> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.agencyhandy.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Konfigurera utgående e-post, SMTP och e-postmallar

> Konfigurera en anpassad avsändaradress, anslut en SMTP-server, lägg till DKIM/SPF-poster för leveransbarhet och anpassa e-postmallar i AgencyHandy.

AgencyHandy's e-postinställningar låter dig ersätta standardavsändaren `noreply@agencyhandy.com` med din egen varumärkesanpassade e-postadress, konfigurera en dedikerad SMTP-server för tillförlitlig leverans och anpassa mallarna som används för klientaviseringar, fakturor, offerter med mera. Att konfigurera detta korrekt säkerställer att dina e-postmeddelanden når klienternas inkorg — inte skräppostmappen — och att varje meddelande speglar din byrås identitet.

<Note>
  Endast **superadministratörer** och **administratörer** kan konfigurera e-postinställningar. Gå till **Workspace Config → Email Setup** för att komma åt dessa alternativ.
</Note>

***

## Översikt över e-postinställningarnas komponenter

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Anpassad e-postadress" icon="envelope">
    Ange det avsändarnamn och den e-postadress som klienter ser när de får meddelanden från din arbetsyta.
  </Card>

  <Card title="DKIM- och SPF-poster" icon="shield-check">
    Lägg till DNS-autentiseringsposter för att bevisa att dina e-postmeddelanden är legitima och förhindra att de flaggas som skräppost.
  </Card>

  <Card title="SMTP-server" icon="server">
    Anslut din egen e-postserver (t.ex. Gmail, Outlook eller en anpassad domänserver) för att skicka alla utgående e-postmeddelanden från AgencyHandy.
  </Card>

  <Card title="E-postmallar" icon="file-lines">
    Anpassa innehåll, ämnesrader och varumärkesprofilering för varje automatiserat e-postmeddelande som AgencyHandy skickar till klienter.
  </Card>
</CardGroup>

***

## Del 1: Konfigurera en anpassad e-postadress

Innan du konfigurerar din avsändaradress behöver du en registrerad domän med e-postvärd. Populära leverantörer inkluderar Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail och Cloudflare Email Routing.

<Steps>
  <Step title="Registrera en domän och konfigurera e-postvärd">
    Om du inte redan har gjort det, registrera en domän hos en registrar (t.ex. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) och registrera dig hos en e-postvärdleverantör. Se till att du kan skapa och hantera e-postadresser på den domänen (t.ex. `hello@youragency.com`).
  </Step>

  <Step title="Gå till Email Setup i AgencyHandy">
    Logga in på AgencyHandy. Gå till **Workspace Config** i vänsternavigeringen och klicka sedan på **Email Setup**.
  </Step>

  <Step title="Ange ditt avsändarnamn och din e-postadress">
    I fältet **Sender Name** skriver du det namn som klienter ser som avsändare (t.ex. `AgencyHandy Support` eller din byrås namn). I fältet **Sender Email** anger du den anpassade e-postadressen (t.ex. `hello@youragency.com`). Klicka på **Save**.
  </Step>

  <Step title="Verifiera din e-postadress">
    AgencyHandy skickar en verifieringslänk till den e-postadress du angav. Öppna din inkorg, hitta verifieringsmeddelandet och klicka på länken för att bekräfta ägarskapet.
  </Step>

  <Step title="Konfigurera DKIM-, SPF- och DMARC-DNS-poster">
    Efter att du sparat din avsändaradress tillhandahåller AgencyHandy de DNS-poster du behöver lägga till:

    * **SPF-post** (TXT-typ) — auktoriserar AgencyHandy att skicka e-post på uppdrag av din domän.
    * **DKIM-poster** (3 CNAME-poster) — lägger till kryptografiska signaturer på utgående e-post så att mottagande servrar kan verifiera äktheten.
    * **DMARC-post** — definierar hur mottagande servrar ska hantera e-post som misslyckas med autentiseringskontroller.

