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在 AgencyHandy 中建立發票是一個簡單的流程，可將您的帳單直接與客戶和訂單掛鉤。您填寫客戶資訊、連結訂單、設定金額、新增任何備注，然後發送——全部在單一表單中完成。發送後，您可以追蹤付款狀態、設定自動提醒，並隨時以 PDF 格式下載發票。
您必須是 超級管理員、管理員 或 PM 才能建立發票。在生成發票之前，您的工作區中必須至少存在一位客戶。

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發票前綴設定

在開始建立發票之前，請考慮配置您的發票前綴。前綴出現在每個發票編號之前，有助於識別發票屬於您的代理商。
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開啟發票設定

在發票儀表板中，點擊右上角的 設定 按鈕。
2

設定您的前綴

前往 發票前綴 欄位，輸入您想要的前綴（例如 INV- 或您代理商的縮寫）。
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儲存

點擊 儲存 以將前綴套用至所有未來的發票。

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建立發票

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開啟發票儀表板

點擊左側側邊欄中的 發票，以開啟發票儀表板。
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開始新發票

點擊 + 建立發票。發票建立表單將會開啟。
3

選擇客戶

從下拉清單中選擇客戶名稱。這是必填欄位。與該客戶關聯的所有訂單 ID 將在下一個欄位中自動填入。若要建立 直接發票（未連結至訂單），您可以將訂單 ID 欄位留空，或選擇 獨立電子郵件 以向客戶清單之外的任意電子郵件地址開票。
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選擇訂單 ID

選擇您要收費的特定訂單 ID。這會將發票連結至系統中的正確訂單。對於直接發票，請跳過此欄位。
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輸入帳單地址

填寫 帳單付款地址：
  • 國家、州/省及城市
  • 郵遞區號
  • 街道地址（如適用）
此地址將出現在列印發票上，以符合合規要求並確保清晰度。
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設定訂單和財務詳情

在 訂單詳情 下，輸入以下內容：
欄位說明
貨幣您希望收款的貨幣
訂單 ID – 金額與訂單關聯的貨幣價值
折扣（%） 和 折扣金額套用任何適用的折扣
已付金額客戶已支付的任何金額
待付金額剩餘的未付餘額
總金額訂單的全額應付金額
對於 直接發票，點擊 新增項目 以手動新增明細項目。輸入項目名稱、數量和價格。您可以新增多個項目。使用 + 稅率 來套用或建立稅率（含稅或不含稅）。
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新增備注（選填）

在 備注 欄位中，為客戶新增任何額外說明——例如付款說明、專案參考或個人訊息。
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查看詳情面板

右側的 詳情 面板提供即時摘要：
  • 發票狀態（預設為草稿）
  • 客戶名稱、公司名稱及地址
  • 帳單付款地址
  • 服務名稱及訂單 ID
  • 建立日期及截止日期
  • 總金額
在繼續操作前請仔細核對所有內容。
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發送給客戶或儲存為草稿

  • 點擊 發送給客戶 立即以電子郵件發送發票。狀態將自動從 草稿 變更為 開放。
  • 若您想稍後完成，請點擊 儲存為草稿。
代理商的標誌和地址由系統自動新增至發票——您無需在每張發票上手動輸入。

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發票狀態轉換

發票建立後，將遵循定義的狀態流程。只有代理商才能在狀態之間移動發票。 
草稿 → 開放（發送給客戶時）
開放  → 已付款           （收到付款）
開放  → 已作廢           （發票取消）
開放  → 無法收回  （壞帳沖銷）
發票只能在 草稿 狀態時進行 編輯。一旦發票移至開放狀態，您就無法再編輯它。如果您需要進行更改，請作廢發票並建立新的發票。

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編輯發票

您只能在發票處於 草稿 狀態時對其進行編輯。
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開啟發票

在發票儀表板中，找到您要編輯的草稿發票。點擊它或勾選其旁邊的核取方塊。
2

點擊編輯

從操作選單中選擇 編輯 選項。發票表單將開啟，並預先填入所有現有詳情。
3

進行您的變更

更新任何欄位——帳單詳情、服務說明、數量、金額或付款條款。
4

儲存

點擊 儲存 以套用您的變更。

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向客戶發送發票

如果您將發票儲存為草稿並想稍後發送：
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找到發票

在發票儀表板中，找到您要發送的草稿發票。
2

點擊發送發票

開啟發票並點擊 發送發票 按鈕。AgencyHandy 會將發票發送至客戶的電子郵件地址。
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確認發送

查看確認訊息以驗證發票是否已成功發送。發票狀態將更新為 開放。
如果發票處於 草稿 狀態且您更新了服務名稱，新名稱將反映在發票中。一旦狀態變更為開放、已付款、無法收回或已作廢，發票上的服務名稱將被鎖定，不再更新。

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下載和列印發票

代理商和客戶均可隨時下載發票。
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開啟發票

前往發票儀表板，選擇您要下載的發票。
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存取下載／列印

從發票操作選單中點擊 下載 或 列印 選項。
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選擇格式

選擇 PDF 進行下載，或選擇您的印表機設定以取得實體副本。
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儲存或列印

將檔案儲存至您的裝置，或發送至印表機。列印後，請歸檔發票或根據需要與相關人員共享。

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在發票上設定提醒

發票提醒功能讓您可以自動通知客戶即將到期、到期或逾期的發票，從而無需手動跟進即可準時收款。
提醒功能僅適用於狀態為 開放 且已設定 截止日期 的發票。
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開啟發票設定

點擊發票儀表板右上角的 設定 按鈕。
2

前往提醒設定

捲動至左側面板 範本 區塊的底部，然後點擊 編輯 以開啟提醒配置視窗。
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選擇提醒類型

選擇以下其中一項：
  • 順序提醒 — 建立一系列您定義間隔的提醒
  • 不發送提醒 — 停用所選發票的提醒
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配置提醒詳情

對於序列中的每個提醒：
  • 選擇 提醒範本（例如，「即將到來的發票付款提醒」）
  • 設定 提醒日期——例如，截止日期前或後 3 天
  • 指定其觸發時間為截止日期 之前 或 之後
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如需要可新增更多提醒

點擊 + 新增另一個提醒 以建立完整的提醒序列。點擊任何提醒旁邊的 刪除 按鈕可將其移除。
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套用至有效發票（選填）

勾選核取方塊以 將這些提醒設定套用至目前有效的發票，若您希望新配置涵蓋已處於開放狀態的發票。
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儲存

點擊 更新 以儲存並啟動提醒排程。

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直接發票（不含訂單 ID）

當您需要在未先建立訂單的情況下快速向客戶收費時，請使用直接發票工作流程。
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開始新發票

前往 發票 → 建立發票。
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選擇收件人類型

選擇 個人 或 公司 作為收件人類型。
3

選擇或輸入收件人

  • 從下拉選單中選擇 現有客戶，或
  • 選擇 獨立電子郵件 以輸入任意電子郵件地址——即使該地址未作為客戶註冊
4

將訂單 ID 留空

跳過訂單 ID 欄位。AgencyHandy 將建立一張未連結至任何訂單的獨立發票。
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新增項目、稅金和折扣

點擊 新增項目 以新增含名稱、數量和價格的明細項目。根據需要套用稅率和折扣。總金額將自動更新。
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設定帳單地址和備注

輸入帳單付款地址，並為客戶新增任何備注。
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發送或儲存

點擊 發送發票 立即發送，或點擊 儲存為草稿 先進行審核。
直接發票非常適合緊急請求、諮詢通話，或任何您需要在正常訂單工作流程之外收費的工作。獨立發票的付款追蹤必須手動管理。