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# 設定外寄電子郵件、SMTP 及電子郵件範本

> 在 AgencyHandy 中設定自訂寄件者電子郵件地址、連接 SMTP 伺服器、新增 DKIM/SPF 記錄以提升送達率，並自訂電子郵件範本。

AgencyHandy 的電子郵件設定讓您可以將預設的 `noreply@agencyhandy.com` 寄件者替換為您自己的品牌電子郵件地址、設定專屬 SMTP 伺服器以確保可靠的送達，並自訂用於客戶通知、發票、提案等的範本。妥善設定後，您的電子郵件將能進入客戶的收件匣——而非垃圾郵件資料夾——同時每封郵件都能呈現您的代理商識別形象。

<Note>
  只有**超級管理員**和**管理員**可以設定電子郵件。請前往**工作區設定 → 電子郵件設定**以存取這些選項。
</Note>

***

## 電子郵件設定元件概覽

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="自訂電子郵件地址" icon="envelope">
    設定客戶在收到來自您工作區的訊息時所看到的寄件者名稱和電子郵件地址。
  </Card>

  <Card title="DKIM 和 SPF 記錄" icon="shield-check">
    新增 DNS 驗證記錄，以證明您的電子郵件合法性，防止被標記為垃圾郵件。
  </Card>

  <Card title="SMTP 伺服器" icon="server">
    連接您自己的郵件伺服器（例如 Gmail、Outlook 或自訂網域伺服器），透過 AgencyHandy 發送所有外寄電子郵件。
  </Card>

  <Card title="電子郵件範本" icon="file-lines">
    自訂 AgencyHandy 發送給客戶的每封自動電子郵件的內容、主旨行和品牌形象。
  </Card>
</CardGroup>

***

## 第一部分：設定自訂電子郵件地址

在設定寄件者電子郵件之前，您需要一個已註冊的網域並具備電子郵件託管服務。熱門服務提供商包括 Google Workspace、Microsoft 365、Zoho Mail 和 Cloudflare 電子郵件路由。

<Steps>
  <Step title="註冊網域並設定電子郵件託管">
    如果您尚未完成，請向網域註冊商（例如 GoDaddy、Namecheap、Cloudflare）註冊網域，並申請電子郵件託管服務。確保您可以在該網域上建立和管理電子郵件地址（例如 `hello@youragency.com`）。
  </Step>

  <Step title="在 AgencyHandy 中前往電子郵件設定">
    登入 AgencyHandy。在左側導覽列中前往**工作區設定**，然後點擊**電子郵件設定**。
  </Step>

  <Step title="輸入您的寄件者名稱和電子郵件">
    在**寄件者名稱**欄位中，輸入客戶看到的寄件者名稱（例如 `AgencyHandy Support` 或您的代理商名稱）。在**寄件者電子郵件**欄位中，輸入自訂電子郵件地址（例如 `hello@youragency.com`）。點擊**儲存**。
  </Step>

  <Step title="驗證您的電子郵件地址">
    AgencyHandy 會向您輸入的電子郵件地址發送驗證連結。開啟您的電子郵件收件匣，找到驗證郵件，點擊連結確認所有權。
  </Step>

  <Step title="設定 DKIM、SPF 和 DMARC DNS 記錄">
    儲存寄件者電子郵件後，AgencyHandy 會提供您需要新增的 DNS 記錄：

    * **SPF 記錄**（TXT 類型）——授權 AgencyHandy 代表您的網域發送電子郵件。
    * **DKIM 記錄**（3 筆 CNAME 記錄）——為外寄電子郵件新增加密簽名，讓接收伺服器可以驗證真實性。
    * **DMARC 記錄**——定義接收伺服器應如何處理未通過驗證檢查的電子郵件。

    將所有這些記錄新增到您在網域註冊商處的網域 DNS 設定中。對於 DKIM CNAME 記錄，如果您使用 Cloudflare，請確保**停用代理狀態**。
  </Step>

