Skip to main content
Pengaturan email AgencyHandy memungkinkan Anda mengganti pengirim default noreply@agencyhandy.com dengan alamat email bermerek milik Anda sendiri, mengonfigurasi server SMTP khusus untuk pengiriman yang andal, dan menyesuaikan template yang digunakan untuk notifikasi klien, invoice, proposal, dan lainnya. Mengonfigurasi ini dengan benar memastikan email Anda sampai ke kotak masuk klien — bukan folder spam — dan setiap pesan mencerminkan identitas agensi Anda.
Hanya Super Admin dan Admin yang dapat mengonfigurasi pengaturan email. Buka Workspace Config → Email Setup untuk mengakses opsi-opsi ini.

​
Ikhtisar Komponen Pengaturan Email

Alamat Email Kustom

Tetapkan nama pengirim dan alamat email yang dilihat klien saat mereka menerima pesan dari workspace Anda.

Catatan DKIM & SPF

Tambahkan catatan autentikasi DNS untuk membuktikan bahwa email Anda sah dan mencegahnya ditandai sebagai spam.

Server SMTP

Hubungkan server email Anda sendiri (misalnya Gmail, Outlook, atau server domain kustom) untuk mengirim semua email keluar dari AgencyHandy.

Template Email

Sesuaikan konten, baris subjek, dan branding untuk setiap email otomatis yang dikirim AgencyHandy kepada klien.

​
Bagian 1: Menyiapkan Alamat Email Kustom

Sebelum mengonfigurasi email pengirim, Anda memerlukan domain terdaftar dengan layanan hosting email. Penyedia populer termasuk Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail, dan Cloudflare Email Routing.
1

Daftarkan domain dan siapkan hosting email

Jika belum, daftarkan domain dengan registrar (misalnya GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) dan daftar ke penyedia hosting email. Pastikan Anda dapat membuat dan mengelola alamat email di domain tersebut (misalnya hello@youragency.com).
2

Buka Email Setup di AgencyHandy

Masuk ke AgencyHandy. Buka Workspace Config di navigasi kiri, lalu klik Email Setup.
3

Masukkan nama pengirim dan email

Di kolom Sender Name, ketik nama yang akan dilihat klien sebagai pengirim (misalnya AgencyHandy Support atau nama agensi Anda). Di kolom Sender Email, masukkan alamat email kustom (misalnya hello@youragency.com). Klik Save.
4

Verifikasi alamat email Anda

AgencyHandy mengirimkan tautan verifikasi ke alamat email yang Anda masukkan. Buka kotak masuk email Anda, temukan pesan verifikasi, dan klik tautan untuk mengonfirmasi kepemilikan.
5

Konfigurasi catatan DNS DKIM, SPF, dan DMARC

Setelah menyimpan email pengirim, AgencyHandy menyediakan catatan DNS yang perlu Anda tambahkan:
  • Catatan SPF (tipe TXT) — memberikan wewenang kepada AgencyHandy untuk mengirim email atas nama domain Anda.
  • Catatan DKIM (3 catatan CNAME) — menambahkan tanda tangan kriptografi pada email keluar agar server penerima dapat memverifikasi keasliannya.
  • Catatan DMARC — mendefinisikan cara server penerima menangani email yang gagal pemeriksaan autentikasi.
Tambahkan semua catatan ini ke pengaturan DNS domain Anda di registrar. Untuk catatan CNAME DKIM, pastikan Proxy Status dinonaktifkan jika Anda menggunakan Cloudflare.
6

Konfirmasi status aktif

Kembali ke halaman Email Setup di AgencyHandy. Setelah semua catatan DNS telah menyebar (ini dapat memakan waktu antara 2 menit hingga 2 jam), status email diperbarui dari Pending menjadi menampilkan tanda centang hijau ✅. Email kustom Anda sekarang aktif.
Gunakan MXToolbox atau dmarcian’s DKIM Validator untuk memverifikasi bahwa catatan DKIM Anda dikonfigurasi dengan benar. Muat ulang halaman Email Setup secara berkala saat menunggu penyebaran.

​
Bagian 2: Konfigurasi DKIM & SPF (Pengaturan Mandiri)

Jika Anda perlu membuat atau membuat ulang catatan DKIM dan SPF secara independen, ikuti jalur ini: Workspace Config → Emails → DKIM & SPF Setup → Generate DKIM and SPF records. Kemudian tambahkan catatan ke DNS Anda:
Catatan DKIM dan SPF dapat memakan waktu 2 menit hingga 2 jam untuk menyebar. Jika status masih menunjukkan pending setelah 2 jam, verifikasi bahwa catatan dimasukkan tanpa kesalahan ketik dan tidak ada catatan yang bertentangan.

