Langsung ke konten utama
Membuat invoice di AgencyHandy adalah proses yang mudah yang menghubungkan penagihan Anda langsung ke klien dan order. Anda mengisi klien, menghubungkan order, menetapkan jumlah, menambahkan catatan, dan mengirim — semuanya dari satu formulir. Setelah dikirim, Anda dapat melacak status pembayaran, mengatur pengingat otomatis, dan mengunduh invoice sebagai PDF kapan saja.
Anda harus menjadi Super Admin, Admin, atau PM untuk membuat invoice. Setidaknya satu klien harus ada di workspace Anda sebelum Anda dapat membuat invoice.

​
Pengaturan Awalan Invoice

Sebelum mulai membuat invoice, pertimbangkan untuk mengonfigurasi awalan invoice Anda. Awalan muncul sebelum setiap nomor invoice dan membantu mengidentifikasi invoice sebagai milik agensi Anda.
1

Buka Pengaturan Invoice

Di Dasbor Invoice, klik tombol Settings di sudut kanan atas.
2

Tetapkan awalan Anda

Navigasi ke kolom Invoice Prefix dan masukkan awalan yang Anda inginkan (misalnya, INV- atau inisial agensi Anda).
3

Simpan

Klik Save untuk menerapkan awalan ke semua invoice mendatang.

​
Membuat Invoice

1

Buka Dasbor Invoice

Klik Invoices di bilah sisi kiri untuk membuka Dasbor Invoice.
2

Mulai invoice baru

Klik + Create Invoice. Formulir pembuatan invoice akan terbuka.
3

Pilih klien

Pilih nama klien dari daftar tarik-turun. Ini adalah kolom yang wajib diisi. Semua ID Order yang terkait dengan klien tersebut akan otomatis muncul di kolom berikutnya.Untuk membuat Invoice Langsung (tidak terhubung ke order), Anda dapat mengosongkan kolom ID Order atau pilih Independent Email untuk menagih alamat email mana pun di luar daftar klien Anda.
4

Pilih ID Order

Pilih ID Order spesifik yang Anda tagihkan. Ini menghubungkan invoice ke order yang benar dalam sistem. Untuk invoice langsung, lewati kolom ini.
5

Masukkan alamat penagihan

Isi Bill Payment Address:
  • Negara, Negara Bagian, dan Kota
  • Kode pos
  • Alamat jalan (jika berlaku)
Alamat ini muncul pada invoice yang dicetak untuk kepatuhan dan kejelasan.
6

Tetapkan detail order dan keuangan

Di bawah Order Details, masukkan hal berikut:
KolomDeskripsi
CurrencyMata uang yang ingin Anda terima pembayarannya
Order ID – AmountNilai moneter yang terkait dengan order
Discount (%) dan Discount AmountTerapkan diskon yang berlaku
Paid AmountJumlah yang telah dibayar klien
Due AmountSaldo yang masih harus dibayar
Total AmountJumlah total yang harus dibayar untuk order
Untuk Invoice Langsung, klik Add Item untuk menambahkan item baris secara manual. Masukkan nama item, jumlah, dan harga. Anda dapat menambahkan beberapa item. Gunakan + Tax Rates untuk menerapkan atau membuat tarif pajak (inklusif atau eksklusif).
7

Tambahkan catatan (opsional)

Di kolom Note, tambahkan konteks tambahan untuk klien — misalnya, instruksi pembayaran, referensi proyek, atau pesan pribadi.
8

Tinjau panel detail

Panel Details di sisi kanan memberi Anda ringkasan langsung dari:
  • Status invoice (Draft secara default)
  • Nama klien, nama perusahaan, dan alamat
  • Alamat pembayaran tagihan
  • Nama layanan dan ID Order
  • Tanggal dibuat dan tanggal jatuh tempo
  • Jumlah total
Tinjau semuanya dengan cermat sebelum melanjutkan.
9

Kirim ke klien atau simpan sebagai draft

  • Klik Send to Client untuk mengirim invoice melalui email segera. Status berubah dari Draft menjadi Open secara otomatis.
  • Klik Save as Draft jika Anda ingin menyelesaikannya nanti.
Logo dan alamat agensi ditambahkan ke invoice secara otomatis oleh sistem — Anda tidak perlu memasukkannya secara manual pada setiap invoice.

​
Transisi Status Invoice

Setelah invoice dibuat, invoice mengikuti alur status yang ditentukan. Hanya agensi yang dapat memindahkan invoice antar status. 
Draft → Open (saat dikirim ke klien)
Open  → Paid           (pembayaran diterima)
Open  → Void           (invoice dibatalkan)
Open  → Uncollectable  (piutang dihapuskan)
Invoice hanya dapat diedit saat dalam status Draft. Setelah invoice dipindahkan ke Open, Anda tidak dapat mengeditnya. Jika Anda perlu membuat perubahan, batalkan invoice dan buat yang baru.

​
Mengedit Invoice

Anda hanya dapat mengedit invoice saat statusnya Draft.
1

Buka invoice

Di Dasbor Invoice, temukan invoice draft yang ingin Anda edit. Klik invoice tersebut atau centang kotak di sebelahnya.
2

Klik Edit

Pilih opsi Edit dari menu tindakan. Formulir invoice akan terbuka dengan semua detail yang sudah terisi sebelumnya.
3

Buat perubahan Anda

Perbarui kolom apa pun — detail penagihan, deskripsi layanan, jumlah, besaran, atau ketentuan pembayaran.
4

Simpan

Klik Save untuk menerapkan perubahan Anda.

