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AgencyHandy 的邮件设置功能允许您将默认的 noreply@agencyhandy.com 发件人替换为您自己的品牌邮箱地址，配置专用 SMTP 服务器以实现稳定投递，并自定义用于客户通知、发票、提案等场景的邮件模板。正确配置后，您的邮件将进入客户的收件箱而非垃圾邮件文件夹，且每封邮件都将体现您机构的品牌形象。
只有超级管理员和管理员才能配置邮件设置。请导航至工作区配置 → 邮件设置以访问相关选项。

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邮件设置组件概览

自定义邮箱地址

设置客户收到工作区消息时看到的发件人姓名和邮箱地址。

DKIM 和 SPF 记录

添加 DNS 身份验证记录，证明您的邮件来源合法，防止被标记为垃圾邮件。

SMTP 服务器

连接您自己的邮件服务器（例如 Gmail、Outlook 或自定义域名服务器），通过 AgencyHandy 发送所有外发邮件。

邮件模板

自定义 AgencyHandy 发送给客户的每封自动邮件的内容、主题行和品牌元素。

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第一部分：设置自定义邮箱地址

在配置发件人邮箱之前，您需要一个已注册的域名并开通邮件托管服务。常见的服务提供商包括 Google Workspace、Microsoft 365、Zoho Mail 和 Cloudflare Email Routing。
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注册域名并设置邮件托管

如果您尚未注册域名，请在域名注册商（例如 GoDaddy、Namecheap、Cloudflare）处注册，并申请邮件托管服务。确保您可以在该域名下创建和管理邮箱地址（例如 hello@youragency.com）。
2

在 AgencyHandy 中导航至邮件设置

登录 AgencyHandy，在左侧导航栏中点击工作区配置，然后点击邮件设置。
3

输入发件人姓名和邮箱

在发件人姓名字段中，输入客户将看到的发件人名称（例如 AgencyHandy Support 或您机构的名称）。在发件人邮箱字段中，输入自定义邮箱地址（例如 hello@youragency.com）。点击保存。
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验证您的邮箱地址

AgencyHandy 将向您输入的邮箱地址发送一封验证邮件。打开您的收件箱，找到验证邮件，点击链接确认所有权。
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配置 DKIM、SPF 和 DMARC DNS 记录

保存发件人邮箱后，AgencyHandy 将为您提供需要添加的 DNS 记录：
  • SPF 记录（TXT 类型）——授权 AgencyHandy 代表您的域名发送邮件。
  • DKIM 记录（3 条 CNAME 记录）——为外发邮件添加加密签名，以便收件服务器验证真实性。
  • DMARC 记录——定义收件服务器处理身份验证失败邮件的方式。
将上述所有记录添加到您在域名注册商处的域名 DNS 设置中。对于 DKIM CNAME 记录，如果您使用 Cloudflare，请确保禁用代理状态。
6

确认激活状态

返回 AgencyHandy 中的邮件设置页面。一旦所有 DNS 记录完成传播（通常需要 2 分钟至 2 小时），邮件状态将从待处理更新为绿色对勾 ✅。您的自定义邮箱现已激活。
使用 MXToolbox 或 dmarcian 的 DKIM 验证工具 验证您的 DKIM 记录是否配置正确。等待传播期间，请定期刷新邮件设置页面。

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第二部分：配置 DKIM 和 SPF（独立设置）

如果您需要单独生成或重新生成 DKIM 和 SPF 记录，请按以下路径操作： 工作区配置 → 邮件 → DKIM 和 SPF 设置 → 生成 DKIM 和 SPF 记录。 然后将记录添加到您的 DNS 中：
记录类型DNS 类型配置内容
SPFTXT从 AgencyHandy 复制名称和值，在 DNS 中添加一条新的 TXT 记录
DKIM（×3）CNAME复制每对名称和值；添加 3 条独立的 CNAME 记录，并禁用代理
DKIM 和 SPF 记录的传播时间为 2 分钟至 2 小时不等。如果 2 小时后状态仍显示待处理，请检查记录是否输入无误，以及是否存在冲突记录。

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第三部分：设置 SMTP

SMTP（简单邮件传输协议）允许您将 AgencyHandy 的所有外发邮件通过您自己的经验证邮件服务器进行路由，从而更好地控制送达率和品牌一致性。
您只能使用自定义域名邮箱或 SMTP 邮件提供商之一，不能同时使用两者。随时可以在两者之间切换，但切换回自定义邮箱时需要重新输入邮件配置信息。
1

