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# Criar, Enviar e Gerir Faturas de Clientes no AgencyHandy

> Guia passo a passo para criar uma fatura no AgencyHandy — escolha um cliente, defina valores, adicione notas, envie ao cliente e configure lembretes de pagamento.

Criar uma fatura no AgencyHandy é um processo simples que associa a sua faturação diretamente a clientes e encomendas. Preenche o cliente, associa a encomenda, define os valores, adiciona notas e envia — tudo a partir de um único formulário. Uma vez enviada, pode acompanhar o estado de pagamento, definir lembretes automáticos e descarregar a fatura em PDF a qualquer momento.

<Note>
  Tem de ser **Super Admin**, **Admin** ou **Gestor de Projeto** para criar faturas. Deve existir pelo menos um cliente no seu espaço de trabalho antes de poder gerar uma fatura.
</Note>

## Definições do Prefixo de Fatura

Antes de começar a criar faturas, considere configurar o prefixo da fatura. O prefixo aparece antes de cada número de fatura e ajuda a identificar as faturas como pertencentes à sua agência.

<Steps>
  <Step title="Abrir as Definições de Faturas">
    No Painel de Faturas, clique no botão **Settings** no canto superior direito.
  </Step>

  <Step title="Definir o seu prefixo">
    Navegue até ao campo **Invoice Prefix** e introduza o prefixo que pretende (por exemplo, `INV-` ou as iniciais da sua agência).
  </Step>

  <Step title="Guardar">
    Clique em **Save** para aplicar o prefixo a todas as faturas futuras.
  </Step>
</Steps>

## Criar uma Fatura

<Steps>
  <Step title="Abrir o Painel de Faturas">
    Clique em **Invoices** na barra lateral esquerda para abrir o Painel de Faturas.
  </Step>

  <Step title="Iniciar uma nova fatura">
    Clique em **+ Create Invoice**. O formulário de criação de fatura abrirá.
  </Step>

  <Step title="Selecionar o cliente">
    Escolha o nome do cliente na lista suspensa. Este é um campo obrigatório. Todos os IDs de encomenda associados a esse cliente serão preenchidos automaticamente no campo seguinte.

    Para criar uma **Fatura Direta** (não associada a uma encomenda), pode deixar o campo ID de Encomenda vazio ou selecionar **Independent Email** para faturar qualquer endereço de email fora da sua lista de clientes.
  </Step>

  <Step title="Selecionar o ID de Encomenda">
    Selecione o ID de encomenda específico para o qual está a faturar. Isto associa a fatura à encomenda correta no sistema. Para faturas diretas, ignore este campo.
  </Step>

  <Step title="Introduzir a morada de faturação">
    Preencha o **Bill Payment Address**:

    * País, Estado e Cidade
    * Código postal
    * Morada (se aplicável)

    Esta morada aparece na fatura impressa para efeitos de conformidade e clareza.
  </Step>

  <Step title="Definir os detalhes da encomenda e financeiros">
    Em **Order Details**, introduza o seguinte:

    | Campo                                  | Descrição                               |
    | -------------------------------------- | --------------------------------------- |
    | **Currency**                           | A moeda em que pretende ser pago        |
    | **Order ID – Amount**                  | O valor monetário associado à encomenda |
    | **Discount (%)** e **Discount Amount** | Aplique quaisquer descontos aplicáveis  |
    | **Paid Amount**                        | Qualquer valor já pago pelo cliente     |
    | **Due Amount**                         | O saldo em dívida restante              |
    | **Total Amount**                       | O valor total a pagar pela encomenda    |

    Para **Faturas Diretas**, clique em **Add Item** para adicionar itens de linha manualmente. Introduza o nome do item, quantidade e preço. Pode adicionar vários itens. Use **+ Tax Rates** para aplicar ou criar taxas de imposto (inclusivas ou exclusivas).
  </Step>

