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# 配置外发邮件、SMTP 及邮件模板

> 在 AgencyHandy 中配置自定义发件人邮箱地址、连接 SMTP 服务器、添加 DKIM/SPF 记录以提升送达率，并自定义邮件模板。

AgencyHandy 的邮件设置功能允许您将默认的 `noreply@agencyhandy.com` 发件人替换为您自己的品牌邮箱地址，配置专用 SMTP 服务器以实现稳定投递，并自定义用于客户通知、发票、提案等场景的邮件模板。正确配置后，您的邮件将进入客户的收件箱而非垃圾邮件文件夹，且每封邮件都将体现您机构的品牌形象。

<Note>
  只有**超级管理员**和**管理员**才能配置邮件设置。请导航至**工作区配置 → 邮件设置**以访问相关选项。
</Note>

***

## 邮件设置组件概览

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="自定义邮箱地址" icon="envelope">
    设置客户收到工作区消息时看到的发件人姓名和邮箱地址。
  </Card>

  <Card title="DKIM 和 SPF 记录" icon="shield-check">
    添加 DNS 身份验证记录，证明您的邮件来源合法，防止被标记为垃圾邮件。
  </Card>

  <Card title="SMTP 服务器" icon="server">
    连接您自己的邮件服务器（例如 Gmail、Outlook 或自定义域名服务器），通过 AgencyHandy 发送所有外发邮件。
  </Card>

  <Card title="邮件模板" icon="file-lines">
    自定义 AgencyHandy 发送给客户的每封自动邮件的内容、主题行和品牌元素。
  </Card>
</CardGroup>

***

## 第一部分：设置自定义邮箱地址

在配置发件人邮箱之前，您需要一个已注册的域名并开通邮件托管服务。常见的服务提供商包括 Google Workspace、Microsoft 365、Zoho Mail 和 Cloudflare Email Routing。

<Steps>
  <Step title="注册域名并设置邮件托管">
    如果您尚未注册域名，请在域名注册商（例如 GoDaddy、Namecheap、Cloudflare）处注册，并申请邮件托管服务。确保您可以在该域名下创建和管理邮箱地址（例如 `hello@youragency.com`）。
  </Step>

  <Step title="在 AgencyHandy 中导航至邮件设置">
    登录 AgencyHandy，在左侧导航栏中点击**工作区配置**，然后点击**邮件设置**。
  </Step>

  <Step title="输入发件人姓名和邮箱">
    在**发件人姓名**字段中，输入客户将看到的发件人名称（例如 `AgencyHandy Support` 或您机构的名称）。在**发件人邮箱**字段中，输入自定义邮箱地址（例如 `hello@youragency.com`）。点击**保存**。
  </Step>

  <Step title="验证您的邮箱地址">
    AgencyHandy 将向您输入的邮箱地址发送一封验证邮件。打开您的收件箱，找到验证邮件，点击链接确认所有权。
  </Step>

  <Step title="配置 DKIM、SPF 和 DMARC DNS 记录">
    保存发件人邮箱后，AgencyHandy 将为您提供需要添加的 DNS 记录：

    * **SPF 记录**（TXT 类型）——授权 AgencyHandy 代表您的域名发送邮件。
    * **DKIM 记录**（3 条 CNAME 记录）——为外发邮件添加加密签名，以便收件服务器验证真实性。
    * **DMARC 记录**——定义收件服务器处理身份验证失败邮件的方式。

    将上述所有记录添加到您在域名注册商处的域名 DNS 设置中。对于 DKIM CNAME 记录，如果您使用 Cloudflare，请确保**禁用代理状态**。
  </Step>

  <Step title="确认激活状态">
    返回 AgencyHandy 中的邮件设置页面。一旦所有 DNS 记录完成传播（通常需要 2 分钟至 2 小时），邮件状态将从**待处理**更新为绿色对勾 ✅。您的自定义邮箱现已激活。
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  使用 [MXToolbox](https://mxtoolbox.com/DKIM.aspx) 或 [dmarcian 的 DKIM 验证工具](https://dmarcian.com/dkim-validator/) 验证您的 DKIM 记录是否配置正确。等待传播期间，请定期刷新邮件设置页面。
</Tip>

***

## 第二部分：配置 DKIM 和 SPF（独立设置）

如果您需要单独生成或重新生成 DKIM 和 SPF 记录，请按以下路径操作：

**工作区配置 → 邮件 → DKIM 和 SPF 设置 → 生成 DKIM 和 SPF 记录。**

然后将记录添加到您的 DNS 中：

| 记录类型     | DNS 类型 | 配置内容                                              |
| -------- | ------ | ------------------------------------------------- |
| SPF      | TXT    | 从 AgencyHandy 复制**名称**和**值**，在 DNS 中添加一条新的 TXT 记录 |
| DKIM（×3） | CNAME  | 复制每对**名称**和**值**；添加 3 条独立的 CNAME 记录，并禁用代理         |

<Note>
  DKIM 和 SPF 记录的传播时间为 **2 分钟至 2 小时**不等。如果 2 小时后状态仍显示待处理，请检查记录是否输入无误，以及是否存在冲突记录。
</Note>