​
Mengirim Invoice ke Klien

Jika Anda menyimpan invoice sebagai draft dan ingin mengirimnya nanti:
1

Temukan invoice

Di Dasbor Invoice, temukan invoice draft yang ingin Anda kirim.
2

Klik Send Invoice

Buka invoice dan klik tombol Send Invoice. AgencyHandy mengirimkan invoice ke alamat email klien yang terdaftar.
3

Konfirmasi pengiriman

Periksa pesan konfirmasi untuk memverifikasi bahwa invoice berhasil dikirim. Status invoice diperbarui menjadi Open.
Jika invoice dalam status Draft dan Anda memperbarui nama layanan, nama baru akan tercermin dalam invoice. Setelah status berubah menjadi Open, Paid, Uncollectable, atau Void, nama layanan pada invoice dikunci dan tidak akan diperbarui.

​
Mengunduh dan Mencetak Invoice

Baik agensi maupun klien dapat mengunduh invoice kapan saja.
1

Buka invoice

Pergi ke Dasbor Invoice dan pilih invoice yang ingin Anda unduh.
2

Akses unduhan/cetak

Klik opsi Download atau Print dari menu tindakan invoice.
3

Pilih format Anda

Pilih PDF untuk mengunduh atau pilih pengaturan printer Anda untuk salinan fisik.
4

Simpan atau cetak

Simpan file ke perangkat Anda atau kirim ke printer. Setelah mencetak, arsipkan invoice atau bagikan dengan pemangku kepentingan sesuai kebutuhan.

​
Mengatur Pengingat pada Invoice

Fitur Pengingat Invoice memungkinkan Anda secara otomatis memberi tahu klien tentang invoice yang akan datang, jatuh tempo, atau sudah melewati batas waktu sehingga Anda dibayar tepat waktu tanpa tindak lanjut manual.
Pengingat hanya berfungsi pada invoice yang berstatus Open dan memiliki tanggal jatuh tempo yang ditetapkan.
1

Buka Pengaturan Invoice

Klik tombol Settings di kanan atas Dasbor Invoice.
2

Navigasi ke pengaturan Pengingat

Gulir ke bagian bawah bagian Template di panel kiri, lalu klik Edit untuk membuka modal konfigurasi pengingat.
3

Pilih jenis pengingat

Pilih salah satu dari berikut:
  • Sequenced Reminder — membuat serangkaian pengingat pada interval yang Anda tentukan
  • Don’t Send Reminder — menonaktifkan pengingat untuk invoice yang dipilih
4

Konfigurasikan detail pengingat

Untuk setiap pengingat dalam urutan:
  • Pilih template pengingat (misalnya, “Upcoming Invoice Payment Reminder”)
  • Tetapkan tanggal pengingat — misalnya, 3 hari sebelum atau sesudah tanggal jatuh tempo
  • Tentukan apakah dipicu sebelum atau sesudah tanggal jatuh tempo
5

Tambahkan lebih banyak pengingat jika diperlukan

Klik + Add Another Reminder untuk membangun urutan pengingat lengkap. Klik tombol Delete di sebelah pengingat mana pun untuk menghapusnya.
6

Terapkan ke invoice aktif (opsional)

Centang kotak untuk menerapkan pengaturan pengingat ini ke invoice yang sudah aktif jika Anda ingin konfigurasi baru mencakup invoice yang sudah berstatus Open.
7

Simpan

Klik Update untuk menyimpan dan mengaktifkan jadwal pengingat.

​
Invoice Langsung (Tanpa ID Order)

Ketika Anda perlu menagih klien dengan cepat tanpa membuat order terlebih dahulu, gunakan alur kerja Invoice Langsung.
1

Mulai invoice baru

Pergi ke Invoices → Create Invoice.
2

Pilih jenis penerima

Pilih Individual atau Company sebagai jenis penerima.
3

Pilih atau masukkan penerima

  • Pilih klien yang sudah ada dari tarik-turun, atau
  • Pilih Independent Email untuk mengetik alamat email mana pun — bahkan yang tidak terdaftar sebagai klien
4

Kosongkan kolom ID Order

Lewati kolom ID Order. AgencyHandy membuat invoice mandiri yang tidak terhubung ke order mana pun.
5

Tambahkan item, pajak, dan diskon

Klik Add Item untuk menambahkan item baris dengan nama, jumlah, dan harga. Terapkan tarif pajak dan diskon sesuai kebutuhan. Total diperbarui secara otomatis.
6

Tetapkan alamat penagihan dan catatan

Masukkan alamat pembayaran tagihan dan tambahkan catatan untuk klien.
7

Kirim atau simpan

Klik Send Invoice untuk mengirimkannya segera, atau Save as Draft untuk meninjaunya terlebih dahulu.
Invoice Langsung sangat cocok untuk permintaan mendesak, panggilan konsultasi, atau pekerjaan apa pun yang perlu Anda tagihkan di luar alur kerja order normal. Pelacakan pembayaran untuk invoice mandiri harus dikelola secara manual.