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  3. Fichiers

Commentaires sur les Fichiers

La fonctionnalité Commentaires sur les fichiers dans AgencyHandy permet aux utilisateurs de fournir des retours ciblés sur les images, PDF et vidéos attachés aux tâches et commandes. Elle prend en charge la gestion des versions, permet de marquer les commentaires comme résolus, et facilite une collaboration fluide grâce au suivi des retours sur les différentes itérations de fichiers.

Qu’est-ce que c’est ?

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de téléverser, commenter et gérer les retours sur des fichiers spécifiques tout en conservant un historique des versions pour une collaboration et une gestion des tâches efficaces.

Objectifs :

  • Garantir des commentaires clairs et exploitables sur les fichiers attachés.

  • Permettre des retours précis sur des sections ou des horodatages spécifiques.

  • Faciliter la collaboration grâce au suivi des versions et à la résolution des commentaires.

Préconditions :

  • Les utilisateurs doivent avoir accès aux tâches ou commandes contenant des fichiers attachés.

  • Les utilisateurs doivent avoir les rôles suivants : Super Admin, Admin, Chef de Projet (PM) ou Client pour pouvoir commenter, gérer ou résoudre les commentaires.

  • Les fichiers doivent être téléversés comme pièces jointes à des tâches ou commandes.

Étapes d’utilisation :

🔐 Se connecter à son compte AgencyHandy

Connectez-vous avec vos identifiants.

📂 Accéder à la section des fichiers

Cliquez sur la section Fichiers dans la colonne de gauche pour visualiser les fichiers téléversés ou créer un dossier pour en ajouter de nouveaux.

📁 Accéder aux fichiers

Trouvez les fichiers attachés à vos tâches ou commandes. Vous pouvez créer un dossier, téléverser des fichiers ou accéder à ceux déjà ajoutés.

Fournir des retours :

🖼️ Pour les images et les PDF :

  • Ouvrez le fichier et utilisez les outils (Flèche, Ligne, Rectangle) pour mettre en évidence des sections spécifiques.

  • Ajoutez un commentaire en sélectionnant une zone précise et en saisissant votre retour.

  • Utilisez les boutons annuler ou rétablir pour corriger vos actions.

  • Vous pouvez changer la couleur de la flèche en cliquant sur le bouton de couleur.

🎥 Pour les vidéos :

  • Mettez la vidéo en pause et ajoutez un commentaire horodaté.

  • Vous pouvez masquer l’horodatage pour un retour général.

  • La vidéo se met automatiquement en pause lors de la rédaction d’un commentaire.

📝 Annoter avec commentaire :

  • Cliquez sur les boutons d’annotation et choisissez l’endroit à annoter.

  • Une boîte de commentaire apparaîtra en haut à droite.

  • Rédigez votre commentaire, puis choisissez de le partager avec l’équipe ou seulement avec le client.

  • Cliquez sur Enregistrer.

Actions avec le bouton à trois points (︙) :

  • Modifier : pour éditer le fichier.

  • Copier : pour copier une réponse.

  • Supprimer : pour effacer un commentaire.

  • Équipe seulement : pour rendre le fichier visible uniquement par l’équipe.

✅ Résoudre un commentaire

  • Cliquez sur le bouton en forme de coche pour marquer un commentaire comme "Résolu".

  • Les commentaires résolus restent visibles avec une étiquette "Résolu" et peuvent être rouverts si nécessaire.

🔄 Gestion des versions de fichiers

  • Cliquez sur "Téléverser une nouvelle version" pour ajouter une version mise à jour d’un fichier.

  • Toutes les versions précédentes et leurs commentaires sont conservés.

  • Utilisez le menu déroulant des versions pour consulter les retours par version.

🧐 Revoir les versions de fichiers

  • Passez en revue les fichiers à l’aide des boutons "À Revoir" ou "Approuvé".

  • Cliquez sur le bouton "Mettre à jour" pour confirmer votre action.

🔍 Rechercher dans les commentaires

  • Cliquez sur le bouton "Rechercher" en haut à droite.

  • Tapez tout ou partie du commentaire à rechercher, il sera mis en surbrillance.

ℹ️ Remarques importantes :

  • Le client peut voir et annoter uniquement si la révision client est activée.

  • Le visualiseur de fichiers et les commentaires sont disponibles là où le visualiseur de tâches est intégré.

  • Il est possible d’ajuster la taille de la gomme.

  • Aucun utilisateur ne peut annoter sans commenter — un commentaire est obligatoire après toute annotation.

🗂️ Approuver ou demander des modifications :

Pour les fichiers :

Les Super Admins, Admins, PMs et Clients peuvent marquer les fichiers comme "À revoir" ou "Approuvé". Une notification est envoyée lorsqu’une action est réalisée.

💬 Règles de commentaires :

  • Les commentaires sont spécifiques à une version.

  • Les utilisateurs ayant accès au fichier peuvent être mentionnés dans un commentaire.

  • Les clients ne peuvent être mentionnés que si la révision client est activée.

  • Les commentaires peuvent être modifiés ou supprimés par leur auteur, un Super Admin ou un Admin.

✅ Résolution des commentaires :

  • Les Super Admin, Admin, PM et Clients peuvent marquer un commentaire comme "Résolu".

  • Les commentaires résolus sont visibles et peuvent être rouverts.

🕓 Gestion des versions :

  • Les nouvelles versions notifient les utilisateurs.

  • Lorsqu’on consulte une ancienne version, un message indique qu’une version plus récente existe.

  • Supprimer une version n’affecte pas les autres versions.

🗑️ Supprimer des versions de fichiers :

  • Les Super Admin, Admin et PM peuvent supprimer des versions.

  • Cela supprime aussi tous les commentaires associés à cette version.

👁️ Visibilité des commentaires :

  • Les retours sont visibles dans le panneau des commentaires du fichier.

  • Les rôles autorisés peuvent résoudre les commentaires.

  • Une notification est envoyée avec le message :

    • « Votre commentaire sur le fichier de la tâche [Nom_Tâche] a été résolu. »

🔔 Notifications pour les commentaires :

  • Commentaire ajouté : « Un commentaire a été ajouté dans la section fichiers de la tâche [Nom_Tâche]. »

  • Nouvelle version : « Une nouvelle version du fichier a été téléversée pour la tâche [Nom_Tâche]. »

  • Changement de statut :

    • « Des modifications ont été demandées pour un fichier de la tâche [Nom_Tâche]. »

    • « Les modifications sur le fichier ont été approuvées. »

  • Mention dans un commentaire :

    • « [Nom_Utilisateur] vous a mentionné dans un commentaire sur le fichier de la tâche [Nom_Tâche]. »

🧩 Disponibilité des commentaires :

  • Les retours sont disponibles uniquement pour les fichiers attachés aux tâches et commandes, et non pour les services ou images de profil.

⚠️ Suppression d’une tâche ou d’une commande :

Supprimer une tâche ou une commande supprimera également tous les fichiers et versions qui y sont liés.

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