> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.agencyhandy.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Configurar el correo saliente, SMTP y plantillas de correo

> Configure una dirección de correo de remitente personalizada, conecte un servidor SMTP, agregue registros DKIM/SPF para la entregabilidad y personalice las plantillas de correo en AgencyHandy.

La configuración de correo de AgencyHandy le permite reemplazar el remitente predeterminado `noreply@agencyhandy.com` por su propia dirección de correo con su marca, configurar un servidor SMTP dedicado para una entrega confiable y personalizar las plantillas utilizadas para las notificaciones a clientes, las facturas, las propuestas y mucho más. Configurar esto correctamente garantiza que sus correos lleguen a las bandejas de entrada de los clientes —y no a sus carpetas de spam— y que cada mensaje refleje la identidad de su agencia.

<Note>
  Solo los **Super Admins** y los **Admins** pueden configurar los ajustes de correo. Vaya a **Workspace Config → Email Setup** para acceder a estas opciones.
</Note>

***

## Descripción general de los componentes de la configuración de correo

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Dirección de correo personalizada" icon="envelope">
    Defina el nombre del remitente y la dirección de correo que los clientes ven cuando reciben mensajes de su espacio de trabajo.
  </Card>

  <Card title="Registros DKIM y SPF" icon="shield-check">
    Agregue registros de autenticación DNS para demostrar que sus correos son legítimos y evitar que se marquen como spam.
  </Card>

  <Card title="Servidor SMTP" icon="server">
    Conecte su propio servidor de correo (por ejemplo, Gmail, Outlook o un servidor de dominio personalizado) para enviar todos los correos salientes desde AgencyHandy.
  </Card>

  <Card title="Plantillas de correo" icon="file-lines">
    Personalice el contenido, las líneas de asunto y la marca de cada correo automatizado que AgencyHandy envía a los clientes.
  </Card>
</CardGroup>

***

## Parte 1: Configurar una dirección de correo personalizada

Antes de configurar su correo de remitente, necesita un dominio registrado con alojamiento de correo. Los proveedores populares incluyen Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail y Cloudflare Email Routing.

<Steps>
  <Step title="Registre un dominio y configure el alojamiento de correo">
    Si aún no lo ha hecho, registre un dominio con un registrador (por ejemplo, GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) y regístrese con un proveedor de alojamiento de correo. Asegúrese de poder crear y administrar direcciones de correo en ese dominio (por ejemplo, `hello@youragency.com`).
  </Step>

  <Step title="Vaya a la configuración de correo en AgencyHandy">
    Inicie sesión en AgencyHandy. Vaya a **Workspace Config** en la navegación izquierda y luego haga clic en **Email Setup**.
  </Step>

  <Step title="Ingrese el nombre y el correo del remitente">
    En el campo **Sender Name**, escriba el nombre que los clientes verán como remitente (por ejemplo, `AgencyHandy Support` o el nombre de su agencia). En el campo **Sender Email**, ingrese la dirección de correo personalizada (por ejemplo, `hello@youragency.com`). Haga clic en **Save**.
  </Step>

  <Step title="Verifique su dirección de correo">
    AgencyHandy envía un enlace de verificación a la dirección de correo que ingresó. Abra su bandeja de entrada, busque el mensaje de verificación y haga clic en el enlace para confirmar la propiedad.
  </Step>

  <Step title="Configure los registros DNS de DKIM, SPF y DMARC">
    Después de guardar su correo de remitente, AgencyHandy le proporciona los registros DNS que debe agregar:

    * **Registro SPF** (tipo TXT): autoriza a AgencyHandy a enviar correos en nombre de su dominio.
    * **Registros DKIM** (3 registros CNAME): agregan firmas criptográficas a los correos salientes para que los servidores receptores puedan verificar la autenticidad.
    * **Registro DMARC**: define cómo deben tratar los servidores destinatarios los correos que no superan las comprobaciones de autenticación.

