Génération Automatique de Factures

Cette fonctionnalité garantit que les factures sont créées et envoyées aux clients en fonction du cycle de facturation récurrent défini dans les paramètres du service. Cette automatisation simplifie le processus de facturation et améliore l'efficacité.

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✅ Avantages

• Cohérence : Les factures sont générées et envoyées automatiquement, sans intervention manuelle.

• Efficacité : Réduction de la charge administrative liée à la création manuelle de factures.

• Paiements en temps voulu : Les clients reçoivent leurs factures à temps, ce qui améliore la trésorerie.

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🔒 Pré-conditions

• Configuration active de l’abonnement : Le service doit être configuré avec un plan de paiement par abonnement.

• Passerelle de paiement intégrée : Une passerelle de paiement (ex : Stripe, PayPal) doit être configurée pour le traitement des paiements.

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🛠️ Étapes à suivre

1. Configurer le Plan d’Abonnement

• Assurez-vous que le service est configuré avec un plan de paiement récurrent.

• Définissez le cycle de facturation (quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel) ainsi que le tarif associé.

2. Création Automatique des Factures

• Clients en libre-service (Self-Checkout) : À chaque début de cycle, une facture avec le statut “Payée” est automatiquement générée pour les clients ayant payé en ligne.

• Commandes manuelles : Lorsqu’une commande est créée manuellement :

  • La première facture doit être générée manuellement.

  • Ensuite, les factures seront automatiquement générées selon le cycle défini.

3. Gestion des Échecs de Paiement

• Statut “Ouvert” : Si un paiement échoue, la facture reste avec le statut "Ouvert".

• Pas de nouvelle commande : Aucune commande n’est générée tant que le problème de paiement n’est pas résolu.

• Notifications :

  • Le client est notifié de l’échec.

  • L’agence est alertée pour effectuer un suivi ou relancer le paiement.

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📝 Notes Importantes

• Suivi du Statut : Il est essentiel de suivre le statut des factures (Payée / Ouverte / Échec) pour surveiller les paiements.

• Gestion des erreurs : En cas d'erreur (ex : connexion à la passerelle), une fois le problème corrigé, le système recalcule automatiquement et génère les factures/commandes manquantes.

• Différents Cycles de Facturation :

  • Les commandes et factures peuvent avoir des cycles décalés.

  • Exemple : Un abonnement débute le 1er juin avec un cycle mensuel. Une facture manuelle est créée le 3 juin. 👉 La prochaine commande est prévue le 1er juillet. La prochaine facture sera générée le 3 juillet.

• Après la première facture manuelle, les factures suivantes sont générées automatiquement.

• Les factures sont répétées tant que leur statut est “Ouvert” ou “Payée”.

• Si une erreur empêche la génération d'une facture ou commande, elle sera automatiquement corrigée et recréée une fois le système rétabli.