***

## 第三部分：设置 SMTP

SMTP（简单邮件传输协议）允许您将 AgencyHandy 的所有外发邮件通过您自己的经验证邮件服务器进行路由，从而更好地控制送达率和品牌一致性。

<Note>
  您只能使用**自定义域名邮箱**或 **SMTP 邮件提供商**之一，不能同时使用两者。随时可以在两者之间切换，但切换回自定义邮箱时需要重新输入邮件配置信息。
</Note>

<Steps>
  <Step title="打开 SMTP 服务器设置">
    前往**工作区配置 → 邮件设置**，然后点击 **SMTP 服务器**。
  </Step>

  <Step title="切换至 SMTP 提供商（如需）">
    如果您已配置了自定义邮箱，将弹出确认窗口询问是否切换。点击**切换至 SMTP** 继续操作。这将禁用现有的自定义邮箱设置。
  </Step>

  <Step title="输入您的 SMTP 凭据">
    填写以下必填字段：

    | 字段     | 示例值                  | 说明                    |
    | ------ | -------------------- | --------------------- |
    | 主机名    | `smtp.gmail.com`     | 您的邮件提供商 SMTP 服务器地址    |
    | 用户名    | `you@yourdomain.com` | 您的完整邮箱地址              |
    | 密码     | 应用专用密码               | 使用应用专用密码（详见下文）        |
    | 端口     | `465` 或 `587`        | 465 用于 SSL，587 用于 TLS |
    | 自动 TLS | 开启/关闭切换              | 可选——启用自动 TLS 升级       |

    完成后点击**保存**。
  </Step>

  <Step title="生成应用专用密码（以 Gmail 为例）">
    如果您使用启用了双重验证的 Gmail（应用专用密码需要此设置）：

    1. 前往 [myaccount.google.com/security](https://myaccount.google.com/security) 确认两步验证已激活。
    2. 访问 [myaccount.google.com/apppasswords](https://myaccount.google.com/apppasswords)。
    3. 点击**选择应用**，选择**邮件**（或输入自定义名称），然后点击**选择设备**并选择您的设备。
    4. 点击**创建**——Google 将生成一个 16 位应用专用密码。
    5. 复制该密码并粘贴到 AgencyHandy SMTP 设置的**密码**字段中。

    <Warning>
      请使用**应用专用密码**，而非您的常规 Google 账户密码。如果启用了双重验证，使用常规密码将会失败，并可能触发安全警报。
    </Warning>
  </Step>

  <Step title="确认设置完成">
    保存后，AgencyHandy 将显示成功消息，确认"SMTP 创建成功。"已保存的主机名、用户名和端口信息将显示在 SMTP 设置页面上。
  </Step>

  <Step title="测试 SMTP 连接">
    点击**测试**按钮并输入收件人邮箱地址。AgencyHandy 将向该地址发送一封测试邮件。检查收件箱中的确认消息："这是一封确认邮件，说明您在 Agency Handy 中的邮件设置运行正常。"
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  每个工作区同一时间只能有一个 SMTP 配置处于激活状态。一旦配置了 SMTP，AgencyHandy 的所有外发邮件——发票、提案、任务通知——都将通过您的 SMTP 服务器发送。
</Tip>

***

## 第四部分：自定义邮件模板

AgencyHandy 为其发送的每封自动邮件提供了预置模板。您可以自定义每个模板以匹配您的品牌风格，并包含相关的动态内容。

**可用模板包括：**

* 客户注册
* 发送提案
* 任务审核
* 发送发票
* 发票和订阅提醒
* 工单创建通知

<Steps>
  <Step title="打开邮件模板">
    前往**工作区配置 → 邮件**，然后从子菜单中选择**邮件模板**。
  </Step>

  <Step title="选择要编辑的模板">
    页面将显示所有可用模板的完整列表。点击任意模板可打开其配置页面。
  </Step>

  <Step title="自定义模板字段">
    根据需要更新以下内容：

    * \*\*发件人邮箱：\*\*选择发送此模板的已配置邮箱地址。
    * \*\*主题：\*\*编写简洁明了的主题行。
    * \*\*正文：\*\*编辑消息内容，使其符合您机构的语气和表达风格。
    * \*\*动态变量：\*\*插入占位符，例如 `{{client_name}}`、`{{company_name}}` 或 `{{invoice_id}}`，以自动填充客户特定数据。
    * \*\*社交媒体链接：\*\*添加您机构社交主页的链接，以促进用户互动。
  </Step>

  <Step title="发送测试邮件">
    点击**发送测试**，将模板预览发送到您的收件箱。验证格式、内容以及所有动态变量是否正确解析。
  </Step>

  <Step title="保存更改">
    点击**保存更改**以应用更新后的模板。新版本将用于该模板类型的所有未来自动邮件。
  </Step>
</Steps>

***

## 重要说明

* \*\*SMTP 与自定义邮箱互斥。\*\*每个工作区同一时间只能有一种方式处于激活状态。
* \*\*切换时需重新输入邮箱信息。\*\*如果您从 SMTP 切换回自定义邮箱设置，必须重新输入自定义邮箱凭据。
* \*\*SMTP 凭据错误将阻止所有外发邮件。\*\*SMTP 更改后如果邮件停止发送，请仔细检查主机名、端口、用户名和密码。
* \*\*DKIM/SPF 传播需要时间。\*\*最多等待 2 小时并刷新邮件设置页面，然后再判断是否存在错误。
* \*\*动态变量区分大小写。\*\*请严格按照模板编辑器中显示的格式使用，以确保正确填充数据。