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# 在 AgencyHandy 中创建、发送和管理客户发票
> 在 AgencyHandy 中创建发票的分步指南——选择客户、设置金额、添加备注、发送给客户并配置付款提醒。
在 AgencyHandy 中创建发票是一个简单直接的流程，可将您的账单直接关联到客户和订单。您填写客户信息、关联订单、设置金额、添加备注并发送——所有操作都在一个表单中完成。发送后，您可以跟踪付款状态、设置自动提醒，并随时将发票下载为 PDF。
您必须是 **超级管理员**、**管理员** 或 **项目经理** 才能创建发票。在生成发票之前，您的工作空间中必须至少存在一个客户。
## 发票前缀设置
在开始创建发票之前，请考虑配置您的发票前缀。前缀显示在每个发票编号之前，有助于将发票标识为属于您团队的发票。
在发票工作台中，点击右上角的 **设置** 按钮。
找到 **发票前缀** 字段，输入您想要的前缀（例如 `INV-` 或您团队名称的缩写）。
点击 **保存** 以将前缀应用于所有未来的发票。
## 创建发票
点击左侧边栏中的 **发票** 以打开发票工作台。
点击 **+ 创建发票**。发票创建表单将打开。
从下拉列表中选择客户名称。这是必填字段。该客户关联的所有订单 ID 将自动填充到下一个字段中。
要创建 **直接发票**（不关联订单），您可以将订单 ID 字段留空，或选择 **独立邮件** 向客户列表之外的任何电子邮件地址开票。
选择您要开票的具体订单 ID。这会将发票关联到系统中对应的订单。对于直接发票，请跳过此字段。
填写 **账单付款地址**：
* 国家、省/州和城市
* 邮政编码
* 街道地址（如适用）
该地址将出现在打印发票上，以符合规范并清晰标注。
在 **订单详情** 下，输入以下内容：
| 字段 | 说明 |
| -------------------- | ---------- |
| **货币** | 您希望收款的货币 |
| **订单 ID – 金额** | 与订单关联的货币价值 |
| **折扣（%）** 和 **折扣金额** | 应用任何适用的折扣 |
| **已付金额** | 客户已支付的任何金额 |
| **待付金额** | 剩余未付余额 |
| **总金额** | 订单的全部应付金额 |
对于 **直接发票**，点击 **添加项目** 手动添加明细项。输入项目名称、数量和价格。您可以添加多个项目。使用 **+ 税率** 来应用或创建税率（含税或不含税）。
在 **备注** 字段中，为客户添加任何额外说明——例如付款说明、项目参考或个人留言。
右侧的 **详情** 面板为您提供实时摘要，包括：
* 发票状态（默认为草稿）
* 客户名称、公司名称和地址
* 账单付款地址
* 服务名称和订单 ID
* 创建日期和截止日期
* 总金额
在继续操作之前，请仔细检查所有内容。
* 点击 **发送给客户** 立即通过电子邮件发送发票。状态将自动从 **草稿** 变为 **待付款**。
* 如果您想稍后再完成，请点击 **保存为草稿**。
系统会自动将团队 Logo 和地址添加到发票上——您无需在每张发票上手动输入。
## 发票状态流转
发票创建后，遵循既定的状态流程。只有团队才能在状态之间移动发票。
```
草稿 → 待付款（发送给客户时）
待付款 → 已付款（收到付款）
待付款 → 已作废（发票取消）
待付款 → 无法收回（坏账核销）
```
发票只能在 **草稿** 状态下 **编辑**。一旦发票变为待付款状态，您就无法编辑它。如果需要修改，请将发票作废并创建新的发票。
## 编辑发票
您只能在发票处于 **草稿** 状态时对其进行编辑。
在发票工作台中，找到您想编辑的草稿发票。点击它或勾选旁边的复选框。
从操作菜单中选择 **编辑** 选项。发票表单将打开，并预填充所有现有详情。
更新任何字段——账单详情、服务描述、数量、金额或付款条款。
点击 **保存** 以应用您的更改。
## 向客户发送发票
如果您将发票保存为草稿并想稍后发送：
在发票工作台中，找到您想发送的草稿发票。
打开发票，点击 **发送发票** 按钮。AgencyHandy 会将发票发送到客户存档的电子邮件地址。
查看确认消息以验证发票已成功发送。发票状态更新为 **待付款**。
如果发票处于 **草稿** 状态，您更新服务名称后，新名称将反映在发票上。一旦状态变为待付款、已付款、无法收回或已作废，发票上的服务名称将被锁定，不再更新。
## 下载和打印发票
团队和客户均可随时下载发票。
前往发票工作台，选择您想下载的发票。
从发票操作菜单中点击 **下载** 或 **打印** 选项。
选择 **PDF** 进行下载，或选择打印机设置以获取纸质副本。
将文件保存到您的设备或发送到打印机。打印后，将发票存档或根据需要与相关人员共享。
## 设置发票提醒
发票提醒功能让您能够自动通知客户即将到期、到期或逾期的发票，确保按时收款，无需手动跟进。
提醒仅适用于状态为 **待付款** 且设有 **截止日期** 的发票。
点击发票工作台右上角的 **设置** 按钮。
滚动到左侧面板 **模板** 部分的底部，然后点击 **编辑** 打开提醒配置弹窗。
选择以下选项之一：
* **顺序提醒** — 按您定义的间隔创建一系列提醒
* **不发送提醒** — 为所选发票禁用提醒
对于序列中的每个提醒：
* 选择 **提醒模板**（例如"即将到期的发票付款提醒"）
* 设置 **提醒日期** — 例如截止日期前或后 3 天
* 指定是在截止日期 **之前** 还是 **之后** 触发
点击 **+ 添加另一个提醒** 构建完整的提醒序列。点击任意提醒旁的 **删除** 按钮将其移除。
勾选复选框，将 **这些提醒设置应用于当前活跃的发票**，如果您希望新配置覆盖已处于待付款状态的发票。
点击 **更新** 保存并激活提醒计划。
## 直接发票（无需订单 ID）
当您需要在未创建订单的情况下快速向客户收费时，请使用直接发票工作流程。
前往 **发票 → 创建发票**。
选择 **个人** 或 **公司** 作为收款方类型。
* 从下拉菜单中选择 **现有客户**，或
* 选择 **独立邮件** 输入任意电子邮件地址——即使该地址未注册为客户
跳过订单 ID 字段。AgencyHandy 将创建一张不关联任何订单的独立发票。
点击 **添加项目** 添加包含名称、数量和价格的明细项。根据需要应用税率和折扣。总金额将自动更新。
输入账单付款地址，并为客户添加任何备注。
点击 **发送发票** 立即发送，或点击 **保存为草稿** 先进行审查。
直接发票非常适合加急需求、咨询电话，或您需要在正常订单工作流程之外进行收费的任何工作。独立发票的付款跟踪必须手动管理。