Lai izveidotu rēķinus, jums jābūt Super administratoram, Administratoram vai Projektu vadītājam. Pirms rēķina ģenerēšanas jūsu darbvietā jābūt vismaz vienam klientam.
Rēķina prefiksa iestatījumi
Pirms sākat veidot rēķinus, apsveriet iespēju konfigurēt rēķina prefiksu. Prefikss parādās pirms katra rēķina numura un palīdz identificēt rēķinus kā piederošus jūsu aģentūrai.1
Atveriet rēķinu iestatījumus
Rēķinu panelī noklikšķiniet uz pogas Iestatījumi augšējā labajā stūrī.
2
Iestatiet prefiksu
Pārejiet uz lauku Rēķina prefikss un ievadiet vēlamo prefiksu (piemēram,
INV- vai jūsu aģentūras iniciāļi).3
Saglabāt
Noklikšķiniet uz Saglabāt, lai piemērotu prefiksu visiem turpmākajiem rēķiniem.
Rēķina izveide
1
Atveriet rēķinu paneli
Kreisajā sānjoslā noklikšķiniet uz Rēķini, lai atvērtu rēķinu paneli.
2
Sāciet jaunu rēķinu
Noklikšķiniet uz + Izveidot rēķinu. Tiks atvērta rēķina izveides forma.
3
Izvēlieties klientu
Nolaižamajā sarakstā izvēlieties klienta vārdu. Tas ir obligāts lauks. Visi ar šo klientu saistītie pasūtījumu ID automātiski parādīsies nākamajā laukā.Lai izveidotu Tiešo rēķinu (nav piesaistīts pasūtījumam), varat atstāt lauku Pasūtījuma ID tukšu vai atlasīt Neatkarīgo e-pasta adresi, lai izrakstītu rēķinu jebkurai e-pasta adresei ārpus klientu saraksta.
4
Atlasiet pasūtījuma ID
Atlasiet konkrēto pasūtījuma ID, par kuru izrakstāt rēķinu. Tas sasaista rēķinu ar pareizo pasūtījumu sistēmā. Tiešiem rēķiniem izlaidiet šo lauku.
5
Ievadiet rēķina adresi
Aizpildiet Rēķina apmaksas adresi:
- Valsts, Štats un Pilsēta
- Pasta indekss
- Ielas adrese (ja piemērojams)
6
Iestatiet pasūtījuma un finanšu datus
Sadaļā Pasūtījuma dati ievadiet šādus datus:
Tiešajiem rēķiniem noklikšķiniet uz Pievienot pozīciju, lai manuāli pievienotu pozīcijas. Ievadiet pozīcijas nosaukumu, daudzumu un cenu. Varat pievienot vairākas pozīcijas. Izmantojiet + Nodokļu likmes, lai piemērotu vai izveidotu nodokļu likmes (ieskaitošas vai neieskaitošas).
7
Pievienojiet piezīmi (neobligāts)
Laukā Piezīme pievienojiet jebkuru papildu kontekstu klientam — piemēram, maksājuma instrukcijas, projekta atsauces vai personīgu ziņojumu.
8
Pārskatiet informācijas paneli
Labajā pusē esošais Informācijas panelis sniedz reāllaika kopsavilkumu par:
- Rēķina statusu (pēc noklusējuma Melnraksts)
- Klienta vārdu, uzņēmuma nosaukumu un adresi
- Rēķina apmaksas adresi
- Pakalpojuma nosaukumu un pasūtījuma ID
- Izveides datumu un apmaksas termiņu
- Kopējo summu
9
Nosūtiet klientam vai saglabājiet kā melnrakstu
- Noklikšķiniet uz Nosūtīt klientam, lai nekavējoties nosūtītu rēķinu pa e-pastu. Statuss automātiski mainās no Melnraksts uz Atvērts.
- Noklikšķiniet uz Saglabāt kā melnrakstu, ja vēlaties to pabeigt vēlāk.
Aģentūras logotips un adrese tiek automātiski pievienoti rēķinam — katram rēķinam nav nepieciešams tos ievadīt manuāli.
Rēķina statusa pārejas
Kad rēķins ir izveidots, tas seko noteiktai statusa plūsmai. Tikai aģentūra var pārvietot rēķinu starp statusiem.Rēķina rediģēšana
Rēķinu var rediģēt tikai tad, kamēr tas atrodas statusā Melnraksts.1
Atveriet rēķinu
Rēķinu panelī atrodiet melnraksta rēķinu, kuru vēlaties rediģēt. Noklikšķiniet uz tā vai atzīmējiet tam blakus esošo izvēles rūtiņu.
2
Noklikšķiniet uz Rediģēt
Darbību izvēlnē atlasiet opciju Rediģēt. Rēķina forma tiks atvērta ar visiem esošajiem datiem aizpildītiem.
3
Veiciet izmaiņas
Atjauniniet jebkurus laukus — norēķinu datus, pakalpojumu aprakstus, daudzumus, summas vai maksājuma nosacījumus.
4
Saglabāt
Noklikšķiniet uz Saglabāt, lai piemērotu izmaiņas.
Rēķina nosūtīšana klientam
Ja saglabājāt rēķinu kā melnrakstu un vēlaties to nosūtīt vēlāk:1
Atrodiet rēķinu
Rēķinu panelī atrodiet melnraksta rēķinu, kuru vēlaties nosūtīt.
2
Noklikšķiniet uz Nosūtīt rēķinu
Atveriet rēķinu un noklikšķiniet uz pogas Nosūtīt rēķinu. AgencyHandy piegādā rēķinu uz klienta reģistrēto e-pasta adresi.
