Mengapa formulir intake penting
Tanpa proses intake yang terstruktur, detail penting akan terkubur di utas email atau tidak pernah dikumpulkan sama sekali. Formulir intake:- Menstandarkan briefing — setiap proyek dimulai dengan kualitas informasi yang sama.
- Mengurangi komunikasi bolak-balik — Anda mendapatkan apa yang dibutuhkan di awal, sehingga pekerjaan dapat segera dimulai.
- Menetapkan ekspektasi — klien memikirkan kebutuhan mereka sebelum proyek dimulai, menghasilkan ruang lingkup yang lebih jelas dan siklus revisi yang lebih sedikit.
- Tersimpan di dalam pesanan — semua respons disimpan terhadap pesanan di AgencyHandy, sehingga tim Anda selalu tahu ke mana harus mencarinya.
Dua cara membuat formulir intake
Anda dapat membangun formulir intake baik saat menyiapkan layanan, maupun secara independen dari bagian Forms dan kemudian melampirkannya nanti.- Dari layanan
- Dari bagian Forms
Ini adalah cara paling langsung saat Anda menyiapkan layanan baru dan ingin formulir intake siap sejak hari pertama.
Buka pengaturan Intake Form
Di dalam pengaturan layanan, temukan tab atau bagian Intake Form (kadang berlabel Requirements).
Tambahkan kolom Anda
Klik Add Field dan pilih jenis kolom yang paling sesuai dengan informasi yang Anda butuhkan. Lihat referensi jenis kolom di bawah ini untuk daftar lengkap.
Konfigurasikan setiap kolom
Beri setiap kolom label yang jelas dan, jika bermanfaat, tambahkan teks placeholder atau instruksi panduan untuk memandu respons klien. Tandai kolom sebagai Required jika harus dilengkapi sebelum formulir dapat diajukan.
Jenis kolom yang tersedia
Kolom teks & teks panjang
Kolom teks & teks panjang
| Jenis kolom | Batas karakter | Paling cocok untuk |
|---|---|---|
| Short Answer | 120 karakter | Nama proyek, label singkat, respons satu baris |
| Paragraph | 500 karakter | Brief open-ended, deskripsi latar belakang |
| Formatted Text | Fleksibel | Spesifikasi terperinci yang mendapat manfaat dari cetak tebal, miring, atau daftar |
Kolom pilihan
Kolom pilihan
| Jenis kolom | Keterangan |
|---|---|
| Multiple Choice (Checkbox) | Memungkinkan klien mencentang semua opsi yang berlaku — berguna untuk memilih format deliverable, platform target, atau preferensi gaya |
| Selection (Radio Button) | Memungkinkan klien memilih tepat satu opsi — ideal untuk pilihan eksklusif seperti bahasa yang diutamakan atau tingkatan paket |
Kolom tanggal dan file
Kolom tanggal dan file
| Jenis kolom | Keterangan |
|---|---|
| Date | Pemilih tanggal untuk tenggat waktu, tanggal peluncuran, atau tanggal acara |
| Attach File | Memungkinkan klien mengunggah file referensi seperti logo, panduan merek, atau contoh aset |
| Spreadsheet | Untuk input data massal seperti daftar kata kunci, katalog produk, atau data lokasi |
Bagaimana klien mengisi formulir intake
Setelah klien menyelesaikan checkout pada pesanan yang memiliki formulir intake terlampir, AgencyHandy secara otomatis menampilkan formulir tersebut sebagai langkah berikutnya yang diperlukan. Berikut yang terjadi:- Klien melihat perintah untuk melengkapi formulir intake untuk pesanan baru mereka.
- Mereka mengerjakan setiap kolom, mengunggah file yang diperlukan di sepanjang prosesnya.
- Setelah setiap kolom wajib terisi, mereka klik Submit.
- Respons disimpan terhadap pesanan di AgencyHandy dan tim Anda mendapat notifikasi.
Jika klien melewati formulir intake saat checkout, mereka dapat kembali ke formulir tersebut kapan saja dari portal klien mereka di bawah pesanan yang relevan. Anda juga dapat melihat apakah formulir telah dilengkapi dari halaman detail pesanan di dashboard Anda.
Tips untuk formulir intake yang efektif
- Gunakan teks panduan pada kolom yang kompleks untuk menjelaskan format atau tingkat detail yang Anda butuhkan.
- Tandai kolom yang benar-benar kritis sebagai Required tetapi hindari menandai semuanya sebagai wajib, atau klien mungkin merasa kewalahan.
- Uji formulir sendiri dari perspektif klien sebelum melampirkannya ke layanan aktif — ajukan pesanan uji dan isi formulir untuk memeriksa alurnya.
- Perbarui formulir saat proses Anda berubah — Anda dapat mengedit formulir intake kapan saja dan versi yang diperbarui akan berlaku untuk semua pesanan di masa mendatang.