noreply@agencyhandy.com sūtītāju ar jūsu zīmolam atbilstošu e-pasta adresi, konfigurēt dedikētu SMTP serveri uzticamai piegādei un pielāgot veidnes, ko izmanto klientu paziņojumiem, rēķiniem, piedāvājumiem un citiem nolūkiem. Pareiza iestatīšana nodrošina, ka jūsu e-pasti nonāk klientu iesūtnē — nevis surogātpasta mapē — un katrs ziņojums atspoguļo jūsu aģentūras identitāti.
Tikai Super administratori un Administratori var konfigurēt e-pasta iestatījumus. Dodieties uz Workspace Config → Email Setup, lai piekļūtu šīm opcijām.
E-pasta iestatīšanas komponentu pārskats
Pielāgota e-pasta adrese
Iestatiet sūtītāja vārdu un e-pasta adresi, ko klienti redz, saņemot ziņojumus no jūsu darbvietas.
DKIM un SPF ieraksti
Pievienojiet DNS autentifikācijas ierakstus, lai pierādītu, ka jūsu e-pasti ir likumīgi un novērstu to atzīmēšanu kā surogātpasts.
SMTP serveris
Pievienojiet savu pasta serveri (piemēram, Gmail, Outlook vai pielāgota domēna serveri), lai nosūtītu visus izejošos e-pastus no AgencyHandy.
E-pasta veidnes
Pielāgojiet saturu, temata rindiņas un zīmolu katram automatizētajam e-pastam, ko AgencyHandy nosūta klientiem.
1. daļa: Pielāgotas e-pasta adreses iestatīšana
Pirms sūtītāja e-pasta konfigurēšanas jums ir nepieciešams reģistrēts domēns ar e-pasta mitināšanu. Populāri pakalpojumu sniedzēji ietver Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail un Cloudflare Email Routing.1
Reģistrējiet domēnu un iestatiet e-pasta mitināšanu
Ja vēl neesat to izdarījis, reģistrējiet domēnu pie reģistrētāja (piemēram, GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) un reģistrējieties e-pasta mitināšanas pakalpojumu sniedzējam. Pārliecinieties, ka varat izveidot un pārvaldīt e-pasta adreses šajā domēnā (piemēram,
hello@jusuagentura.lv).2
Dodieties uz E-pasta iestatīšanu AgencyHandy
Piesakieties AgencyHandy. Dodieties uz Workspace Config kreisajā navigācijā, pēc tam noklikšķiniet uz Email Setup.
3
Ievadiet sūtītāja vārdu un e-pastu
Laukā Sender Name ievadiet vārdu, ko klienti redzēs kā sūtītāju (piemēram,
AgencyHandy Atbalsts vai jūsu aģentūras nosaukums). Laukā Sender Email ievadiet pielāgoto e-pasta adresi (piemēram, hello@jusuagentura.lv). Noklikšķiniet uz Save.4
Verificējiet savu e-pasta adresi
AgencyHandy nosūta verifikācijas saiti uz jūsu ievadīto e-pasta adresi. Atveriet e-pasta iesūtni, atrodiet verifikācijas ziņojumu un noklikšķiniet uz saites, lai apstiprinātu īpašumtiesības.
5
Konfigurējiet DKIM, SPF un DMARC DNS ierakstus
Pēc sūtītāja e-pasta saglabāšanas AgencyHandy nodrošina DNS ierakstus, kas jums jāpievieno:
- SPF ieraksts (TXT tips) — pilnvaro AgencyHandy sūtīt e-pastus jūsu domēna vārdā.
- DKIM ieraksti (3 CNAME ieraksti) — pievieno kriptogrāfiskus parakstus izejošajiem e-pastiem, lai saņēmēju serveri varētu verificēt autentiskumu.
- DMARC ieraksts — nosaka, kā saņēmēju serveri rīkojas ar e-pastiem, kas neizdod autentifikācijas pārbaudes.
6
Apstipriniet aktīvo statusu
Atgriezieties AgencyHandy E-pasta iestatīšanas lapā. Kad visi DNS ieraksti ir izplatīti (tas var aizņemt no 2 minūtēm līdz 2 stundām), e-pasta statuss atjauninās no Pending uz zaļu atzīmi ✅. Jūsu pielāgotais e-pasts tagad ir aktīvs.
2. daļa: DKIM un SPF konfigurācija (atsevišķa iestatīšana)
Ja nepieciešams ģenerēt vai reģenerēt DKIM un SPF ierakstus neatkarīgi, sekojiet šim ceļam: Workspace Config → Emails → DKIM & SPF Setup → Generate DKIM and SPF records. Pēc tam pievienojiet ierakstus savā DNS:DKIM un SPF ierakstiem var būt nepieciešamas no 2 minūtēm līdz 2 stundām, lai izplatītos. Ja statuss joprojām rāda “pending” pēc 2 stundām, pārbaudiet, vai ieraksti tika ievadīti bez drukas kļūdām un vai nav pretrunīgu ierakstu.
3. daļa: SMTP iestatīšana
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ļauj maršrutēt visus izejošos AgencyHandy e-pastus caur jūsu verificēto pasta serveri, dodot jums lielāku kontroli pār piegādājamību un zīmolu.Varat izmantot vai nu Pielāgota domēna e-pastu vai SMTP e-pasta pakalpojumu sniedzēju — ne abus vienlaikus. Pārslēgšanās starp tiem ir iespējama jebkurā laikā, taču jums būs jāievada e-pasta konfigurācija atkārtoti, pārslēdzoties atpakaļ uz pielāgoto e-pastu.
