Serie von Erinnerungen in von Ihnen definierten Intervallen
    * **Keine Erinnerung senden** — deaktiviert Erinnerungen für die ausgewählten Rechnungen
  </Step>

  <Step title="Erinnerungsdetails konfigurieren">
    Für jede Erinnerung in der Sequenz:

    * **Erinnerungsvorlage** auswählen (zum Beispiel „Erinnerung an bevorstehende Rechnungszahlung“)
    * **Erinnerungsdatum** festlegen – zum Beispiel 3 Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum
    * Angeben, ob es **vor** oder **nach** dem Fälligkeitsdatum ausgelöst wird
  </Step>

  <Step title="Bei Bedarf weitere Erinnerungen hinzufügen">
    Klicken Sie auf **+ Weitere Erinnerung hinzufügen**, um eine vollständige Erinnerungssequenz zu erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche **Löschen** neben einer Erinnerung, um sie zu entfernen.
  </Step>

  <Step title="Auf aktive Rechnungen anwenden (optional)">
    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um **diese Erinnerungseinstellungen auf aktuell aktive Rechnungen anzuwenden**, wenn die neue Konfiguration auch Rechnungen abdecken soll, die bereits den Status Offen haben.
  </Step>

  <Step title="Speichern">
    Klicken Sie auf **Aktualisieren**, um den Erinnerungsplan zu speichern und zu aktivieren.
  </Step>
</Steps>

## Direktrechnungen (ohne Auftrags-ID)

Wenn Sie einem Kunden schnell eine Rechnung ausstellen müssen, ohne zuerst einen Auftrag zu erstellen, verwenden Sie den Direktrechnungs-Workflow.

<Steps>
  <Step title="Neue Rechnung starten">
    Gehen Sie zu **Rechnungen → Rechnung erstellen**.
  </Step>

  <Step title="Empfängertyp auswählen">
    Wählen Sie **Einzelperson** oder **Unternehmen** als Empfängertyp.
  </Step>

  <Step title="Empfänger auswählen oder eingeben">
    * Wählen Sie einen **bestehenden Kunden** aus dem Dropdown aus, oder
    * Wählen Sie **Unabhängige E-Mail**, um eine beliebige E-Mail-Adresse einzugeben – auch eine, die nicht als Kunde registriert ist
  </Step>

  <Step title="Auftrags-ID leer lassen">
    Überspringen Sie das Feld Auftrags-ID. AgencyHandy erstellt eine eigenständige Rechnung, die nicht mit einem Auftrag verknüpft ist.
  </Step>

  <Step title="Positionen, Steuern und Rabatte hinzufügen">
    Klicken Sie auf **Position hinzufügen**, um Positionen mit Namen, Mengen und Preisen hinzuzufügen. Wenden Sie Steuersätze und Rabatte nach Bedarf an. Der Gesamtbetrag wird automatisch aktualisiert.
  </Step>

  <Step title="Rechnungsadresse und Notizen eingeben">
    Geben Sie die Zahlungsadresse ein und fügen Sie Notizen für den Kunden hinzu.
  </Step>

  <Step title="Senden oder speichern">
    Klicken Sie auf **Rechnung senden**, um sie sofort zu versenden, oder auf **Als Entwurf speichern**, um sie zuerst zu überprüfen.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Direktrechnungen eignen sich ideal für Eilanfragen, Beratungsgespräche oder jegliche Arbeit, die außerhalb des normalen Auftrags-Workflows abgerechnet werden muss. Die Zahlungsverfolgung für eigenständige Rechnungen muss manuell verwaltet werden.
</Tip>