Abonnement

La fonctionnalité de facturation récurrente et de gestion des abonnements dans Agency Handy permet aux agences d’automatiser le processus de facturation basé sur les abonnements. Les agences peuvent configurer des plans tarifaires récurrents, générer automatiquement des factures et percevoir des paiements efficacement. Le système prend en charge des cycles de facturation flexibles (quotidiens, hebdomadaires, mensuels, annuels) pour une gestion fluide des abonnements clients.

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✅ Guide complet du flux d'abonnement dans Agency Handy

🔹 Étape 1 : Créer un service basé sur l’abonnement

1. Connectez-vous à votre compte Agency Handy et allez dans Services.

2. Cliquez sur Créer un nouveau service.

3. Sélectionnez Abonnement comme type de service.

4. Définissez :

   • Cycle de facturation (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel, Annuel)

   • Comportement de renouvellement (Créer une nouvelle commande / Mettre à jour l'existante / Ne rien changer)

   • Tarification et méthode de paiement (PayPal, Stripe, Manuel)

5. Cliquez sur Publier pour rendre le service disponible à l'achat.

🔹 Étape 2 : Le client achète un abonnement

• Le client choisit un service d’abonnement depuis le tableau de bord de l’agence.

• Il passe à la caisse et sélectionne un mode de paiement.

Agency Handy génère automatiquement :

• Un ID d’abonnement

• Une commande

• Une facture

➡️ Si le client utilise PayPal ou Stripe, le paiement est immédiat et la facture est marquée comme payée. ➡️ Si le client utilise le paiement manuel, la facture reste ouverte jusqu’à validation manuelle par l’agence.

🔹 Étape 3 : Facturation récurrente automatisée

À chaque date de renouvellement, Agency Handy :

• Tente de débiter automatiquement (si PayPal ou Stripe est utilisé)

• Génère une nouvelle facture (ou met à jour l'existante selon le paramétrage)

• Si le paiement réussit ➝ facture payée

• Si le paiement échoue :

  • La facture reste ouverte

  • Le client reçoit une notification d’échec de paiement

  • L’agence peut retenter ou demander une mise à jour des infos de paiement

🔹 Étape 4 : Gérer les abonnements actifs

• Accédez à Gestion des abonnements

• Visualisez les détails :

  • Nom du client, montant de l’abonnement, date du dernier paiement, prochain paiement, nombre total de paiements effectués

• Actions possibles :

  • Annuler l’abonnement (avec ou sans résiliation de la dernière commande)

🔹 Étape 5 : Gérer les annulations et suppressions

• Annuler l’abonnement : arrête la facturation future mais conserve les commandes existantes.

• Supprimer un service : possible uniquement si tous les abonnements liés sont annulés.

🔹 Étape 6 : Notifications & Emails

• Rappel de renouvellement : envoyé avant la date de renouvellement

• Confirmation de paiement réussi : envoyé immédiatement après paiement

• Alerte de paiement échoué : envoyée à l’agence et au client

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📌 Notes importantes

1️⃣ Création et gestion des abonnements

• ❌ Les clients ne peuvent pas annuler eux-mêmes leur abonnement. Seuls les SuperAdmins ou Admins le peuvent.

• 🔒 Les ID d’abonnement sont uniques et non modifiables.

2️⃣ Facturation récurrente et génération de factures

• ✅ Les factures sont automatiquement générées pour les commandes en libre-service.

• 📥 Pour les paiements manuels, l’admin doit marquer la facture comme payée.

• 🕐 Si le client ne paie pas ➝ il devient un Lead jusqu’au paiement.

• 💳 Seules les factures ponctuelles peuvent être créées manuellement pour Stripe/PayPal.

3️⃣ Gestion des échecs de paiement

• ❌ En cas d’échec, aucune nouvelle commande n’est générée.

• 🚨 Une notification est envoyée automatiquement à l’admin et au client.

• 🔁 Le statut de l’abonnement reste actif tant qu’il n’est pas annulé manuellement.

4️⃣ Annulations et suppressions

• 🚫 Un service ne peut pas être supprimé s’il y a des abonnements actifs.

• ✂️ Lors de l’annulation, l’admin peut choisir :

  • Annuler l’abonnement et la dernière commande

  • Annuler l’abonnement uniquement, et laisser la commande active jusqu’à son échéance

5️⃣ Historique et enregistrement

• 🧾 Chaque abonnement a un historique complet (paiements, modifications, factures)

• 🔁 Les factures récurrentes sont limitées selon le cycle choisi (pas de répétition infinie)

• 📆 Les dates d’échéance sont définies automatiquement selon le cycle de facturation

6️⃣ Notifications

• 📧 Rappels de renouvellement envoyés quelques jours avant facturation

• ✅ Paiements réussis ➝ notifications immédiates

• ❗ Admins alertés en cas d’échec pour prendre des mesures