1
Atveriet SMTP servera iestatījumus
Dodieties uz Workspace Config → Email Setup, pēc tam noklikšķiniet uz SMTP Server.
2
Pārslēdzieties uz SMTP pakalpojumu sniedzēju (ja nepieciešams)
Ja jums jau ir konfigurēts pielāgots e-pasts, parādās apstiprinājuma uznirstošais logs, kas jautā, vai vēlaties pārslēgties. Noklikšķiniet uz Switch to SMTP, lai turpinātu. Tas atspējo esošo pielāgotā e-pasta iestatījumu.
3
Ievadiet SMTP akreditācijas datus
Aizpildiet obligātos laukus:
Noklikšķiniet uz Save, kad esat pabeidzis.
4
Ģenerējiet lietotnes paroli (Gmail piemērs)
Ja izmantojat Gmail ar iespējotu 2 faktoru autentifikāciju (nepieciešams lietotnes parolēm):
- Dodieties uz myaccount.google.com/security un apstipriniet, ka 2 soļu verificēšana ir aktīva.
- Apmeklējiet myaccount.google.com/apppasswords.
- Noklikšķiniet uz Select app, izvēlieties Mail (vai ievadiet pielāgotu nosaukumu), pēc tam noklikšķiniet uz Select device un izvēlieties savu iestatījumu.
- Noklikšķiniet uz Create — Google ģenerē 16 rakstzīmju lietotnes paroli.
- Kopējiet paroli un ielīmējiet to laukā Password AgencyHandy SMTP iestatījumos.
5
Apstipriniet iestatīšanu
Pēc saglabāšanas AgencyHandy parāda veiksmes ziņojumu, apstiprinot “SMTP is created successfully.” Jūsu saglabātā hosta, lietotājvārda un porta dati parādās SMTP iestatījumu lapā.
6
Pārbaudiet SMTP savienojumu
Noklikšķiniet uz pogas Test un ievadiet saņēmēja e-pasta adresi. AgencyHandy nosūta testa e-pastu uz šo adresi. Pārbaudiet iesūtni uz apstiprinājuma ziņojumu: “This is a confirmation that your email setup in Agency Handy is working properly.”
4. daļa: E-pasta veidņu pielāgošana
AgencyHandy ietver iepriekš izveidotas veidnes katram automatizētajam e-pastam, ko tas nosūta. Varat pielāgot katru no tām, lai atbilstu jūsu zīmola tonim un iekļautu atbilstošu dinamisko saturu. Pieejamās veidnes ietver:- Klienta reģistrācija
- Piedāvājuma nosūtīšana
- Uzdevuma pārskats
- Rēķina nosūtīšana
- Rēķinu un abonementa atgādinājumi
- Atbalsta pieteikuma izveides paziņojumi
1
Atveriet E-pasta veidnes
Dodieties uz Workspace Config → Emails, pēc tam apakšizvēlnē atlasiet Email Template.
2
Atlasiet veidni rediģēšanai
Tiek parādīts visu pieejamo veidņu pilns saraksts. Noklikšķiniet uz jebkuras veidnes, lai atvērtu tās konfigurācijas lapu.
3
Pielāgojiet veidnes laukus
Atjauniniet tālāk norādīto pēc nepieciešamības:
- Sender Email: Izvēlieties, kura konfigurētā e-pasta adrese nosūta šo veidni.
- Subject: Uzrakstiet skaidru, kodolīgu temata rindiņu.
- Body: Rediģējiet ziņojuma saturu, lai atbilstu jūsu aģentūras tonim un vēstījumam.
- Dynamic Variables: Ievietojiet vietturos, piemēram,
{{client_name}},{{company_name}}vai{{invoice_id}}, lai automātiski aizpildītu klientam specifiskos datus. - Social Media Links: Pievienojiet saites uz jūsu aģentūras sociālajiem profiliem, lai veicinātu iesaistīšanos.
4
Nosūtiet testa e-pastu
Noklikšķiniet uz Send Test, lai nosūtītu veidnes priekšskatījumu uz jūsu iesūtni. Pārbaudiet formatējumu, saturu un vai visi dinamiskie mainīgie tiek pareizi aizpildīti.
5
Saglabājiet izmaiņas
Noklikšķiniet uz Save Changes, lai lietotu atjaunināto veidni. Jaunā versija tiks izmantota visiem turpmākajiem automatizētajiem e-pastiem, kas atbilst šim veidnes tipam.
Svarīgas piezīmes
- SMTP un pielāgots e-pasts ir savstarpēji izslēdzoši. Vienlaikus var būt aktīva tikai viena metode katrā darbvietā.
- Atkārtoti ievadiet e-pastu pārslēgšanās gadījumā. Ja pārslēdzaties no SMTP atpakaļ uz pielāgotu e-pasta iestatījumu, jums jāievada pielāgotā e-pasta akreditācijas dati atkārtoti.
- Nepareizi SMTP akreditācijas dati bloķē visus izejošos e-pastus. Divreiz pārbaudiet sava hosta nosaukumu, portu, lietotājvārdu un paroli, ja e-pasti pārstāj sūtīties pēc SMTP izmaiņām.
- DKIM/SPF izplatīšana prasa laiku. Pagaidiet līdz 2 stundām un atsvaidziniet E-pasta iestatīšanas lapu, pirms secināt, ka ir radusies kļūda.
- Dinamiskie mainīgie ir reģistrjutīgi. Izmantojiet tos tieši tā, kā parādīts veidnes redaktorā, lai nodrošinātu pareizu aizpildīšanu.