    Lägg till alla dessa poster i din domäns DNS-inställningar hos din registrar. För DKIM CNAME-poster, se till att **Proxy Status är inaktiverat** om du använder Cloudflare.
  </Step>

  <Step title="Bekräfta aktiv status">
    Återgå till sidan Email Setup i AgencyHandy. När alla DNS-poster har propagerats (detta kan ta mellan 2 minuter och 2 timmar), uppdateras e-poststatusen från **Pending** till att visa en grön bockmarkering ✅. Din anpassade e-postadress är nu aktiv.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Använd [MXToolbox](https://mxtoolbox.com/DKIM.aspx) eller [dmarcian's DKIM Validator](https://dmarcian.com/dkim-validator/) för att verifiera att dina DKIM-poster är korrekt konfigurerade. Uppdatera sidan Email Setup med jämna mellanrum medan du väntar på propagering.
</Tip>

***

## Del 2: Konfigurera DKIM och SPF (fristående inställning)

Om du behöver generera eller regenerera DKIM- och SPF-poster separat följer du den här vägen:

**Workspace Config → Emails → DKIM & SPF Setup → Generate DKIM and SPF records.**

Lägg sedan till posterna i din DNS:

| Posttyp   | DNS-typ | Vad som ska konfigureras                                                                           |
| --------- | ------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| SPF       | TXT     | Kopiera **Name** och **Value** från AgencyHandy och lägg till en ny TXT-post i din DNS             |
| DKIM (×3) | CNAME   | Kopiera varje **Name**- och **Value**-par; lägg till 3 separata CNAME-poster med proxy inaktiverat |

<Note>
  DKIM- och SPF-poster kan ta allt från **2 minuter till 2 timmar** att propagera. Om statusen fortfarande visar väntande efter 2 timmar, kontrollera att posterna angavs utan stavfel och att inga motstridiga poster finns.
</Note>

***

## Del 3: Konfigurera SMTP

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) låter dig dirigera alla utgående AgencyHandy-e-postmeddelanden via din egen verifierade e-postserver, vilket ger dig mer kontroll över leveransbarhet och varumärkesprofilering.

<Note>
  Du kan använda antingen en **anpassad domänadress** eller en **SMTP-e-postleverantör** — inte båda samtidigt. Det går att byta mellan dem när som helst, men du måste ange dina e-postkonfigurationsuppgifter igen om du byter tillbaka till en anpassad e-postadress.
</Note>

<Steps>
  <Step title="Öppna SMTP-serverinställningarna">
    Gå till **Workspace Config → Email Setup** och klicka sedan på **SMTP Server**.
  </Step>

  <Step title="Byt till SMTP-leverantör (vid behov)">
    Om du redan har en anpassad e-postadress konfigurerad visas en bekräftelsepopup som frågar om du vill byta. Klicka på **Switch to SMTP** för att fortsätta. Detta inaktiverar den befintliga anpassade e-postkonfigurationen.
  </Step>

  <Step title="Ange dina SMTP-uppgifter">
    Fyll i de obligatoriska fälten:

    | Fält      | Exempelvärde         | Anteckningar                                     |
    | --------- | -------------------- | ------------------------------------------------ |
    | Host Name | `smtp.gmail.com`     | Din e-postleverantörs SMTP-serveradress          |
    | User Name | `you@yourdomain.com` | Din fullständiga e-postadress                    |
    | Password  | Applösenord          | Använd ett appspecifikt lösenord (se nedan)      |
    | Port      | `465` eller `587`    | 465 för SSL, 587 för TLS                         |
    | Auto TLS  | Aktivera/inaktivera  | Valfritt — aktiverar automatisk TLS-uppgradering |

    Klicka på **Save** när du är klar.
  </Step>

  <Step title="Generera ett applösenord (Gmail-exempel)">
    Om du använder Gmail med tvåfaktorsautentisering aktiverad (krävs för applösenord):

    1. Gå till [myaccount.google.com/security](https://myaccount.google.com/security) och bekräfta att tvåstegsverifiering är aktiv.
    2. Besök [myaccount.google.com/apppasswords](https://myaccount.google.com/apppasswords).
    3. Klicka på **Select app**, välj **Mail** (eller ange ett anpassat namn), klicka sedan på **Select device** och välj din konfiguration.
    4. Klicka på **Create** — Google genererar ett 16-teckens applösenord.
    5. Kopiera lösenordet och klistra in det i fältet **Password** i AgencyHandy's SMTP-inställningar.