    Agregue todos estos registros a la configuración DNS de su dominio en su registrador. Para los registros CNAME de DKIM, asegúrese de que el **estado del proxy esté deshabilitado** si usa Cloudflare.
  </Step>

  <Step title="Confirme el estado activo">
    Regrese a la página Email Setup en AgencyHandy. Una vez que todos los registros DNS se hayan propagado (esto puede tardar entre 2 minutos y 2 horas), el estado del correo cambia de **Pending** para mostrar una marca de verificación verde ✅. Su correo personalizado ya está activo.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Use [MXToolbox](https://mxtoolbox.com/DKIM.aspx) o el [validador de DKIM de dmarcian](https://dmarcian.com/dkim-validator/) para verificar que sus registros DKIM estén configurados correctamente. Actualice la página Email Setup periódicamente mientras espera la propagación.
</Tip>

***

## Parte 2: Configurar DKIM y SPF (configuración independiente)

Si necesita generar o regenerar registros DKIM y SPF de forma independiente, siga esta ruta:

**Workspace Config → Emails → DKIM & SPF Setup → Generar registros DKIM y SPF.**

Luego agregue los registros a su DNS:

| Tipo de registro | Tipo DNS | Qué configurar                                                                                         |
| ---------------- | -------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| SPF              | TXT      | Copie el **Name** y el **Value** de AgencyHandy y agregue un nuevo registro TXT en su DNS              |
| DKIM (×3)        | CNAME    | Copie cada par de **Name** y **Value**; agregue 3 registros CNAME separados con el proxy deshabilitado |

<Note>
  Los registros DKIM y SPF pueden tardar entre **2 minutos y 2 horas** en propagarse. Si el estado sigue mostrando pendiente después de 2 horas, verifique que los registros se hayan ingresado sin errores tipográficos y que no existan registros en conflicto.
</Note>

***

## Parte 3: Configurar SMTP

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) le permite enrutar todos los correos salientes de AgencyHandy a través de su propio servidor de correo verificado, lo que le brinda mayor control sobre la entregabilidad y la marca.

<Note>
  Puede usar un **correo de dominio personalizado** o un **proveedor de correo SMTP**, pero no ambos simultáneamente. Cambiar entre ellos es posible en cualquier momento, pero deberá volver a ingresar la configuración de su correo cuando regrese a un correo personalizado.
</Note>

<Steps>
  <Step title="Abra la configuración del servidor SMTP">
    Vaya a **Workspace Config → Email Setup** y luego haga clic en **SMTP Server**.
  </Step>

  <Step title="Cambie al proveedor SMTP (si es necesario)">
    Si ya tiene un correo personalizado configurado, aparece una ventana emergente de confirmación que pregunta si desea cambiar. Haga clic en **Switch to SMTP** para continuar. Esto deshabilita la configuración de correo personalizado existente.
  </Step>

  <Step title="Ingrese sus credenciales SMTP">
    Complete los campos obligatorios:

    | Campo     | Valor de ejemplo         | Notas                                                       |
    | --------- | ------------------------ | ----------------------------------------------------------- |
    | Host Name | `smtp.gmail.com`         | La dirección del servidor SMTP de su proveedor de correo    |
    | User Name | `you@yourdomain.com`     | Su dirección de correo completa                             |
    | Password  | Contraseña de aplicación | Use una contraseña específica de aplicación (ver más abajo) |
    | Port      | `465` o `587`            | 465 para SSL, 587 para TLS                                  |
    | Auto TLS  | Activar/desactivar       | Opcional: habilita la actualización automática a TLS        |

    Haga clic en **Save** cuando termine.
  </Step>

  <Step title="Genere una contraseña de aplicación (ejemplo con Gmail)">
    Si usa Gmail con la autenticación de dos factores habilitada (requerida para las contraseñas de aplicación):

    1. Vaya a [myaccount.google.com/security](https://myaccount.google.com/security) y confirme que la verificación en dos pasos está activa.
    2. Visite [myaccount.google.com/apppasswords](https://myaccount.google.com/apppasswords).
    3. Haga clic en **Select app**, elija **Mail** (o ingrese un nombre personalizado), luego haga clic en **Select device** y elija su configuración.
    4. Haga clic en **Create**: Google genera una contraseña de aplicación de 16 caracteres.
    5. Copie la contraseña y péguela en el campo **Password** de la configuración SMTP de AgencyHandy.

