> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.agencyhandy.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Skapa, skicka och hantera klientfakturor i AgencyHandy

> Steg-för-steg-guide för att skapa en faktura i AgencyHandy — välj klient, ange belopp, lägg till anteckningar, skicka till klient och konfigurera betalningspåminnelser.

Att skapa en faktura i AgencyHandy är en enkel process som kopplar din fakturering direkt till klienter och beställningar. Du fyller i klienten, kopplar beställningen, anger belopp, lägger till eventuella anteckningar och skickar — allt från ett enda formulär. När fakturan är skickad kan du spåra betalningsstatus, ange automatiska påminnelser och ladda ned fakturan som PDF när som helst.

<Note>
  Du måste vara **Super Admin**, **Admin** eller **PM** för att skapa fakturor. Minst en klient måste finnas i din arbetsyta innan du kan generera en faktura.
</Note>

## Inställningar för fakturaprefix

Innan du börjar skapa fakturor bör du konfigurera ditt fakturaprefix. Prefixet visas före varje fakturanummer och hjälper till att identifiera fakturor som tillhörande din byrå.

<Steps>
  <Step title="Öppna fakturainställningar">
    Klicka på knappen **Inställningar** i det övre högra hörnet i fakturainstrumentpanelen.
  </Step>

  <Step title="Ange ditt prefix">
    Navigera till fältet **Fakturaprefix** och ange det prefix du vill ha (till exempel `FAKT-` eller din byrås initialer).
  </Step>

  <Step title="Spara">
    Klicka på **Spara** för att tillämpa prefixet på alla framtida fakturor.
  </Step>
</Steps>

## Skapa en faktura

<Steps>
  <Step title="Öppna fakturainstrumentpanelen">
    Klicka på **Fakturor** i den vänstra sidopanelen för att öppna fakturainstrumentpanelen.
  </Step>

  <Step title="Starta en ny faktura">
    Klicka på **+ Skapa faktura**. Formuläret för att skapa faktura öppnas.
  </Step>

  <Step title="Välj klienten">
    Välj klientens namn från rullgardinsmenyn. Detta är ett obligatoriskt fält. Alla beställnings-ID:n kopplade till den klienten fylls automatiskt i nästa fält.

    För att skapa en **Direktfaktura** (inte kopplad till en beställning) kan du lämna fältet Beställnings-ID tomt eller välja **Oberoende e-post** för att fakturera valfri e-postadress utanför din klientlista.
  </Step>

  <Step title="Välj beställnings-ID">
    Välj det specifika beställnings-ID du fakturerar för. Detta kopplar fakturan till rätt beställning i systemet. För direktfakturor, hoppa över detta fält.
  </Step>

  <Step title="Ange faktureringsadress">
    Fyll i **Faktureringsadress**:

    * Land, stat och stad
    * Postnummer
    * Gatuadress (om tillämpligt)

    Denna adress visas på den utskrivna fakturan för efterlevnad och tydlighet.
  </Step>

  <Step title="Ange beställnings- och ekonomiska uppgifter">
    Under **Beställningsuppgifter** anger du följande:

    | Fält                                | Beskrivning                                           |
    | ----------------------------------- | ----------------------------------------------------- |
    | **Valuta**                          | Den valuta du vill bli betald i                       |
    | **Beställnings-ID – Belopp**        | Det monetära värdet kopplat till beställningen        |
    | **Rabatt (%)** och **Rabattbelopp** | Tillämpa eventuella tillämpliga rabatter              |
    | **Betalt belopp**                   | Eventuellt belopp som klienten redan har betalat      |
    | **Förfallet belopp**                | Det utestående saldot                                 |
    | **Totalt belopp**                   | Det totala beloppet som ska betalas för beställningen |

    För **Direktfakturor** klickar du på **Lägg till post** för att lägga till radposter manuellt. Ange postnamn, kvantitet och pris. Du kan lägga till flera poster. Använd **+ Skattesatser** för att tillämpa eller skapa skattesatser (inkluderande eller exkluderande).
  </Step>