打开 SMTP 服务器设置

前往工作区配置 → 邮件设置，然后点击 SMTP 服务器。
2

切换至 SMTP 提供商（如需）

如果您已配置了自定义邮箱，将弹出确认窗口询问是否切换。点击切换至 SMTP 继续操作。这将禁用现有的自定义邮箱设置。
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输入您的 SMTP 凭据

填写以下必填字段：
字段示例值说明
主机名smtp.gmail.com您的邮件提供商 SMTP 服务器地址
用户名you@yourdomain.com您的完整邮箱地址
密码应用专用密码使用应用专用密码（详见下文）
端口465 或 587465 用于 SSL，587 用于 TLS
自动 TLS开启/关闭切换可选——启用自动 TLS 升级
完成后点击保存。
4

生成应用专用密码（以 Gmail 为例）

如果您使用启用了双重验证的 Gmail（应用专用密码需要此设置）：
  1. 前往 myaccount.google.com/security 确认两步验证已激活。
  2. 访问 myaccount.google.com/apppasswords。
  3. 点击选择应用，选择邮件（或输入自定义名称），然后点击选择设备并选择您的设备。
  4. 点击创建——Google 将生成一个 16 位应用专用密码。
  5. 复制该密码并粘贴到 AgencyHandy SMTP 设置的密码字段中。
请使用应用专用密码，而非您的常规 Google 账户密码。如果启用了双重验证，使用常规密码将会失败，并可能触发安全警报。
5

确认设置完成

保存后，AgencyHandy 将显示成功消息，确认”SMTP 创建成功。“已保存的主机名、用户名和端口信息将显示在 SMTP 设置页面上。
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测试 SMTP 连接

点击测试按钮并输入收件人邮箱地址。AgencyHandy 将向该地址发送一封测试邮件。检查收件箱中的确认消息：“这是一封确认邮件，说明您在 Agency Handy 中的邮件设置运行正常。”
每个工作区同一时间只能有一个 SMTP 配置处于激活状态。一旦配置了 SMTP，AgencyHandy 的所有外发邮件——发票、提案、任务通知——都将通过您的 SMTP 服务器发送。

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第四部分：自定义邮件模板

AgencyHandy 为其发送的每封自动邮件提供了预置模板。您可以自定义每个模板以匹配您的品牌风格，并包含相关的动态内容。 可用模板包括：
  • 客户注册
  • 发送提案
  • 任务审核
  • 发送发票
  • 发票和订阅提醒
  • 工单创建通知
1

打开邮件模板

前往工作区配置 → 邮件，然后从子菜单中选择邮件模板。
2

选择要编辑的模板

页面将显示所有可用模板的完整列表。点击任意模板可打开其配置页面。
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自定义模板字段

根据需要更新以下内容：
  • **发件人邮箱：**选择发送此模板的已配置邮箱地址。
  • **主题：**编写简洁明了的主题行。
  • **正文：**编辑消息内容，使其符合您机构的语气和表达风格。
  • **动态变量：**插入占位符，例如 {{client_name}}、{{company_name}} 或 {{invoice_id}}，以自动填充客户特定数据。
  • **社交媒体链接：**添加您机构社交主页的链接，以促进用户互动。
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发送测试邮件

点击发送测试，将模板预览发送到您的收件箱。验证格式、内容以及所有动态变量是否正确解析。
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保存更改

点击保存更改以应用更新后的模板。新版本将用于该模板类型的所有未来自动邮件。

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重要说明

  • **SMTP 与自定义邮箱互斥。**每个工作区同一时间只能有一种方式处于激活状态。
  • **切换时需重新输入邮箱信息。**如果您从 SMTP 切换回自定义邮箱设置，必须重新输入自定义邮箱凭据。
  • **SMTP 凭据错误将阻止所有外发邮件。**SMTP 更改后如果邮件停止发送，请仔细检查主机名、端口、用户名和密码。
  • **DKIM/SPF 传播需要时间。**最多等待 2 小时并刷新邮件设置页面，然后再判断是否存在错误。
  • **动态变量区分大小写。**请严格按照模板编辑器中显示的格式使用，以确保正确填充数据。