Gestion des abonnements & facturation récurrente dans Agency Handy

Gérer efficacement les abonnements est essentiel pour les agences proposant des services récurrents. Agency Handy offre un système fluide de gestion des abonnements qui automatise la génération de factures, simplifie les paiements, et assure une interaction client sans friction.

Ce guide vous accompagne à travers l’ensemble du processus — de la création d’un service à abonnement à la gestion des renouvellements, des échecs de paiement et des annulations. Grâce à des fonctionnalités telles que les factures automatiques, les cycles de facturation multiples et un suivi détaillé, Agency Handy vous permet de vous concentrer sur la valeur ajoutée tandis que le système gère la facturation.

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✅ Pré-requis

• Accès par rôle : Disponible pour SuperAdmin, Admin, PM et Client.

• Intégration de paiement : Stripe/PayPal requis pour les paiements automatiques.

• Configuration de service : Le service doit avoir une option de paiement récurrent activée.

• Abonnement client : Un abonnement actif doit exister pour lancer la facturation récurrente.

• Gestion des commandes : Le comportement de renouvellement doit être défini pour chaque abonnement.

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🔹 1. Créer un service à abonnement

Étape 1 : Accéder à la création de service

• Connectez-vous au tableau de bord Agency Handy.

• Allez dans Services via le menu latéral.

• Cliquez sur Créer un nouveau service.

Étape 2 : Définir les détails de l’abonnement

• Type de service : Sélectionnez Abonnement.

• Type de paiement : Choisissez Récurrent.

• Cycle de facturation :

  • Quotidien

  • Hebdomadaire

  • Mensuel

  • Annuel

• Comportement de renouvellement :

  • Créer une nouvelle commande : Génère une nouvelle commande avec de nouvelles échéances à chaque cycle.

  • Mettre à jour la commande existante : Modifie son statut en "En cours" et rafraîchit les dates.

  • Ne rien changer : Maintient la commande actuelle tout en générant les factures récurrentes.

Étape 3 : Définir le prix et la méthode de paiement

• Tarif d’abonnement : Saisissez le montant récurrent.

• Méthode de paiement :

  • Stripe

  • PayPal

  • Manuel

Étape 4 : Enregistrer et publier

• Relisez les informations.

• Cliquez sur Enregistrer pour brouillonner ou Publier pour le rendre disponible à l’achat.

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🔹 2. Flux de création d’abonnement

Dès qu’un client achète un service à abonnement :

• Un abonnement est créé dans Gestion des abonnements.

• Une commande est automatiquement générée.

• Une facture liée à la commande est créée :

  • Commandes en libre-service :

    • Facture marquée comme payée automatiquement.

    • Paiement traité immédiatement via le mode de paiement enregistré.

  • Commandes manuelles :

    • Facture envoyée au client.

    • Paiement à confirmer manuellement par l’agence.

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🔹 3. Gérer les abonnements

Accéder aux abonnements

• Allez dans Gestion des abonnements via le menu latéral.

• Sélectionnez un abonnement pour voir :

  • ID d’abonnement

  • Nom du client

  • Nom du service

  • Tarif de l’abonnement

  • Nombre de commandes

  • Dernier paiement

  • Prochain paiement

  • Total des paiements effectués

  • Statut de l’abonnement (Actif / Inactif)

Modifier les détails

• Cliquez sur Modifier.

• Vous pouvez ajuster :

  • La méthode de paiement

  • Le cycle de facturation (pour les futurs paiements)

• Enregistrez les modifications.

Annuler un abonnement

• Cliquez sur Annuler l’abonnement.

• Une pop-up s’ouvre : "Souhaitez-vous également annuler la dernière commande ?"

  • Oui ➝ l’abonnement est annulé.

  • Non ➝ la commande reste active jusqu’à son échéance.

🔒 Seuls les Super Admins ou Admins peuvent annuler un abonnement. Les clients ne peuvent pas annuler eux-mêmes.

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🔹 4. Facturation & paiements

Génération automatique de factures

• Libre-service :

  • Factures automatiquement payées si le paiement est réussi.

• Manuel :

  • Factures envoyées au client.

  • Doivent être marquées comme payées manuellement.

Échec de paiement

• La facture reste ouverte.

• Aucune commande n’est générée.

• Une notification d’échec est envoyée au client et à l’agence.

• L’agence peut :

  • Réessayer le paiement

  • Demander une mise à jour des informations de paiement

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🔹 5. Notifications & mises à jour

Avant le renouvellement

• Sujet : Rappel de renouvellement d’abonnement pour [Nom_du_Service]

• Envoyé X jours avant le renouvellement

Paiement réussi

• Sujet : Paiement reçu pour la facture [Numéro_de_Facture]

• Notification envoyée immédiatement après paiement

Paiement échoué

• Notification admin : "Échec de paiement pour [Nom_du_Client] – Service : [Nom_du_Service]"

• Notification client : "Votre paiement pour [Nom_du_Service] a échoué. Veuillez mettre à jour votre méthode de paiement."

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🔹 6. Règles de suppression de service

• Un service avec des abonnements actifs ne peut pas être supprimé.

• Le bouton Supprimer est masqué tant que l’abonnement n’est pas annulé.

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📝 Remarques importantes

Clients non-payants = Leads

• Les clients ayant commencé un abonnement sans payer sont marqués comme Leads.

Factures multiples

• Seules les commandes manuelles permettent la répétition de factures.

Factures Stripe/PayPal manuelles

• Seules des factures ponctuelles peuvent être ajoutées manuellement.

Restrictions de devises

• La devise ne peut pas être modifiée dans les commandes manuelles.

Prix des factures

• Les cycles de facturation des factures sont indépendants de ceux des commandes.

Répétition des anciennes factures

• Les factures ne se répètent pas indéfiniment. Une limite est définie.

Dates d’échéance automatiques

• L’échéance de la facture est définie automatiquement selon le cycle de facturation.

Historique d’abonnement

• Un clic sur l’ID d’abonnement ouvre l’historique complet (paiements, factures, changements).