  <Step title="Lägg till en anteckning (valfritt)">
    I fältet **Anteckning** lägger du till ytterligare sammanhang för klienten — till exempel betalningsinstruktioner, projektreferenser eller ett personligt meddelande.
  </Step>

  <Step title="Granska detaljpanelen">
    Den **Detalj**-panelen till höger ger dig en liveöversikt över:

    * Fakturastatus (Utkast som standard)
    * Klientnamn, företagsnamn och adress
    * Faktureringsadress
    * Tjänstnamn och beställnings-ID
    * Skapat datum och förfallodatum
    * Totalt belopp

    Granska allt noggrant innan du fortsätter.
  </Step>

  <Step title="Skicka till klient eller spara som utkast">
    * Klicka på **Skicka till klient** för att e-posta fakturan omedelbart. Statusen ändras automatiskt från **Utkast** till **Öppen**.
    * Klicka på **Spara som utkast** om du vill slutföra den senare.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Byråns logotyp och adress läggs till fakturan automatiskt av systemet — du behöver inte ange dem manuellt på varje faktura.
</Note>

## Statusövergångar för fakturor

När en faktura har skapats följer den ett definierat statusflöde. Endast byrån kan flytta en faktura mellan statusar.

```
Utkast → Öppen (när skickad till klient)
Öppen  → Betald           (betalning mottagen)
Öppen  → Annullerad       (faktura avbruten)
Öppen  → Indrivbar        (skuld avskriven)
```

<Warning>
  Fakturor kan bara **redigeras** när de är i **Utkast**-status. När en faktura har flyttats till Öppen kan du inte redigera den. Om du behöver göra ändringar, annullera fakturan och skapa en ny.
</Warning>

## Redigera en faktura

Du kan redigera en faktura endast när den är i **Utkast**-status.

<Steps>
  <Step title="Öppna fakturan">
    I fakturainstrumentpanelen hittar du utkastfakturan du vill redigera. Klicka på den eller markera kryssrutan bredvid den.
  </Step>

  <Step title="Klicka på Redigera">
    Välj alternativet **Redigera** från åtgärdsmenyn. Fakturaformuläret öppnas med alla befintliga uppgifter förifyllda.
  </Step>

  <Step title="Gör dina ändringar">
    Uppdatera valfria fält — faktureringsuppgifter, tjänstbeskrivningar, kvantiteter, belopp eller betalningsvillkor.
  </Step>

  <Step title="Spara">
    Klicka på **Spara** för att tillämpa dina ändringar.
  </Step>
</Steps>

## Skicka en faktura till en klient

Om du sparade fakturan som ett utkast och vill skicka den senare:

<Steps>
  <Step title="Hitta fakturan">
    I fakturainstrumentpanelen hittar du utkastfakturan du vill skicka.
  </Step>

  <Step title="Klicka på Skicka faktura">
    Öppna fakturan och klicka på knappen **Skicka faktura**. AgencyHandy levererar fakturan till klientens registrerade e-postadress.
  </Step>

  <Step title="Bekräfta leverans">
    Kontrollera bekräftelsemeddelandet för att verifiera att fakturan skickades. Fakturastatusen uppdateras till **Öppen**.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Om en faktura är i **Utkast**-status och du uppdaterar tjänstnamnet återspeglas det nya namnet i fakturan. När statusen ändras till Öppen, Betald, Indrivbar eller Annullerad låses tjänstnamnet på fakturan och uppdateras inte.
</Note>

## Ladda ned och skriva ut en faktura

Både byrån och klienten kan ladda ned en faktura när som helst.

<Steps>
  <Step title="Öppna fakturan">
    Gå till fakturainstrumentpanelen och välj fakturan du vill ladda ned.
  </Step>

  <Step title="Öppna nedladdning/utskrift">
    Klicka på alternativet **Ladda ned** eller **Skriv ut** från fakturans åtgärdsmeny.
  </Step>

  <Step title="Välj ditt format">
    Välj **PDF** för nedladdning eller välj dina skrivarinställningar för en fysisk kopia.
  </Step>

  <Step title="Spara eller skriv ut">
    Spara filen på din enhet eller skicka den till skrivaren. Efter utskrift, arkivera fakturan eller dela den med intressenter efter behov.
  </Step>
</Steps>

## Ange påminnelser för fakturor

Fakturapåminnelsefunktionen låter dig automatiskt meddela klienter om kommande, förfallna eller överskridna fakturor så att du får betalt i tid utan manuell uppföljning.