    <Warning>
      Använd **applösenordet**, inte ditt vanliga Google-kontolösenord. Att använda ditt vanliga lösenord misslyckas om tvåfaktorsautentisering är aktiverad och kan utlösa säkerhetsvarningar.
    </Warning>
  </Step>

  <Step title="Bekräfta konfigurationen">
    Efter att ha sparat visar AgencyHandy ett meddelande som bekräftar *"SMTP is created successfully."* Dina sparade uppgifter för värd, användarnamn och port visas på SMTP-inställningssidan.
  </Step>

  <Step title="Testa SMTP-anslutningen">
    Klicka på knappen **Test** och ange en mottagares e-postadress. AgencyHandy skickar ett testmeddelande till den adressen. Kontrollera inkorgen för bekräftelsemeddelandet: *"This is a confirmation that your email setup in Agency Handy is working properly."*
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Endast en SMTP-konfiguration kan vara aktiv per arbetsyta åt gången. När SMTP är konfigurerat skickas alla utgående e-postmeddelanden från AgencyHandy — fakturor, offerter, uppgiftsaviseringar — via din SMTP-server.
</Tip>

***

## Del 4: Anpassa e-postmallar

AgencyHandy innehåller förbyggda mallar för varje automatiserat e-postmeddelande det skickar. Du kan anpassa var och en för att matcha din varumärkeston och inkludera relevant dynamiskt innehåll.

**Tillgängliga mallar inkluderar:**

* Klientregistrering
* Skicka offert
* Uppgiftsgranskning
* Skicka faktura
* Faktura- och prenumerationspåminnelser
* Aviseringar om ärendeskapande

<Steps>
  <Step title="Öppna e-postmallar">
    Gå till **Workspace Config → Emails** och välj sedan **Email Template** från undermenyn.
  </Step>

  <Step title="Välj en mall att redigera">
    Den fullständiga listan över tillgängliga mallar visas. Klicka på valfri mall för att öppna dess konfigurationssida.
  </Step>

  <Step title="Anpassa mallfälten">
    Uppdatera följande efter behov:

    * **Sender Email:** Välj vilken konfigurerad e-postadress som skickar den här mallen.
    * **Subject:** Skriv en tydlig och koncis ämnesrad.
    * **Body:** Redigera meddelandeinnehållet så att det matchar din byrås ton och budskap.
    * **Dynamic Variables:** Infoga platshållare som `{{client_name}}`, `{{company_name}}` eller `{{invoice_id}}` för att automatiskt fylla i klientspecifik data.
    * **Social Media Links:** Lägg till länkar till din byrås sociala profiler för att uppmuntra engagemang.
  </Step>

  <Step title="Skicka ett testmeddelande">
    Klicka på **Send Test** för att skicka en förhandsvisning av mallen till din inkorg. Verifiera formatering, innehåll och att alla dynamiska variabler löses korrekt.
  </Step>

  <Step title="Spara dina ändringar">
    Klicka på **Save Changes** för att tillämpa den uppdaterade mallen. Den nya versionen används för alla framtida automatiserade e-postmeddelanden som matchar den malltypen.
  </Step>
</Steps>

***

## Viktiga anteckningar

* **SMTP och anpassad e-post utesluter varandra.** Endast en metod kan vara aktiv åt gången per arbetsyta.
* **Ange e-post igen vid byte.** Om du byter från SMTP tillbaka till en anpassad e-postkonfiguration måste du ange dina anpassade e-postuppgifter igen.
* **Felaktiga SMTP-uppgifter blockerar alla utgående e-postmeddelanden.** Dubbelkolla värdnamn, port, användarnamn och lösenord om e-postmeddelanden slutar skickas efter en SMTP-ändring.
* **DKIM/SPF-propagering tar tid.** Vänta upp till 2 timmar och uppdatera sidan Email Setup innan du drar slutsatsen att det finns ett fel.
* **Dynamiska variabler är skiftlägeskänsliga.** Använd dem exakt som de visas i mallredigeraren för att säkerställa att de fylls i korrekt.