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# Ausgehende E-Mails, SMTP und E-Mail-Vorlagen konfigurieren
> Konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Absender-E-Mail-Adresse, verbinden Sie einen SMTP-Server, fügen Sie DKIM/SPF-Einträge für die Zustellbarkeit hinzu und passen Sie E-Mail-Vorlagen in AgencyHandy an.
Die E-Mail-Einrichtung von AgencyHandy ermöglicht es Ihnen, die Standard-Absenderadresse `noreply@agencyhandy.com` durch Ihre eigene Marken-E-Mail-Adresse zu ersetzen, einen dedizierten SMTP-Server für zuverlässige Zustellung zu konfigurieren und die Vorlagen für Kundenbenachrichtigungen, Rechnungen, Angebote und mehr anzupassen. Eine korrekte Einrichtung stellt sicher, dass Ihre E-Mails den Posteingang Ihrer Kunden erreichen — nicht den Spam-Ordner — und dass jede Nachricht die Identität Ihrer Agentur widerspiegelt.
Nur **Super-Admins** und **Admins** können E-Mail-Einstellungen konfigurieren. Navigieren Sie zu **Workspace-Konfiguration → E-Mail-Einrichtung**, um auf diese Optionen zuzugreifen.
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## Übersicht der E-Mail-Einrichtungskomponenten
Legen Sie den Absendernamen und die E-Mail-Adresse fest, die Kunden sehen, wenn sie Nachrichten aus Ihrem Workspace erhalten.
Fügen Sie DNS-Authentifizierungseinträge hinzu, um nachzuweisen, dass Ihre E-Mails legitim sind, und verhindern Sie, dass sie als Spam markiert werden.
Verbinden Sie Ihren eigenen Mailserver (z. B. Gmail, Outlook oder einen benutzerdefinierten Domain-Server), um alle ausgehenden E-Mails über AgencyHandy zu versenden.
Passen Sie Inhalt, Betreffzeilen und Branding für jede automatisierte E-Mail an, die AgencyHandy an Kunden sendet.
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## Teil 1: Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse einrichten
Bevor Sie Ihre Absender-E-Mail konfigurieren, benötigen Sie eine registrierte Domain mit E-Mail-Hosting. Bekannte Anbieter sind Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail und Cloudflare Email Routing.
Falls noch nicht geschehen, registrieren Sie eine Domain bei einem Registrar (z. B. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) und melden Sie sich bei einem E-Mail-Hosting-Anbieter an. Stellen Sie sicher, dass Sie E-Mail-Adressen auf dieser Domain erstellen und verwalten können (z. B. `hello@youragency.com`).
Melden Sie sich bei AgencyHandy an. Gehen Sie in der linken Navigation zu **Workspace-Konfiguration** und klicken Sie dann auf **E-Mail-Einrichtung**.
Geben Sie im Feld **Absendername** den Namen ein, den Kunden als Absender sehen (z. B. `AgencyHandy Support` oder der Name Ihrer Agentur). Geben Sie im Feld **Absender-E-Mail** die benutzerdefinierte E-Mail-Adresse ein (z. B. `hello@youragency.com`). Klicken Sie auf **Speichern**.
AgencyHandy sendet einen Verifizierungslink an die von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse. Öffnen Sie Ihren E-Mail-Posteingang, finden Sie die Verifizierungsnachricht und klicken Sie auf den Link, um das Eigentum zu bestätigen.
Nach dem Speichern Ihrer Absender-E-Mail stellt AgencyHandy Ihnen die erforderlichen DNS-Einträge zur Verfügung:
* **SPF-Eintrag** (TXT-Typ) — autorisiert AgencyHandy, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu senden.
* **DKIM-Einträge** (3 CNAME-Einträge) — fügen ausgehenden E-Mails kryptografische Signaturen hinzu, damit empfangende Server die Authentizität prüfen können.
* **DMARC-Eintrag** — legt fest, wie empfangende Server mit E-Mails umgehen sollen, die Authentifizierungsprüfungen nicht bestehen.
Fügen Sie alle diese Einträge zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domain bei Ihrem Registrar hinzu. Stellen Sie bei DKIM-CNAME-Einträgen sicher, dass der **Proxy-Status deaktiviert** ist, wenn Sie Cloudflare verwenden.
Kehren Sie zur Seite E-Mail-Einrichtung in AgencyHandy zurück. Sobald alle DNS-Einträge propagiert wurden (dies kann zwischen 2 Minuten und 2 Stunden dauern), aktualisiert sich der E-Mail-Status von **Ausstehend** auf ein grünes Häkchen ✅. Ihre benutzerdefinierte E-Mail ist jetzt aktiv.
