Configurer les Emails – AgencyHandy

La configuration des emails dans AgencyHandy fait partie des paramètres essentiels du workspace, permettant une communication professionnelle, sécurisée et cohérente entre l’agence et ses clients. Elle comprend la définition d’adresses email, la configuration de DKIM & SPF, la génération de clés SMTP, et la personnalisation des modèles d’email.

🎯 Objectifs de la configuration des emails

• ✅ Communication professionnelle : Assurez-vous que tous les emails envoyés aux clients proviennent d’adresses officielles et vérifiées.

• 🔐 Prévention du spam : Authentifiez vos emails avec DKIM & SPF pour éviter qu’ils soient marqués comme indésirables.

• 🚀 Transmission sécurisée : Utilisez des clés SMTP pour garantir la sécurité et l’intégrité des échanges.

• 🖋 Communication cohérente : Personnalisez les modèles d’email selon l’image de marque de votre agence.

✅ Pré-requis

• Avoir un accès administrateur à l’espace de travail pour configurer les paramètres emails.

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⚙️ Paramètres disponibles dans la configuration des emails

1. Définir l’adresse email d’expédition

• Ajoutez l’adresse email à partir de laquelle les clients recevront les messages.

• Objectif : renforcer la confiance en garantissant que les emails proviennent d’une source officielle.

2. Configurer DKIM & SPF

• 📌 DKIM (Domain Keys Identified Mail) : Ajoute une signature numérique à vos emails pour authentifier leur origine.

• 📌 SPF (Sender Policy Framework) : Définit quels serveurs sont autorisés à envoyer des emails pour votre domaine.

• Ces paramètres améliorent la livrabilité des emails et réduisent le risque de phishing ou d’usurpation.

Ces enregistrements doivent être ajoutés dans la configuration DNS de votre nom de domaine (via votre hébergeur, ex. : Namecheap, GoDaddy).

3. Générer des clés SMTP

• 📤 SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) est utilisé pour transmettre vos emails vers les serveurs de vos clients.

• AgencyHandy vous permet de générer des clés SMTP sécurisées à utiliser dans votre système de messagerie.

• Objectif : garantir que les emails sont chiffrés et authentifiés.

4. Personnaliser les modèles d’email

• Créez des modèles standardisés alignés avec votre charte graphique :

  • Adresse d’expéditeur

  • Variables dynamiques (ex. : nom du client, nom du projet)

  • Objet de l’email

  • Contenu principal

  • Liens vers vos réseaux sociaux

Vous pouvez également inclure une signature d’agence et utiliser des blocs de contenu modulaires pour créer différents types de messages (confirmation, facturation, rappel, etc.).

📌 Bonnes pratiques & recommandations

• ✔ Utilisez une adresse professionnelle et reconnaissable (ex. : [email protected]).

• ✔ Assurez-vous que les enregistrements DNS (SPF/DKIM) sont bien configurés pour éviter les rebonds et les mises en spam.

• ✔ Testez vos modèles d’email avec des outils comme Mail Tester pour vérifier la délivrabilité.

• ✔ Gardez le ton et le style d’écriture cohérents dans tous les modèles.

• ✔ Ajoutez un lien de désinscription pour respecter les normes RGPD / anti-spam.

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🛠 En résumé – Étapes rapides de configuration

Paramètre	Action requise
Adresse d’expédition	Ajouter une adresse officielle utilisée par votre agence
DKIM & SPF	Copier les valeurs fournies et les ajouter dans les DNS
Clés SMTP	Générer et configurer dans votre outil de messagerie
Modèles d’email	Personnaliser contenu, style, et variables dynamiques
Sauvegarde des paramètres	Cliquer sur "Save" pour valider toutes les modifications