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# 在 AgencyHandy 中建立、發送及管理客戶發票
> 在 AgencyHandy 中建立發票的逐步指南——選擇客戶、設定金額、新增備注、發送給客戶，以及配置付款提醒。
在 AgencyHandy 中建立發票是一個簡單的流程，可將您的帳單直接與客戶和訂單掛鉤。您填寫客戶資訊、連結訂單、設定金額、新增任何備注，然後發送——全部在單一表單中完成。發送後，您可以追蹤付款狀態、設定自動提醒，並隨時以 PDF 格式下載發票。
您必須是 **超級管理員**、**管理員** 或 **PM** 才能建立發票。在生成發票之前，您的工作區中必須至少存在一位客戶。
## 發票前綴設定
在開始建立發票之前，請考慮配置您的發票前綴。前綴出現在每個發票編號之前，有助於識別發票屬於您的代理商。
在發票儀表板中，點擊右上角的 **設定** 按鈕。
前往 **發票前綴** 欄位，輸入您想要的前綴（例如 `INV-` 或您代理商的縮寫）。
點擊 **儲存** 以將前綴套用至所有未來的發票。
## 建立發票
點擊左側側邊欄中的 **發票**，以開啟發票儀表板。
點擊 **+ 建立發票**。發票建立表單將會開啟。
從下拉清單中選擇客戶名稱。這是必填欄位。與該客戶關聯的所有訂單 ID 將在下一個欄位中自動填入。
若要建立 **直接發票**（未連結至訂單），您可以將訂單 ID 欄位留空，或選擇 **獨立電子郵件** 以向客戶清單之外的任意電子郵件地址開票。
選擇您要收費的特定訂單 ID。這會將發票連結至系統中的正確訂單。對於直接發票，請跳過此欄位。
填寫 **帳單付款地址**：
* 國家、州/省及城市
* 郵遞區號
* 街道地址（如適用）
此地址將出現在列印發票上，以符合合規要求並確保清晰度。
在 **訂單詳情** 下，輸入以下內容：
| 欄位 | 說明 |
| -------------------- | ---------- |
| **貨幣** | 您希望收款的貨幣 |
| **訂單 ID – 金額** | 與訂單關聯的貨幣價值 |
| **折扣（%）** 和 **折扣金額** | 套用任何適用的折扣 |
| **已付金額** | 客戶已支付的任何金額 |
| **待付金額** | 剩餘的未付餘額 |
| **總金額** | 訂單的全額應付金額 |
對於 **直接發票**，點擊 **新增項目** 以手動新增明細項目。輸入項目名稱、數量和價格。您可以新增多個項目。使用 **+ 稅率** 來套用或建立稅率（含稅或不含稅）。
在 **備注** 欄位中，為客戶新增任何額外說明——例如付款說明、專案參考或個人訊息。
右側的 **詳情** 面板提供即時摘要：
* 發票狀態（預設為草稿）
* 客戶名稱、公司名稱及地址
* 帳單付款地址
* 服務名稱及訂單 ID
* 建立日期及截止日期
* 總金額
在繼續操作前請仔細核對所有內容。
* 點擊 **發送給客戶** 立即以電子郵件發送發票。狀態將自動從 **草稿** 變更為 **開放**。
* 若您想稍後完成，請點擊 **儲存為草稿**。
代理商的標誌和地址由系統自動新增至發票——您無需在每張發票上手動輸入。
## 發票狀態轉換
發票建立後，將遵循定義的狀態流程。只有代理商才能在狀態之間移動發票。
```
草稿 → 開放（發送給客戶時）
開放 → 已付款 （收到付款）
開放 → 已作廢 （發票取消）
開放 → 無法收回 （壞帳沖銷）
```
發票只能在 **草稿** 狀態時進行 **編輯**。一旦發票移至開放狀態，您就無法再編輯它。如果您需要進行更改，請作廢發票並建立新的發票。
## 編輯發票
您只能在發票處於 **草稿** 狀態時對其進行編輯。
在發票儀表板中，找到您要編輯的草稿發票。點擊它或勾選其旁邊的核取方塊。
從操作選單中選擇 **編輯** 選項。發票表單將開啟，並預先填入所有現有詳情。
更新任何欄位——帳單詳情、服務說明、數量、金額或付款條款。
點擊 **儲存** 以套用您的變更。
## 向客戶發送發票
如果您將發票儲存為草稿並想稍後發送：
在發票儀表板中，找到您要發送的草稿發票。
開啟發票並點擊 **發送發票** 按鈕。AgencyHandy 會將發票發送至客戶的電子郵件地址。
查看確認訊息以驗證發票是否已成功發送。發票狀態將更新為 **開放**。
如果發票處於 **草稿** 狀態且您更新了服務名稱，新名稱將反映在發票中。一旦狀態變更為開放、已付款、無法收回或已作廢，發票上的服務名稱將被鎖定，不再更新。
## 下載和列印發票
代理商和客戶均可隨時下載發票。
前往發票儀表板，選擇您要下載的發票。
從發票操作選單中點擊 **下載** 或 **列印** 選項。
選擇 **PDF** 進行下載，或選擇您的印表機設定以取得實體副本。
將檔案儲存至您的裝置，或發送至印表機。列印後，請歸檔發票或根據需要與相關人員共享。
## 在發票上設定提醒
發票提醒功能讓您可以自動通知客戶即將到期、到期或逾期的發票，從而無需手動跟進即可準時收款。
提醒功能僅適用於狀態為 **開放** 且已設定 **截止日期** 的發票。
點擊發票儀表板右上角的 **設定** 按鈕。
捲動至左側面板 **範本** 區塊的底部，然後點擊 **編輯** 以開啟提醒配置視窗。
選擇以下其中一項：
* **順序提醒** — 建立一系列您定義間隔的提醒
* **不發送提醒** — 停用所選發票的提醒
對於序列中的每個提醒：
* 選擇 **提醒範本**（例如，「即將到來的發票付款提醒」）
* 設定 **提醒日期**——例如，截止日期前或後 3 天
* 指定其觸發時間為截止日期 **之前** 或 **之後**
點擊 **+ 新增另一個提醒** 以建立完整的提醒序列。點擊任何提醒旁邊的 **刪除** 按鈕可將其移除。
勾選核取方塊以 **將這些提醒設定套用至目前有效的發票**，若您希望新配置涵蓋已處於開放狀態的發票。
點擊 **更新** 以儲存並啟動提醒排程。
## 直接發票（不含訂單 ID）
當您需要在未先建立訂單的情況下快速向客戶收費時，請使用直接發票工作流程。
前往 **發票 → 建立發票**。
選擇 **個人** 或 **公司** 作為收件人類型。
* 從下拉選單中選擇 **現有客戶**，或
* 選擇 **獨立電子郵件** 以輸入任意電子郵件地址——即使該地址未作為客戶註冊
跳過訂單 ID 欄位。AgencyHandy 將建立一張未連結至任何訂單的獨立發票。
點擊 **新增項目** 以新增含名稱、數量和價格的明細項目。根據需要套用稅率和折扣。總金額將自動更新。
輸入帳單付款地址，並為客戶新增任何備注。
點擊 **發送發票** 立即發送，或點擊 **儲存為草稿** 先進行審核。
直接發票非常適合緊急請求、諮詢通話，或任何您需要在正常訂單工作流程之外收費的工作。獨立發票的付款追蹤必須手動管理。