<Note>
  Påminnelser fungerar bara på fakturor med statusen **Öppen** och ett angivet **förfallodatum**.
</Note>

<Steps>
  <Step title="Öppna fakturainställningar">
    Klicka på knappen **Inställningar** längst upp till höger i fakturainstrumentpanelen.
  </Step>

  <Step title="Navigera till påminnelseinställningar">
    Bläddra till botten av **Mall**-avsnittet i den vänstra panelen och klicka sedan på **Redigera** för att öppna konfigurationsmodalen för påminnelser.
  </Step>

  <Step title="Välj en påminnelsetyp">
    Välj ett av följande:

    * **Sekventiell påminnelse** — skapar en serie påminnelser vid intervall du definierar
    * **Skicka inte påminnelse** — inaktiverar påminnelser för de valda fakturorna
  </Step>

  <Step title="Konfigurera påminnelseuppgifter">
    För varje påminnelse i sekvensen:

    * Välj **påminnelsemall** (till exempel "Kommande fakturapåminnelse")
    * Ange **påminnelsedatum** — till exempel 3 dagar före eller efter förfallodatumet
    * Ange om det utlöses **före** eller **efter** förfallodatumet
  </Step>

  <Step title="Lägg till fler påminnelser vid behov">
    Klicka på **+ Lägg till ytterligare påminnelse** för att bygga en fullständig påminnelsesekvens. Klicka på knappen **Ta bort** bredvid valfri påminnelse för att ta bort den.
  </Step>

  <Step title="Tillämpa på aktiva fakturor (valfritt)">
    Markera kryssrutan för att **tillämpa dessa påminnelseinställningar på för närvarande aktiva fakturor** om du vill att den nya konfigurationen ska gälla fakturor som redan är i Öppen-status.
  </Step>

  <Step title="Spara">
    Klicka på **Uppdatera** för att spara och aktivera påminnelseschemat.
  </Step>
</Steps>

## Direktfakturor (utan beställnings-ID)

När du snabbt behöver fakturera en klient utan att först skapa en beställning använder du arbetsflödet för direktfaktura.

<Steps>
  <Step title="Starta en ny faktura">
    Gå till **Fakturor → Skapa faktura**.
  </Step>

  <Step title="Välj mottagartyp">
    Välj **Individ** eller **Företag** som mottagartyp.
  </Step>

  <Step title="Välj eller ange mottagaren">
    * Välj en **befintlig klient** från rullgardinsmenyn, eller
    * Välj **Oberoende e-post** för att skriva in valfri e-postadress — även en som inte är registrerad som klient
  </Step>

  <Step title="Lämna beställnings-ID tomt">
    Hoppa över fältet Beställnings-ID. AgencyHandy skapar en fristående faktura som inte är kopplad till någon beställning.
  </Step>

  <Step title="Lägg till poster, skatter och rabatter">
    Klicka på **Lägg till post** för att lägga till radposter med namn, kvantiteter och priser. Tillämpa skattesatser och rabatter efter behov. Totalen uppdateras automatiskt.
  </Step>

  <Step title="Ange faktureringsadress och anteckningar">
    Ange faktureringsadressen och lägg till eventuella anteckningar för klienten.
  </Step>

  <Step title="Skicka eller spara">
    Klicka på **Skicka faktura** för att leverera den omedelbart, eller **Spara som utkast** för att granska den först.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Direktfakturor är perfekta för brådskande förfrågningar, konsultsamtal eller arbete du behöver fakturera utanför det normala beställningsarbetsflödet. Betalningsspårning för fristående fakturor måste hanteras manuellt.
</Tip>