3
Apstipriniet piegādi
Pārbaudiet apstiprinājuma ziņojumu, lai verificētu, ka rēķins tika veiksmīgi nosūtīts. Rēķina statuss tiek atjaunināts uz Atvērts.
Ja rēķins atrodas statusā Melnraksts un atjaunināt pakalpojuma nosaukumu, jaunais nosaukums tiks atspoguļots rēķinā. Kad statuss mainās uz Atvērts, Apmaksāts, Neiekasējams vai Anulēts, pakalpojuma nosaukums rēķinā tiek bloķēts un netiks atjaunināts.
Rēķina lejupielāde un drukāšana
Gan aģentūra, gan klients jebkurā laikā var lejupielādēt rēķinu.1
Atveriet rēķinu
Pārejiet uz rēķinu paneli un atlasiet rēķinu, kuru vēlaties lejupielādēt.
2
Piekļūstiet lejupielādei/drukāšanai
Rēķina darbību izvēlnē noklikšķiniet uz opcijas Lejupielādēt vai Drukāt.
3
Izvēlieties formātu
Atlasiet PDF lejupielādei vai izvēlieties printera iestatījumus fiziskai kopijai.
4
Saglabājiet vai drukājiet
Saglabājiet failu savā ierīcē vai nosūtiet to uz printeri. Pēc drukāšanas arhivējiet rēķinu vai kopīgojiet to ar ieinteresētajām pusēm pēc vajadzības.
Atgādinājumu iestatīšana rēķiniem
Rēķinu atgādinājumu funkcija ļauj automātiski paziņot klientiem par gaidāmajiem, nokavētajiem vai pārsniegtajiem rēķiniem, lai saņemtu samaksu laicīgi bez manuālas sekošanas.Atgādinājumi darbojas tikai rēķiniem ar statusu Atvērts un iestatītu apmaksas termiņu.
1
Atveriet rēķinu iestatījumus
Rēķinu paneļa augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz pogas Iestatījumi.
2
Pārejiet uz atgādinājumu iestatījumiem
Ritiniet uz leju līdz kreisā paneļa sadaļas Veidne apakšai, pēc tam noklikšķiniet uz Rediģēt, lai atvērtu atgādinājumu konfigurācijas modāli.
3
Izvēlieties atgādinājuma veidu
Atlasiet vienu no šiem:
- Secīgais atgādinājums — izveido atgādinājumu sēriju jūsu noteiktos intervālos
- Nenosūtīt atgādinājumu — atspējo atgādinājumus atlasītajiem rēķiniem
4
Konfigurējiet atgādinājuma datus
Katram atgādinājumam secībā:
- Izvēlieties atgādinājuma veidni (piemēram, “Gaidāmā rēķina apmaksas atgādinājums”)
- Iestatiet atgādinājuma datumu — piemēram, 3 dienas pirms vai pēc apmaksas termiņa
- Norādiet, vai tas tiek aktivizēts pirms vai pēc apmaksas termiņa
5
Pievienojiet vairāk atgādinājumu, ja nepieciešams
Noklikšķiniet uz + Pievienot vēl vienu atgādinājumu, lai izveidotu pilnu atgādinājumu secību. Noklikšķiniet uz pogas Dzēst blakus jebkuram atgādinājumam, lai to noņemtu.
6
Piemērojiet aktīvajiem rēķiniem (neobligāts)
Atzīmējiet izvēles rūtiņu, lai piemērotu šos atgādinājumu iestatījumus pašreiz aktīvajiem rēķiniem, ja vēlaties, lai jaunā konfigurācija attiektos uz rēķiniem, kas jau atrodas statusā Atvērts.
7
Saglabāt
Noklikšķiniet uz Atjaunināt, lai saglabātu un aktivizētu atgādinājumu grafiku.
Tiešie rēķini (bez pasūtījuma ID)
Ja nepieciešams ātri izrakstīt rēķinu klientam, vispirms neveidojot pasūtījumu, izmantojiet tiešā rēķina darbplūsmu.1
Sāciet jaunu rēķinu
Pārejiet uz Rēķini → Izveidot rēķinu.
2
Izvēlieties saņēmēja veidu
Atlasiet Fiziska persona vai Uzņēmums kā saņēmēja veidu.
3
Atlasiet vai ievadiet saņēmēju
- Nolaižamajā sarakstā izvēlieties esošu klientu, vai
- Atlasiet Neatkarīgo e-pasta adresi, lai ievadītu jebkuru e-pasta adresi — pat tādu, kas nav reģistrēta kā klients
4
Atstājiet pasūtījuma ID tukšu
Izlaidiet lauku Pasūtījuma ID. AgencyHandy izveido atsevišķu rēķinu, kas nav piesaistīts nevienam pasūtījumam.
5
Pievienojiet pozīcijas, nodokļus un atlaides
Noklikšķiniet uz Pievienot pozīciju, lai pievienotu rindas pozīcijas ar nosaukumiem, daudzumiem un cenām. Pēc vajadzības piemērojiet nodokļu likmes un atlaides. Kopējā summa tiek atjaunināta automātiski.
6
Iestatiet rēķina adresi un piezīmes
Ievadiet rēķina apmaksas adresi un pievienojiet klientam jebkādas piezīmes.
7
Nosūtiet vai saglabājiet
Noklikšķiniet uz Nosūtīt rēķinu, lai to nekavējoties piegādātu, vai Saglabāt kā melnrakstu, lai vispirms to pārskatītu.