  <Step title="確認啟用狀態">
    返回 AgencyHandy 的電子郵件設定頁面。一旦所有 DNS 記錄傳播完成（可能需要 2 分鐘至 2 小時），電子郵件狀態將從**待處理**更新為顯示綠色勾選標記 ✅。您的自訂電子郵件現已啟用。
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  使用 [MXToolbox](https://mxtoolbox.com/DKIM.aspx) 或 [dmarcian 的 DKIM 驗證工具](https://dmarcian.com/dkim-validator/) 來驗證您的 DKIM 記錄是否已正確設定。在等待傳播期間，定期重新整理電子郵件設定頁面。
</Tip>

***

## 第二部分：設定 DKIM 和 SPF（獨立設定）

如果您需要獨立生成或重新生成 DKIM 和 SPF 記錄，請依照以下路徑操作：

**工作區設定 → 電子郵件 → DKIM 和 SPF 設定 → 生成 DKIM 和 SPF 記錄。**

然後將記錄新增到您的 DNS：

| 記錄類型     | DNS 類型 | 設定內容                                                 |
| -------- | ------ | ---------------------------------------------------- |
| SPF      | TXT    | 從 AgencyHandy 複製**名稱**和**值**，並在您的 DNS 中新增一筆新的 TXT 記錄 |
| DKIM（×3） | CNAME  | 複製每對**名稱**和**值**；新增 3 筆獨立的 CNAME 記錄，並停用代理            |

<Note>
  DKIM 和 SPF 記錄的傳播時間可能從 **2 分鐘到 2 小時**不等。如果 2 小時後狀態仍顯示待處理，請確認記錄輸入時無誤，且不存在衝突記錄。
</Note>

***

## 第三部分：設定 SMTP

SMTP（簡單郵件傳輸協定）讓您可以將所有外寄的 AgencyHandy 電子郵件透過您自己的已驗證郵件伺服器路由，讓您對送達率和品牌形象有更多控制。

<Note>
  您可以使用**自訂網域電子郵件**或 **SMTP 電子郵件服務提供商**——但不能同時使用兩者。可以隨時切換兩者，但切換回自訂電子郵件時，您需要重新輸入電子郵件設定。
</Note>

<Steps>
  <Step title="開啟 SMTP 伺服器設定">
    前往**工作區設定 → 電子郵件設定**，然後點擊 **SMTP 伺服器**。
  </Step>

  <Step title="切換至 SMTP 服務提供商（如有需要）">
    如果您已設定自訂電子郵件，系統會出現確認彈出視窗，詢問您是否要切換。點擊**切換至 SMTP** 繼續操作。這將停用現有的自訂電子郵件設定。
  </Step>

  <Step title="輸入您的 SMTP 憑證">
    填寫必填欄位：

    | 欄位     | 範例值                  | 備註                      |
    | ------ | -------------------- | ----------------------- |
    | 主機名稱   | `smtp.gmail.com`     | 您的電子郵件服務提供商的 SMTP 伺服器地址 |
    | 使用者名稱  | `you@yourdomain.com` | 您的完整電子郵件地址              |
    | 密碼     | 應用程式密碼               | 使用應用程式專用密碼（見下文）         |
    | 連接埠    | `465` 或 `587`        | 465 用於 SSL，587 用於 TLS   |
    | 自動 TLS | 開啟/關閉切換              | 可選——啟用自動 TLS 升級         |

    完成後點擊**儲存**。
  </Step>

  <Step title="生成應用程式密碼（Gmail 範例）">
    如果您使用已啟用雙重驗證（應用程式密碼的必要條件）的 Gmail：

    1. 前往 [myaccount.google.com/security](https://myaccount.google.com/security) 並確認兩步驟驗證已啟用。
    2. 訪問 [myaccount.google.com/apppasswords](https://myaccount.google.com/apppasswords)。
    3. 點擊**選取應用程式**，選擇**郵件**（或輸入自訂名稱），然後點擊**選取裝置**並選擇您的設定。
    4. 點擊**建立**——Google 會生成一個 16 字元的應用程式密碼。
    5. 複製密碼並將其貼入 AgencyHandy SMTP 設定中的**密碼**欄位。