Verwenden Sie [MXToolbox](https://mxtoolbox.com/DKIM.aspx) oder den [DKIM-Validator von dmarcian](https://dmarcian.com/dkim-validator/), um zu überprüfen, ob Ihre DKIM-Einträge korrekt konfiguriert sind. Aktualisieren Sie die Seite E-Mail-Einrichtung periodisch, während Sie auf die Propagierung warten.
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## Teil 2: DKIM & SPF konfigurieren (eigenständige Einrichtung)
Wenn Sie DKIM- und SPF-Einträge unabhängig erstellen oder neu generieren müssen, folgen Sie diesem Pfad:
**Workspace-Konfiguration → E-Mails → DKIM & SPF-Einrichtung → DKIM- und SPF-Einträge generieren.**
Fügen Sie dann die Einträge zu Ihrem DNS hinzu:
| Eintragstyp | DNS-Typ | Was zu konfigurieren ist |
| ----------- | ------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| SPF | TXT | Kopieren Sie den **Namen** und den **Wert** aus AgencyHandy und fügen Sie einen neuen TXT-Eintrag in Ihrem DNS hinzu |
| DKIM (×3) | CNAME | Kopieren Sie jedes **Name-** und \*\*Wert-\*\*Paar; fügen Sie 3 separate CNAME-Einträge mit deaktiviertem Proxy hinzu |
DKIM- und SPF-Einträge können zwischen **2 Minuten und 2 Stunden** für die Propagierung benötigen. Wenn der Status nach 2 Stunden noch als ausstehend angezeigt wird, überprüfen Sie, ob die Einträge ohne Tippfehler eingegeben wurden und ob keine widersprüchlichen Einträge vorhanden sind.
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## Teil 3: SMTP einrichten
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ermöglicht es Ihnen, alle ausgehenden AgencyHandy-E-Mails über Ihren eigenen verifizierten Mailserver zu leiten und gibt Ihnen mehr Kontrolle über Zustellbarkeit und Branding.
Sie können entweder eine **benutzerdefinierte Domain-E-Mail** oder einen **SMTP-E-Mail-Anbieter** verwenden — nicht beide gleichzeitig. Ein Wechsel zwischen beiden ist jederzeit möglich, aber Sie müssen Ihre E-Mail-Konfiguration erneut eingeben, wenn Sie wieder zu einer benutzerdefinierten E-Mail wechseln.
Gehen Sie zu **Workspace-Konfiguration → E-Mail-Einrichtung** und klicken Sie dann auf **SMTP-Server**.
Wenn Sie bereits eine benutzerdefinierte E-Mail konfiguriert haben, erscheint ein Bestätigungs-Popup, das fragt, ob Sie wechseln möchten. Klicken Sie auf **Zu SMTP wechseln**, um fortzufahren. Dadurch wird die vorhandene benutzerdefinierte E-Mail-Einrichtung deaktiviert.
Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
| Feld | Beispielwert | Hinweise |
| ------------ | -------------------- | --------------------------------------------------------- |
| Hostname | `smtp.gmail.com` | SMTP-Serveradresse Ihres E-Mail-Anbieters |
| Benutzername | `you@yourdomain.com` | Ihre vollständige E-Mail-Adresse |
| Passwort | App-Passwort | Verwenden Sie ein app-spezifisches Passwort (siehe unten) |
| Port | `465` oder `587` | 465 für SSL, 587 für TLS |
| Auto-TLS | Ein-/Ausschalten | Optional — aktiviert automatisches TLS-Upgrade |
Klicken Sie auf **Speichern**, wenn Sie fertig sind.
Wenn Sie Gmail mit aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden (erforderlich für App-Passwörter):
1. Gehen Sie zu [myaccount.google.com/security](https://myaccount.google.com/security) und bestätigen Sie, dass die zweistufige Verifizierung aktiv ist.
2. Besuchen Sie [myaccount.google.com/apppasswords](https://myaccount.google.com/apppasswords).
3. Klicken Sie auf **App auswählen**, wählen Sie **Mail** (oder geben Sie einen benutzerdefinierten Namen ein), dann klicken Sie auf **Gerät auswählen** und wählen Sie Ihre Einrichtung.
4. Klicken Sie auf **Erstellen** — Google generiert ein 16-stelliges App-Passwort.
5. Kopieren Sie das Passwort und fügen Sie es in das Feld **Passwort** in AgencyHandys SMTP-Einstellungen ein.
Verwenden Sie das **App-Passwort**, nicht Ihr reguläres Google-Konto-Passwort. Die Verwendung Ihres regulären Passworts schlägt fehl, wenn die zweistufige Verifizierung aktiviert ist, und kann Sicherheitswarnungen auslösen.
