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在 AgencyHandy 中创建发票是一个简单直接的流程，可将您的账单直接关联到客户和订单。您填写客户信息、关联订单、设置金额、添加备注并发送——所有操作都在一个表单中完成。发送后，您可以跟踪付款状态、设置自动提醒，并随时将发票下载为 PDF。
您必须是 超级管理员、管理员 或 项目经理 才能创建发票。在生成发票之前，您的工作空间中必须至少存在一个客户。

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发票前缀设置

在开始创建发票之前，请考虑配置您的发票前缀。前缀显示在每个发票编号之前，有助于将发票标识为属于您团队的发票。
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打开发票设置

在发票工作台中，点击右上角的 设置 按钮。
2

设置前缀

找到 发票前缀 字段，输入您想要的前缀（例如 INV- 或您团队名称的缩写）。
3

保存

点击 保存 以将前缀应用于所有未来的发票。

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创建发票

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打开发票工作台

点击左侧边栏中的 发票 以打开发票工作台。
2

新建发票

点击 + 创建发票。发票创建表单将打开。
3

选择客户

从下拉列表中选择客户名称。这是必填字段。该客户关联的所有订单 ID 将自动填充到下一个字段中。要创建 直接发票（不关联订单），您可以将订单 ID 字段留空，或选择 独立邮件 向客户列表之外的任何电子邮件地址开票。
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选择订单 ID

选择您要开票的具体订单 ID。这会将发票关联到系统中对应的订单。对于直接发票，请跳过此字段。
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输入账单地址

填写 账单付款地址：
  • 国家、省/州和城市
  • 邮政编码
  • 街道地址（如适用）
该地址将出现在打印发票上，以符合规范并清晰标注。
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设置订单和财务详情

在 订单详情 下，输入以下内容：对于 直接发票，点击 添加项目 手动添加明细项。输入项目名称、数量和价格。您可以添加多个项目。使用 + 税率 来应用或创建税率（含税或不含税）。
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添加备注（可选）

在 备注 字段中，为客户添加任何额外说明——例如付款说明、项目参考或个人留言。
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查看详情面板

右侧的 详情 面板为您提供实时摘要，包括：
  • 发票状态（默认为草稿）
  • 客户名称、公司名称和地址
  • 账单付款地址
  • 服务名称和订单 ID
  • 创建日期和截止日期
  • 总金额
在继续操作之前，请仔细检查所有内容。
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发送给客户或保存为草稿

  • 点击 发送给客户 立即通过电子邮件发送发票。状态将自动从 草稿 变为 待付款。
  • 如果您想稍后再完成，请点击 保存为草稿。
系统会自动将团队 Logo 和地址添加到发票上——您无需在每张发票上手动输入。

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发票状态流转

发票创建后，遵循既定的状态流程。只有团队才能在状态之间移动发票。
发票只能在 草稿 状态下 编辑。一旦发票变为待付款状态，您就无法编辑它。如果需要修改，请将发票作废并创建新的发票。

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编辑发票

您只能在发票处于 草稿 状态时对其进行编辑。
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打开发票

在发票工作台中，找到您想编辑的草稿发票。点击它或勾选旁边的复选框。
2

点击编辑

从操作菜单中选择 编辑 选项。发票表单将打开，并预填充所有现有详情。
3

进行修改

更新任何字段——账单详情、服务描述、数量、金额或付款条款。
4

保存

点击 保存 以应用您的更改。

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向客户发送发票

如果您将发票保存为草稿并想稍后发送：
1

找到发票

在发票工作台中，找到您想发送的草稿发票。
2

点击发送发票

打开发票，点击 发送发票 按钮。AgencyHandy 会将发票发送到客户存档的电子邮件地址。
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确认送达

查看确认消息以验证发票已成功发送。发票状态更新为 待付款。
如果发票处于 草稿 状态，您更新服务名称后，新名称将反映在发票上。一旦状态变为待付款、已付款、无法收回或已作废，发票上的服务名称将被锁定，不再更新。

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下载和打印发票

团队和客户均可随时下载发票。
1

打开发票

前往发票工作台，选择您想下载的发票。
2

访问下载/打印

从发票操作菜单中点击 下载 或 打印 选项。
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选择格式

选择 PDF 进行下载，或选择打印机设置以获取纸质副本。
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保存或打印

将文件保存到您的设备或发送到打印机。打印后，将发票存档或根据需要与相关人员共享。

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设置发票提醒

发票提醒功能让您能够自动通知客户即将到期、到期或逾期的发票，确保按时收款，无需手动跟进。
提醒仅适用于状态为 待付款 且设有 截止日期 的发票。
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打开发票设置

点击发票工作台右上角的 设置 按钮。
2

导航至提醒设置

滚动到左侧面板 模板 部分的底部，然后点击 编辑 打开提醒配置弹窗。
3

选择提醒类型

选择以下选项之一：
  • 顺序提醒 — 按您定义的间隔创建一系列提醒
  • 不发送提醒 — 为所选发票禁用提醒
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配置提醒详情

对于序列中的每个提醒：
  • 选择 提醒模板（例如”即将到期的发票付款提醒”）
  • 设置 提醒日期 — 例如截止日期前或后 3 天
  • 指定是在截止日期 之前 还是 之后 触发
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如需要添加更多提醒

点击 + 添加另一个提醒 构建完整的提醒序列。点击任意提醒旁的 删除 按钮将其移除。
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应用到活跃发票（可选）

勾选复选框，将 这些提醒设置应用于当前活跃的发票，如果您希望新配置覆盖已处于待付款状态的发票。
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保存

点击 更新 保存并激活提醒计划。

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直接发票（无需订单 ID）

当您需要在未创建订单的情况下快速向客户收费时，请使用直接发票工作流程。
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新建发票

前往 发票 → 创建发票。
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选择收款方类型

选择 个人 或 公司 作为收款方类型。
3

选择或输入收款方

  • 从下拉菜单中选择 现有客户，或
  • 选择 独立邮件 输入任意电子邮件地址——即使该地址未注册为客户
4

留空订单 ID

跳过订单 ID 字段。AgencyHandy 将创建一张不关联任何订单的独立发票。
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添加项目、税费和折扣

点击 添加项目 添加包含名称、数量和价格的明细项。根据需要应用税率和折扣。总金额将自动更新。
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设置账单地址和备注

输入账单付款地址，并为客户添加任何备注。
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发送或保存

点击 发送发票 立即发送，或点击 保存为草稿 先进行审查。
直接发票非常适合加急需求、咨询电话，或您需要在正常订单工作流程之外进行收费的任何工作。独立发票的付款跟踪必须手动管理。