  <Step title="Adicionar uma nota (opcional)">
    No campo **Note**, adicione qualquer contexto adicional para o cliente — por exemplo, instruções de pagamento, referências do projeto ou uma mensagem pessoal.
  </Step>

  <Step title="Rever o painel de detalhes">
    O painel **Details** do lado direito apresenta um resumo em tempo real de:

    * Estado da fatura (Rascunho por defeito)
    * Nome do cliente, nome da empresa e morada
    * Morada de faturação
    * Nome do serviço e ID de encomenda
    * Data de criação e data de vencimento
    * Valor total

    Reveja tudo cuidadosamente antes de prosseguir.
  </Step>

  <Step title="Enviar ao cliente ou guardar como rascunho">
    * Clique em **Send to Client** para enviar a fatura por email imediatamente. O estado muda automaticamente de **Draft** para **Open**.
    * Clique em **Save as Draft** se quiser finalizá-la mais tarde.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  O logótipo e a morada da agência são adicionados automaticamente à fatura pelo sistema — não precisa de os introduzir manualmente em cada fatura.
</Note>

## Transições de Estado das Faturas

Depois de criada, uma fatura segue um fluxo de estados definido. Apenas a agência pode mover uma fatura entre estados.

```
Draft → Open (quando enviada ao cliente)
Open  → Paid           (pagamento recebido)
Open  → Void           (fatura cancelada)
Open  → Uncollectable  (dívida considerada incobrável)
```

<Warning>
  As faturas só podem ser **editadas** enquanto estiverem no estado **Draft**. Uma vez que uma fatura seja movida para Open, não pode ser editada. Se precisar de fazer alterações, anule a fatura e crie uma nova.
</Warning>

## Editar uma Fatura

Pode editar uma fatura apenas enquanto estiver no estado **Draft**.

<Steps>
  <Step title="Abrir a fatura">
    No Painel de Faturas, localize a fatura em rascunho que pretende editar. Clique nela ou marque a caixa de seleção ao lado.
  </Step>

  <Step title="Clicar em Edit">
    Selecione a opção **Edit** no menu de ações. O formulário da fatura abrirá com todos os detalhes existentes pré-preenchidos.
  </Step>

  <Step title="Fazer as suas alterações">
    Atualize quaisquer campos — detalhes de faturação, descrições de serviços, quantidades, valores ou condições de pagamento.
  </Step>

  <Step title="Guardar">
    Clique em **Save** para aplicar as suas alterações.
  </Step>
</Steps>

## Enviar uma Fatura a um Cliente

Se guardou a fatura como rascunho e pretende enviá-la mais tarde:

<Steps>
  <Step title="Localizar a fatura">
    No Painel de Faturas, localize a fatura em rascunho que pretende enviar.
  </Step>

  <Step title="Clicar em Send Invoice">
    Abra a fatura e clique no botão **Send Invoice**. O AgencyHandy entrega a fatura ao endereço de email do cliente registado.
  </Step>

  <Step title="Confirmar a entrega">
    Verifique a mensagem de confirmação para garantir que a fatura foi enviada com sucesso. O estado da fatura atualiza para **Open**.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Se uma fatura estiver no estado **Draft** e atualizar o nome do serviço, o novo nome será refletido na fatura. Assim que o estado mude para Open, Paid, Uncollectable ou Void, o nome do serviço na fatura fica bloqueado e não será atualizado.
</Note>

## Descarregar e Imprimir uma Fatura

Tanto a agência como o cliente podem descarregar uma fatura a qualquer momento.

<Steps>
  <Step title="Abrir a fatura">
    Aceda ao Painel de Faturas e selecione a fatura que pretende descarregar.
  </Step>

  <Step title="Aceder ao descarregamento/impressão">
    Clique na opção **Download** ou **Print** no menu de ações da fatura.
  </Step>

  <Step title="Escolher o formato">
    Selecione **PDF** para descarregar ou escolha as definições de impressora para uma cópia física.
  </Step>

  <Step title="Guardar ou imprimir">
    Guarde o ficheiro no seu dispositivo ou envie-o para a impressora. Após a impressão, arquive a fatura ou partilhe-a com as partes interessadas conforme necessário.
  </Step>
</Steps>

## Definir Lembretes em Faturas

A funcionalidade de Lembretes de Fatura permite-lhe notificar automaticamente os clientes sobre faturas próximas do vencimento, com vencimento ou em atraso, para que receba o pagamento a tempo sem necessidade de acompanhamento manual.