    <Warning>
      請使用**應用程式密碼**，而非您的一般 Google 帳戶密碼。如果啟用了雙重驗證，使用一般密碼將會失敗，並可能觸發安全警示。
    </Warning>
  </Step>

  <Step title="確認設定">
    儲存後，AgencyHandy 會顯示成功訊息，確認「*SMTP 已成功建立。*」您儲存的主機、使用者名稱和連接埠詳情將顯示在 SMTP 設定頁面上。
  </Step>

  <Step title="測試 SMTP 連線">
    點擊**測試**按鈕並輸入收件者電子郵件地址。AgencyHandy 會向該地址發送一封測試郵件。檢查收件匣中的確認訊息：「*這是確認您在 Agency Handy 中的電子郵件設定正常運作的通知。*」
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  每個工作區一次只能有一個 SMTP 設定處於啟用狀態。一旦設定了 SMTP，所有從 AgencyHandy 發出的外寄電子郵件——發票、提案、任務通知——都將透過您的 SMTP 伺服器發送。
</Tip>

***

## 第四部分：自訂電子郵件範本

AgencyHandy 為其發送的每封自動電子郵件都提供了預建範本。您可以自訂每個範本以符合您的品牌語調，並包含相關的動態內容。

**可用範本包括：**

* 客戶註冊
* 發送提案
* 任務審核
* 發送發票
* 發票與訂閱提醒
* 工單建立通知

<Steps>
  <Step title="開啟電子郵件範本">
    前往**工作區設定 → 電子郵件**，然後從子選單中選擇**電子郵件範本**。
  </Step>

  <Step title="選擇要編輯的範本">
    系統會顯示所有可用範本的完整清單。點擊任意範本以開啟其設定頁面。
  </Step>

  <Step title="自訂範本欄位">
    根據需要更新以下內容：

    * \*\*寄件者電子郵件：\*\*選擇發送此範本時使用的已設定電子郵件地址。
    * \*\*主旨：\*\*撰寫清晰、簡潔的主旨行。
    * \*\*內文：\*\*編輯訊息內容以符合您的代理商語調和訊息風格。
    * \*\*動態變數：\*\*插入如 `{{client_name}}`、`{{company_name}}` 或 `{{invoice_id}}` 等佔位符，以自動填入客戶特定資料。
    * \*\*社群媒體連結：\*\*新增您代理商社群媒體的連結，以鼓勵互動。
  </Step>

  <Step title="發送測試電子郵件">
    點擊**發送測試**，將範本預覽發送到您的收件匣。確認格式、內容，以及所有動態變數是否正確解析。
  </Step>

  <Step title="儲存變更">
    點擊**儲存變更**以套用更新後的範本。新版本將用於所有符合該範本類型的未來自動電子郵件。
  </Step>
</Steps>

***

## 重要注意事項

* **SMTP 和自訂電子郵件互相排斥。** 每個工作區一次只能有一種方式處於啟用狀態。
* **切換時需重新輸入電子郵件。** 如果您從 SMTP 切換回自訂電子郵件設定，必須重新輸入您的自訂電子郵件憑證。
* **錯誤的 SMTP 憑證會封鎖所有外寄電子郵件。** 如果在 SMTP 更改後電子郵件停止發送，請再次確認您的主機名稱、連接埠、使用者名稱和密碼。
* **DKIM/SPF 傳播需要時間。** 在確認是否存在錯誤之前，請等待最多 2 小時並重新整理電子郵件設定頁面。
* **動態變數區分大小寫。** 請完全按照範本編輯器中顯示的格式使用，以確保正確填入。