​
Bagian 3: Menyiapkan SMTP

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) memungkinkan Anda merutekan semua email keluar AgencyHandy melalui server email terverifikasi Anda sendiri, memberi Anda kontrol lebih besar atas ketercapaian pengiriman dan branding.
Anda dapat menggunakan Email Domain Kustom atau Penyedia Email SMTP — tidak keduanya secara bersamaan. Beralih di antara keduanya dimungkinkan kapan saja, tetapi Anda perlu memasukkan kembali konfigurasi email saat beralih kembali ke email kustom.
1

Buka pengaturan SMTP Server

Buka Workspace Config → Email Setup, lalu klik SMTP Server.
2

Beralih ke Penyedia SMTP (jika diperlukan)

Jika Anda sudah memiliki email kustom yang dikonfigurasi, popup konfirmasi muncul menanyakan apakah Anda ingin beralih. Klik Switch to SMTP untuk melanjutkan. Ini menonaktifkan pengaturan email kustom yang ada.
3

Masukkan kredensial SMTP Anda

Isi kolom yang diperlukan:Klik Save setelah selesai.
4

Buat kata sandi aplikasi (contoh Gmail)

Jika Anda menggunakan Gmail dengan Autentikasi 2 Faktor diaktifkan (diperlukan untuk kata sandi aplikasi):
  1. Buka myaccount.google.com/security dan konfirmasi bahwa Verifikasi 2 Langkah aktif.
  2. Kunjungi myaccount.google.com/apppasswords.
  3. Klik Select app, pilih Mail (atau masukkan nama kustom), lalu klik Select device dan pilih pengaturan Anda.
  4. Klik Create — Google membuat kata sandi aplikasi 16 karakter.
  5. Salin kata sandi dan tempel ke kolom Password di pengaturan SMTP AgencyHandy.
Gunakan kata sandi aplikasi, bukan kata sandi akun Google biasa Anda. Menggunakan kata sandi biasa akan gagal jika 2FA diaktifkan dan dapat memicu peringatan keamanan.
5

Konfirmasi pengaturan

Setelah menyimpan, AgencyHandy menampilkan pesan sukses yang mengonfirmasi “SMTP is created successfully.” Detail host, nama pengguna, dan port yang tersimpan muncul di halaman pengaturan SMTP.
6

Uji koneksi SMTP

Klik tombol Test dan masukkan alamat email penerima. AgencyHandy mengirim email uji ke alamat tersebut. Periksa kotak masuk untuk pesan konfirmasi: “This is a confirmation that your email setup in Agency Handy is working properly.”
Hanya satu konfigurasi SMTP yang dapat aktif per workspace pada satu waktu. Setelah SMTP dikonfigurasi, semua email keluar dari AgencyHandy — invoice, proposal, notifikasi tugas — akan dikirim melalui server SMTP Anda.

​
Bagian 4: Sesuaikan Template Email

AgencyHandy menyertakan template bawaan untuk setiap email otomatis yang dikirimnya. Anda dapat menyesuaikan setiap template agar sesuai dengan nada merek Anda dan menyertakan konten dinamis yang relevan. Template yang tersedia meliputi:
  • Pendaftaran Klien
  • Kirim Proposal
  • Tinjauan Tugas
  • Kirim Invoice
  • Pengingat Invoice & Langganan
  • Notifikasi Pembuatan Tiket
1

Buka Template Email

Buka Workspace Config → Emails, lalu pilih Email Template dari submenu.
2

Pilih template untuk diedit

Daftar lengkap template yang tersedia ditampilkan. Klik template mana pun untuk membuka halaman konfigurasinya.
3

Sesuaikan kolom template

Perbarui hal berikut sesuai kebutuhan:
  • Sender Email: Pilih alamat email yang dikonfigurasi untuk mengirim template ini.
  • Subject: Tulis baris subjek yang jelas dan ringkas.
  • Body: Edit konten pesan agar sesuai dengan nada dan pesan agensi Anda.
  • Dynamic Variables: Sisipkan placeholder seperti {{client_name}}, {{company_name}}, atau {{invoice_id}} untuk mengisi data spesifik klien secara otomatis.
  • Social Media Links: Tambahkan tautan ke profil media sosial agensi Anda untuk mendorong keterlibatan.
4

Kirim email uji

Klik Send Test untuk mengirim pratinjau template ke kotak masuk Anda. Verifikasi pemformatan, konten, dan bahwa semua variabel dinamis terisi dengan benar.
5

Simpan perubahan Anda

Klik Save Changes untuk menerapkan template yang diperbarui. Versi baru akan digunakan untuk semua email otomatis mendatang yang sesuai dengan tipe template tersebut.

​
Catatan Penting

  • SMTP dan email kustom bersifat eksklusif. Hanya satu metode yang dapat aktif dalam satu waktu per workspace.
  • Masukkan kembali email saat beralih. Jika Anda beralih dari SMTP kembali ke pengaturan email kustom, Anda harus memasukkan kembali kredensial email kustom Anda.
  • Kredensial SMTP yang salah memblokir semua email keluar. Periksa kembali nama host, port, nama pengguna, dan kata sandi Anda jika email berhenti terkirim setelah perubahan SMTP.
  • Penyebaran DKIM/SPF membutuhkan waktu. Tunggu hingga 2 jam dan muat ulang halaman Email Setup sebelum menyimpulkan ada kesalahan.
  • Variabel dinamis bersifat sensitif huruf besar-kecil. Gunakan persis seperti yang ditampilkan di editor template untuk memastikan pengisian yang benar.