<Note>
  Os lembretes apenas funcionam em faturas com estado **Open** e com uma **data de vencimento** definida.
</Note>

<Steps>
  <Step title="Abrir as Definições de Faturas">
    Clique no botão **Settings** no canto superior direito do Painel de Faturas.
  </Step>

  <Step title="Navegar para as definições de Lembrete">
    Desloque-se até ao fundo da secção **Template** no painel esquerdo e clique em **Edit** para abrir o modal de configuração de lembretes.
  </Step>

  <Step title="Escolher um tipo de lembrete">
    Selecione uma das seguintes opções:

    * **Sequenced Reminder** — cria uma série de lembretes em intervalos que define
    * **Don't Send Reminder** — desativa os lembretes para as faturas selecionadas
  </Step>

  <Step title="Configurar os detalhes do lembrete">
    Para cada lembrete na sequência:

    * Escolha o **modelo de lembrete** (por exemplo, "Upcoming Invoice Payment Reminder")
    * Defina a **data do lembrete** — por exemplo, 3 dias antes ou depois da data de vencimento
    * Especifique se é acionado **antes** ou **depois** da data de vencimento
  </Step>

  <Step title="Adicionar mais lembretes se necessário">
    Clique em **+ Add Another Reminder** para criar uma sequência completa de lembretes. Clique no botão **Delete** junto a qualquer lembrete para o remover.
  </Step>

  <Step title="Aplicar a faturas ativas (opcional)">
    Marque a caixa de seleção para **aplicar estas definições de lembrete às faturas atualmente ativas** se quiser que a nova configuração abranja as faturas já no estado Open.
  </Step>

  <Step title="Guardar">
    Clique em **Update** para guardar e ativar o calendário de lembretes.
  </Step>
</Steps>

## Faturas Diretas (Sem ID de Encomenda)

Quando precisa de faturar um cliente rapidamente sem criar primeiro uma encomenda, use o fluxo de Fatura Direta.

<Steps>
  <Step title="Iniciar uma nova fatura">
    Aceda a **Invoices → Create Invoice**.
  </Step>

  <Step title="Escolher o tipo de destinatário">
    Selecione **Individual** ou **Company** como tipo de destinatário.
  </Step>

  <Step title="Selecionar ou introduzir o destinatário">
    * Escolha um **cliente existente** na lista suspensa, ou
    * Selecione **Independent Email** para introduzir qualquer endereço de email — mesmo um que não esteja registado como cliente
  </Step>

  <Step title="Deixar o campo ID de Encomenda vazio">
    Ignore o campo ID de Encomenda. O AgencyHandy cria uma fatura autónoma não associada a nenhuma encomenda.
  </Step>

  <Step title="Adicionar itens, impostos e descontos">
    Clique em **Add Item** para adicionar itens de linha com nomes, quantidades e preços. Aplique taxas de imposto e descontos conforme necessário. O total atualiza automaticamente.
  </Step>

  <Step title="Definir morada de faturação e notas">
    Introduza a morada de faturação e adicione quaisquer notas para o cliente.
  </Step>

  <Step title="Enviar ou guardar">
    Clique em **Send Invoice** para entregar imediatamente, ou em **Save as Draft** para rever primeiro.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  As Faturas Diretas são ideais para pedidos urgentes, consultas ou qualquer trabalho que precise de faturar fora do fluxo normal de encomendas. O acompanhamento de pagamentos para faturas autónomas tem de ser gerido manualmente.
</Tip>