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AgencyHandy User Guide - For Agency
AgencyHandy User Guide - For Agency
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Email Template Configuration

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The Email Templates feature in AgencyHandy allows agencies to configure email templates for various communication scenarios, ensuring consistent and professional correspondence with clients. Agencies can customize templates for client sign-ups, proposal submissions, task reviews, ticket creation, invoice sending, and more.

What:

This feature enables agencies to set up and manage email templates for invoice reminders, subscription reminders, client notifications, and more.

Purpose:

Configuring email templates offers several benefits:

  • Consistency: Email templates ensure consistent communication by standardizing the format and content of client emails.

  • Efficiency: Pre-defined templates save time by eliminating the need to compose emails from scratch for common scenarios.

  • Professionalism: Well-designed templates enhance the agency's professional image and brand consistency in client communications.

Pre-conditions:

  • Users must have administrative access to manage email templates.

  • The sender email and SMTP setup must be configured in AgencyHandy.

Steps to Use:

Log In to Your AgencyHandy Account:

  • Access your account using your credentials.

  1. Navigate to Workspace Config:

    • On the left-hand menu, click on Workspace Config.

  2. Access Email Templates Section:

    • Under the Emails dropdown, select Email Template to view the list of available templates.

  3. View Available Email Templates:

    • A variety of templates are displayed, such as:

      • Client Sign-up Template

      • Send Proposal Template

      • Task Review Template

      • Send Invoice Template

      • Reminders Template.

  4. Select a Template to Edit:

    • Click on any template to open its configuration page.

  5. Customize the Email Template:

    • Update the following fields as needed:

      • Sender Email: Select the email address from which to send it.

      • Dynamic Variables: Add placeholders like {{company_name}}, {{client_name}}, or {{invoice_id}} to personalize emails.

      • Subject: Write a clear and concise subject line.

      • Body: Customize the message body to align with your communication goals.

      • Social Media Links: Add links to your agency's pages to encourage client engagement.

  6. Preview and Test the Email Template:

    • Use the Send Test button to send a test email to verify the template's functionality and layout.

  7. Save Changes:

    • After making the necessary updates, click Save Changes to apply the modifications.


Important Notes:

  • Ensure that the sender email is correctly set up in the SMTP configuration.

  • Dynamic variables like {{client_name}} and {{invoice_id}} automatically populate relevant client-specific data in the email.

  • Default templates are available for invoice reminders, subscription reminders, and other notifications, and they can be customized further.

  • Test emails allow you to verify the content and format before sending them to clients.