noreply@agencyhandy.com dengan alamat email bermerek milik Anda sendiri, mengonfigurasi server SMTP khusus untuk pengiriman yang andal, dan menyesuaikan template yang digunakan untuk notifikasi klien, invoice, proposal, dan lainnya. Mengonfigurasi ini dengan benar memastikan email Anda sampai ke kotak masuk klien — bukan folder spam — dan setiap pesan mencerminkan identitas agensi Anda.
Hanya Super Admin dan Admin yang dapat mengonfigurasi pengaturan email. Buka Workspace Config → Email Setup untuk mengakses opsi-opsi ini.
Ikhtisar Komponen Pengaturan Email
Alamat Email Kustom
Tetapkan nama pengirim dan alamat email yang dilihat klien saat mereka menerima pesan dari workspace Anda.
Catatan DKIM & SPF
Tambahkan catatan autentikasi DNS untuk membuktikan bahwa email Anda sah dan mencegahnya ditandai sebagai spam.
Server SMTP
Hubungkan server email Anda sendiri (misalnya Gmail, Outlook, atau server domain kustom) untuk mengirim semua email keluar dari AgencyHandy.
Template Email
Sesuaikan konten, baris subjek, dan branding untuk setiap email otomatis yang dikirim AgencyHandy kepada klien.
Bagian 1: Menyiapkan Alamat Email Kustom
Sebelum mengonfigurasi email pengirim, Anda memerlukan domain terdaftar dengan layanan hosting email. Penyedia populer termasuk Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail, dan Cloudflare Email Routing.Daftarkan domain dan siapkan hosting email
Jika belum, daftarkan domain dengan registrar (misalnya GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) dan daftar ke penyedia hosting email. Pastikan Anda dapat membuat dan mengelola alamat email di domain tersebut (misalnya
hello@youragency.com).Buka Email Setup di AgencyHandy
Masuk ke AgencyHandy. Buka Workspace Config di navigasi kiri, lalu klik Email Setup.
Masukkan nama pengirim dan email
Di kolom Sender Name, ketik nama yang akan dilihat klien sebagai pengirim (misalnya
AgencyHandy Support atau nama agensi Anda). Di kolom Sender Email, masukkan alamat email kustom (misalnya hello@youragency.com). Klik Save.Verifikasi alamat email Anda
AgencyHandy mengirimkan tautan verifikasi ke alamat email yang Anda masukkan. Buka kotak masuk email Anda, temukan pesan verifikasi, dan klik tautan untuk mengonfirmasi kepemilikan.
Konfigurasi catatan DNS DKIM, SPF, dan DMARC
Setelah menyimpan email pengirim, AgencyHandy menyediakan catatan DNS yang perlu Anda tambahkan:
- Catatan SPF (tipe TXT) — memberikan wewenang kepada AgencyHandy untuk mengirim email atas nama domain Anda.
- Catatan DKIM (3 catatan CNAME) — menambahkan tanda tangan kriptografi pada email keluar agar server penerima dapat memverifikasi keasliannya.
- Catatan DMARC — mendefinisikan cara server penerima menangani email yang gagal pemeriksaan autentikasi.
Bagian 2: Konfigurasi DKIM & SPF (Pengaturan Mandiri)
Jika Anda perlu membuat atau membuat ulang catatan DKIM dan SPF secara independen, ikuti jalur ini: Workspace Config → Emails → DKIM & SPF Setup → Generate DKIM and SPF records. Kemudian tambahkan catatan ke DNS Anda:| Tipe Catatan | Tipe DNS | Yang Perlu Dikonfigurasi |
|---|---|---|
| SPF | TXT | Salin Name dan Value dari AgencyHandy dan tambahkan catatan TXT baru di DNS Anda |
| DKIM (×3) | CNAME | Salin setiap pasangan Name dan Value; tambahkan 3 catatan CNAME terpisah dengan proxy dinonaktifkan |
Catatan DKIM dan SPF dapat memakan waktu 2 menit hingga 2 jam untuk menyebar. Jika status masih menunjukkan pending setelah 2 jam, verifikasi bahwa catatan dimasukkan tanpa kesalahan ketik dan tidak ada catatan yang bertentangan.
Bagian 3: Menyiapkan SMTP
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) memungkinkan Anda merutekan semua email keluar AgencyHandy melalui server email terverifikasi Anda sendiri, memberi Anda kontrol lebih besar atas ketercapaian pengiriman dan branding.Anda dapat menggunakan Email Domain Kustom atau Penyedia Email SMTP — tidak keduanya secara bersamaan. Beralih di antara keduanya dimungkinkan kapan saja, tetapi Anda perlu memasukkan kembali konfigurasi email saat beralih kembali ke email kustom.