    <Warning>
      Use la **contraseña de aplicación**, no la contraseña habitual de su cuenta de Google. Usar su contraseña habitual fallará si la autenticación de dos factores está habilitada y puede activar alertas de seguridad.
    </Warning>
  </Step>

  <Step title="Confirme la configuración">
    Después de guardar, AgencyHandy muestra un mensaje de éxito que confirma *"SMTP is created successfully."* Los detalles guardados de host, nombre de usuario y puerto aparecen en la página de configuración SMTP.
  </Step>

  <Step title="Pruebe la conexión SMTP">
    Haga clic en el botón **Test** e ingrese una dirección de correo de destinatario. AgencyHandy envía un correo de prueba a esa dirección. Revise la bandeja de entrada para ver el mensaje de confirmación: *"This is a confirmation that your email setup in Agency Handy is working properly."*
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Solo puede haber una configuración SMTP activa por espacio de trabajo a la vez. Una vez configurado SMTP, todos los correos salientes de AgencyHandy —facturas, propuestas, notificaciones de tareas— se enviarán a través de su servidor SMTP.
</Tip>

***

## Parte 4: Personalizar las plantillas de correo

AgencyHandy incluye plantillas predefinidas para cada correo automatizado que envía. Puede personalizar cada una para que coincida con el tono de su marca e incluir contenido dinámico relevante.

**Las plantillas disponibles incluyen:**

* Registro de cliente
* Enviar propuesta
* Revisión de tarea
* Enviar factura
* Recordatorios de facturas y suscripciones
* Notificaciones de creación de tickets

<Steps>
  <Step title="Abra las plantillas de correo">
    Vaya a **Workspace Config → Emails** y luego seleccione **Email Template** en el submenú.
  </Step>

  <Step title="Seleccione una plantilla para editar">
    Se muestra la lista completa de plantillas disponibles. Haga clic en cualquier plantilla para abrir su página de configuración.
  </Step>

  <Step title="Personalice los campos de la plantilla">
    Actualice lo siguiente según sea necesario:

    * **Sender Email:** elija qué dirección de correo configurada envía esta plantilla.
    * **Subject:** escriba una línea de asunto clara y concisa.
    * **Body:** edite el contenido del mensaje para que coincida con el tono y la mensajería de su agencia.
    * **Variables dinámicas:** inserte marcadores de posición como `{{client_name}}`, `{{company_name}}` o `{{invoice_id}}` para completar automáticamente los datos específicos del cliente.
    * **Enlaces de redes sociales:** agregue enlaces a los perfiles sociales de su agencia para fomentar la interacción.
  </Step>

  <Step title="Envíe un correo de prueba">
    Haga clic en **Send Test** para enviar una vista previa de la plantilla a su bandeja de entrada. Verifique el formato, el contenido y que todas las variables dinámicas se resuelvan correctamente.
  </Step>

  <Step title="Guarde sus cambios">
    Haga clic en **Save Changes** para aplicar la plantilla actualizada. La nueva versión se usará para todos los futuros correos automatizados que coincidan con ese tipo de plantilla.
  </Step>
</Steps>

***

## Notas importantes

* **SMTP y el correo personalizado son mutuamente excluyentes.** Solo puede haber un método activo a la vez por espacio de trabajo.
* **Vuelva a ingresar el correo al cambiar.** Si cambia de SMTP de nuevo a una configuración de correo personalizado, debe volver a ingresar las credenciales de su correo personalizado.
* **Las credenciales SMTP incorrectas bloquean todos los correos salientes.** Verifique dos veces su nombre de host, puerto, nombre de usuario y contraseña si los correos dejan de enviarse después de un cambio en SMTP.
* **La propagación de DKIM/SPF lleva tiempo.** Espere hasta 2 horas y actualice la página Email Setup antes de concluir que hay un error.
* **Las variables dinámicas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.** Úselas exactamente como se muestran en el editor de plantillas para asegurarse de que se completen correctamente.