Nach dem Speichern zeigt AgencyHandy eine Erfolgsmeldung an, die bestätigt: *„SMTP wurde erfolgreich erstellt.“* Ihre gespeicherten Host-, Benutzernamen- und Port-Details erscheinen auf der SMTP-Einstellungsseite.
Klicken Sie auf die Schaltfläche **Testen** und geben Sie eine Empfänger-E-Mail-Adresse ein. AgencyHandy sendet eine Test-E-Mail an diese Adresse. Überprüfen Sie den Posteingang auf die Bestätigungsnachricht: *„Dies ist eine Bestätigung, dass Ihre E-Mail-Einrichtung in Agency Handy korrekt funktioniert.“*
Pro Workspace kann jeweils nur eine SMTP-Konfiguration aktiv sein. Sobald SMTP konfiguriert ist, werden alle ausgehenden E-Mails von AgencyHandy — Rechnungen, Angebote, Aufgabenbenachrichtigungen — über Ihren SMTP-Server gesendet.
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## Teil 4: E-Mail-Vorlagen anpassen
AgencyHandy enthält vorgefertigte Vorlagen für jede automatisierte E-Mail, die es versendet. Sie können jede Vorlage anpassen, um sie an den Ton Ihrer Marke anzupassen und relevante dynamische Inhalte einzufügen.
**Verfügbare Vorlagen umfassen:**
* Kunden-Registrierung
* Angebot senden
* Aufgabenüberprüfung
* Rechnung senden
* Rechnungs- & Abonnement-Erinnerungen
* Benachrichtigungen zur Ticket-Erstellung
Gehen Sie zu **Workspace-Konfiguration → E-Mails** und wählen Sie dann **E-Mail-Vorlage** aus dem Untermenü.
Die vollständige Liste der verfügbaren Vorlagen wird angezeigt. Klicken Sie auf eine Vorlage, um deren Konfigurationsseite zu öffnen.
Aktualisieren Sie nach Bedarf folgende Felder:
* **Absender-E-Mail:** Wählen Sie, welche konfigurierte E-Mail-Adresse diese Vorlage versendet.
* **Betreff:** Schreiben Sie eine klare, prägnante Betreffzeile.
* **Inhalt:** Bearbeiten Sie den Nachrichteninhalt, um ihn an den Ton und die Botschaft Ihrer Agentur anzupassen.
* **Dynamische Variablen:** Fügen Sie Platzhalter wie `{{client_name}}`, `{{company_name}}` oder `{{invoice_id}}` ein, um kundenbezogene Daten automatisch zu befüllen.
* **Social-Media-Links:** Fügen Sie Links zu den Social-Media-Profilen Ihrer Agentur hinzu, um die Interaktion zu fördern.
Klicken Sie auf **Test senden**, um eine Vorschau der Vorlage an Ihren Posteingang zu senden. Überprüfen Sie die Formatierung, den Inhalt und ob alle dynamischen Variablen korrekt aufgelöst werden.
Klicken Sie auf **Änderungen speichern**, um die aktualisierte Vorlage anzuwenden. Die neue Version wird für alle zukünftigen automatisierten E-Mails dieses Vorlagentyps verwendet.
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## Wichtige Hinweise
* **SMTP und benutzerdefinierte E-Mail schließen sich gegenseitig aus.** Pro Workspace kann jeweils nur eine Methode aktiv sein.
* **E-Mail beim Wechsel erneut eingeben.** Wenn Sie von SMTP zurück zu einer benutzerdefinierten E-Mail-Einrichtung wechseln, müssen Sie Ihre benutzerdefinierten E-Mail-Zugangsdaten erneut eingeben.
* **Falsche SMTP-Zugangsdaten blockieren alle ausgehenden E-Mails.** Überprüfen Sie Ihren Hostnamen, Port, Benutzernamen und Ihr Passwort, wenn E-Mails nach einer SMTP-Änderung nicht mehr gesendet werden.
* **DKIM/SPF-Propagierung braucht Zeit.** Warten Sie bis zu 2 Stunden und aktualisieren Sie die E-Mail-Einrichtungsseite, bevor Sie auf einen Fehler schließen.
* **Dynamische Variablen sind Groß-/Kleinschreibung-sensitiv.** Verwenden Sie sie genau so, wie im Vorlageneditor gezeigt, um sicherzustellen, dass sie korrekt befüllt werden.