Préfixe de Facture

La fonctionnalité Préfixe de facture d’Agency Handy permet aux agences de personnaliser les numéros de facture à l’aide d’un préfixe statique (ex : INV-, Agence-) et d’un format incluant un compteur séquentiel ({{n}}) et des variables de date optionnelles ({{dd}}, {{mm}}, {{yyyy}}).

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🎯 Objectif

✅ Suivi facile : Organisez vos factures avec un système de numérotation structuré. ✅ Image de marque : Ajoutez le nom ou les initiales de l’agence. ✅ Professionnalisme : Utilisez un format propre et cohérent. ✅ Automatisation : Générez automatiquement les numéros de facture, sans intervention manuelle.

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✅ Préconditions

• Rôle requis : Seuls les Super Admins et Admins peuvent configurer les préfixes.

• Format par défaut (si non défini) :

  • Préfixe : INV-

  • Format : {{n}}-{{dd}}-{{mm}}-{{yyyy}}

• {{n}} est obligatoire.

• Les variables de date reflètent la date de création de la facture.

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🧭 Étapes d’utilisation

1. Configurer un Préfixe de Facture

Étape 1 : Accéder aux Paramètres

• Connectez-vous à Agency Handy en tant qu’Admin ou Super Admin.

• Allez dans Paramètres → Paramètres de Facturation.

• Cliquez sur Modifier le préfixe de facture.

Étape 2 : Ajouter un Préfixe

• Saisissez un préfixe statique (ex : INV-, Agence 2025-).

• Caractères autorisés : lettres, chiffres, espaces, caractères spéciaux.

Exemples valides :

• INV-

• Agence-

• Facture 2025-

Étape 3 : Choisir un Format de Facture

• Utilisez les variables suivantes :

  • {{n}} : numéro séquentiel automatique.

  • {{dd}} : jour.

  • {{mm}} : mois.

  • {{yyyy}} : année.

Formats possibles :

• {{n}}/{{dd}}/{{mm}}/{{yyyy}} → 1/23/01/2025

• {{n}}/{{mm}}/{{yyyy}} → 1/01/2025

• {{n}}/{{yyyy}} → 1/2025

• Format par défaut : {{n}}-{{dd}}-{{mm}}-{{yyyy}}

Étape 4 : Aperçu en Direct

• Visualisez instantanément à quoi ressemblera votre numéro de facture.

Exemple :

• Préfixe : Agence-

• Format : {{n}}/{{dd}}/{{mm}}/{{yyyy}}

• Résultat : Agence-1/23/01/2025

Étape 5 : Enregistrer

• Cliquez sur Enregistrer les modifications pour appliquer ce format aux prochaines factures.

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🔄 Génération des Numéros

Préfixe	Format	Résultat
INV-	{{n}}/{{yyyy}}	INV-1/2025
Agence-	{{n}}-{{dd}}-{{mm}}-{{yyyy}}	Agence-1-23-01-2025
Facture-	{{n}}/{{mm}}/{{yyyy}}	Facture-1/01/2025

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🔁 Règles de Réinitialisation

• ✅ Changement de préfixe = compteur remis à 1.

  • INV-1 → INV-2, puis changement à Facture- → commence à Facture-1.

• ✅ Retour à un ancien préfixe = le compteur reprend là où il s’était arrêté.

  • Revenir à INV- → continue à INV-3 si déjà utilisé.

• ❌ Changer uniquement le format = le compteur ne se réinitialise pas.

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📍 Où s’affiche le numéro formaté ?

• ✅ Liste des factures

• ✅ Détails d’une facture

• ✅ PDF client et e-mails envoyés

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📌 Notes Importantes

• Le champ de préfixe n’accepte pas de variables dynamiques ({{n}} doit rester dans le format uniquement).

• Les variables {{dd}}, {{mm}}, {{yyyy}} reflètent la date de création.

• Un message d’erreur "Variable invalide" apparaîtra si vous saisissez une mauvaise variable.

• Aucune limite de caractères pour le préfixe.

• Le numéro est défini à la création de la facture, y compris en mode brouillon.