Beralih ke Penyedia SMTP (jika diperlukan)
Jika Anda sudah memiliki email kustom yang dikonfigurasi, popup konfirmasi muncul menanyakan apakah Anda ingin beralih. Klik Switch to SMTP untuk melanjutkan. Ini menonaktifkan pengaturan email kustom yang ada.
Masukkan kredensial SMTP Anda
Isi kolom yang diperlukan:
Klik Save setelah selesai.
| Kolom | Contoh Nilai | Catatan |
|---|---|---|
| Host Name | smtp.gmail.com | Alamat server SMTP penyedia email Anda |
| User Name | you@yourdomain.com | Alamat email lengkap Anda |
| Password | Kata sandi aplikasi | Gunakan kata sandi khusus aplikasi (lihat di bawah) |
| Port | 465 atau 587 | 465 untuk SSL, 587 untuk TLS |
| Auto TLS | Aktif/nonaktif | Opsional — mengaktifkan peningkatan TLS otomatis |
Buat kata sandi aplikasi (contoh Gmail)
Jika Anda menggunakan Gmail dengan Autentikasi 2 Faktor diaktifkan (diperlukan untuk kata sandi aplikasi):
- Buka myaccount.google.com/security dan konfirmasi bahwa Verifikasi 2 Langkah aktif.
- Kunjungi myaccount.google.com/apppasswords.
- Klik Select app, pilih Mail (atau masukkan nama kustom), lalu klik Select device dan pilih pengaturan Anda.
- Klik Create — Google membuat kata sandi aplikasi 16 karakter.
- Salin kata sandi dan tempel ke kolom Password di pengaturan SMTP AgencyHandy.
Konfirmasi pengaturan
Setelah menyimpan, AgencyHandy menampilkan pesan sukses yang mengonfirmasi “SMTP is created successfully.” Detail host, nama pengguna, dan port yang tersimpan muncul di halaman pengaturan SMTP.
Bagian 4: Sesuaikan Template Email
AgencyHandy menyertakan template bawaan untuk setiap email otomatis yang dikirimnya. Anda dapat menyesuaikan setiap template agar sesuai dengan nada merek Anda dan menyertakan konten dinamis yang relevan. Template yang tersedia meliputi:- Pendaftaran Klien
- Kirim Proposal
- Tinjauan Tugas
- Kirim Invoice
- Pengingat Invoice & Langganan
- Notifikasi Pembuatan Tiket
Pilih template untuk diedit
Daftar lengkap template yang tersedia ditampilkan. Klik template mana pun untuk membuka halaman konfigurasinya.
Sesuaikan kolom template
Perbarui hal berikut sesuai kebutuhan:
- Sender Email: Pilih alamat email yang dikonfigurasi untuk mengirim template ini.
- Subject: Tulis baris subjek yang jelas dan ringkas.
- Body: Edit konten pesan agar sesuai dengan nada dan pesan agensi Anda.
- Dynamic Variables: Sisipkan placeholder seperti
{{client_name}},{{company_name}}, atau{{invoice_id}}untuk mengisi data spesifik klien secara otomatis. - Social Media Links: Tambahkan tautan ke profil media sosial agensi Anda untuk mendorong keterlibatan.
Kirim email uji
Klik Send Test untuk mengirim pratinjau template ke kotak masuk Anda. Verifikasi pemformatan, konten, dan bahwa semua variabel dinamis terisi dengan benar.
Catatan Penting
- SMTP dan email kustom bersifat eksklusif. Hanya satu metode yang dapat aktif dalam satu waktu per workspace.
- Masukkan kembali email saat beralih. Jika Anda beralih dari SMTP kembali ke pengaturan email kustom, Anda harus memasukkan kembali kredensial email kustom Anda.
- Kredensial SMTP yang salah memblokir semua email keluar. Periksa kembali nama host, port, nama pengguna, dan kata sandi Anda jika email berhenti terkirim setelah perubahan SMTP.
- Penyebaran DKIM/SPF membutuhkan waktu. Tunggu hingga 2 jam dan muat ulang halaman Email Setup sebelum menyimpulkan ada kesalahan.
- Variabel dinamis bersifat sensitif huruf besar-kecil. Gunakan persis seperti yang ditampilkan di editor template untuk memastikan pengisian yang benar.