AgencyHandy에서 인보이스를 생성하는 것은 청구를 클라이언트 및 주문에 직접 연결하는 간단한 프로세스입니다. 클라이언트를 입력하고, 주문을 연결하고, 금액을 설정하고, 메모를 추가한 후 전송하는 모든 과정이 단일 양식에서 이루어집니다. 전송 후에는 결제 상태를 추적하고, 자동 알림을 설정하고, 언제든지 PDF로 인보이스를 다운로드할 수 있습니다.
인보이스를 생성하려면 슈퍼 어드민, 어드민, 또는 PM이어야 합니다. 인보이스를 생성하려면 워크스페이스에 최소 한 명의 클라이언트가 있어야 합니다.
인보이스 접두사 설정
인보이스 생성을 시작하기 전에 인보이스 접두사를 설정하는 것을 고려하세요. 접두사는 모든 인보이스 번호 앞에 나타나며 인보이스가 에이전시에 속함을 식별하는 데 도움이 됩니다.
인보이스 설정 열기
인보이스 대시보드에서 오른쪽 상단의 Settings 버튼을 클릭합니다.
접두사 설정
Invoice Prefix 필드로 이동하여 원하는 접두사를 입력합니다(예: INV- 또는 에이전시 이니셜).
저장
Save를 클릭하여 향후 모든 인보이스에 접두사를 적용합니다.
인보이스 생성
인보이스 대시보드 열기
왼쪽 사이드바에서 Invoices를 클릭하여 인보이스 대시보드를 엽니다.
새 인보이스 시작
+ Create Invoice를 클릭합니다. 인보이스 생성 양식이 열립니다.
클라이언트 선택
드롭다운 목록에서 클라이언트 이름을 선택합니다. 필수 필드입니다. 해당 클라이언트와 연결된 모든 주문 ID가 다음 필드에 자동으로 표시됩니다.직접 인보이스(주문과 연결되지 않음)를 생성하려면 주문 ID 필드를 비워두거나, 클라이언트 목록 외부의 이메일 주소로 청구하려면 Independent Email을 선택합니다.
주문 ID 선택
청구 대상인 특정 주문 ID를 선택합니다. 이렇게 하면 인보이스가 시스템의 올바른 주문에 연결됩니다. 직접 인보이스의 경우 이 필드를 건너뜁니다.
청구 주소 입력
청구 주소를 작성합니다:
- 국가, 주/도, 도시
- 우편 번호
- 상세 주소 (해당하는 경우)
이 주소는 규정 준수 및 명확성을 위해 인쇄된 인보이스에 표시됩니다. 주문 및 재무 세부 정보 설정
Order Details 아래에 다음을 입력합니다:| 필드 | 설명 |
|---|
| Currency | 결제받을 통화 |
| Order ID – Amount | 주문과 관련된 금액 |
| Discount (%) 및 Discount Amount | 해당 할인 적용 |
| Paid Amount | 클라이언트가 이미 결제한 금액 |
| Due Amount | 남은 미결제 잔액 |
| Total Amount | 주문의 전체 결제 금액 |
메모 추가 (선택 사항)
Note 필드에 클라이언트를 위한 추가 맥락(예: 결제 지침, 프로젝트 참고 사항, 개인 메시지)을 입력합니다.
세부 정보 패널 검토
오른쪽의 Details 패널에서 다음의 실시간 요약을 확인할 수 있습니다:
- 인보이스 상태 (기본값: 초안)
- 클라이언트 이름, 회사명, 주소
- 청구 주소
- 서비스 이름 및 주문 ID
- 생성 날짜 및 마감 날짜
- 총 금액
진행하기 전에 모든 내용을 꼼꼼히 검토합니다. 클라이언트에게 전송 또는 초안으로 저장
- Send to Client를 클릭하여 즉시 인보이스를 이메일로 전송합니다. 상태가 Draft에서 Open으로 자동 변경됩니다.
- 나중에 최종 확정하려면 Save as Draft를 클릭합니다.
에이전시 로고와 주소는 시스템이 인보이스에 자동으로 추가합니다 — 각 인보이스에 수동으로 입력할 필요가 없습니다.
인보이스 상태 전환
인보이스가 생성되면 정해진 상태 흐름을 따릅니다. 에이전시만 인보이스 상태를 변경할 수 있습니다.
Draft → Open (클라이언트에게 전송 시)
Open → Paid (결제 수령)
Open → Void (인보이스 취소)
Open → Uncollectable (부채 상각)
인보이스는 Draft 상태일 때만 수정할 수 있습니다. 인보이스가 Open으로 이동하면 수정할 수 없습니다. 변경이 필요하면 인보이스를 무효화하고 새로 생성하세요.
인보이스 수정
Draft 상태일 때만 인보이스를 수정할 수 있습니다.
인보이스 열기
인보이스 대시보드에서 수정할 초안 인보이스를 찾습니다. 클릭하거나 옆의 체크박스를 선택합니다.
수정 클릭
작업 메뉴에서 Edit 옵션을 선택합니다. 모든 기존 세부 정보가 미리 채워진 상태로 인보이스 양식이 열립니다.
변경 사항 적용
청구 세부 정보, 서비스 설명, 수량, 금액, 또는 결제 조건 등 필드를 업데이트합니다.
저장
Save를 클릭하여 변경 사항을 적용합니다.
클라이언트에게 인보이스 전송
인보이스를 초안으로 저장했다가 나중에 전송하려면:
인보이스 찾기
인보이스 대시보드에서 전송할 초안 인보이스를 찾습니다.
인보이스 전송 클릭
인보이스를 열고 Send Invoice 버튼을 클릭합니다. AgencyHandy가 등록된 클라이언트 이메일 주소로 인보이스를 전달합니다.
전송 확인
인보이스가 성공적으로 전송되었는지 확인하는 메시지를 확인합니다. 인보이스 상태가 Open으로 업데이트됩니다.
인보이스가 Draft 상태이고 서비스 이름을 업데이트하면 새 이름이 인보이스에 반영됩니다. 상태가 Open, Paid, Uncollectable, 또는 Void로 변경되면 인보이스의 서비스 이름이 잠기고 업데이트되지 않습니다.
인보이스 다운로드 및 인쇄
에이전시와 클라이언트 모두 언제든지 인보이스를 다운로드할 수 있습니다.
인보이스 열기
인보이스 대시보드로 이동하여 다운로드할 인보이스를 선택합니다.
다운로드/인쇄 접근
인보이스 작업 메뉴에서 Download 또는 Print 옵션을 클릭합니다.
형식 선택
다운로드 시 PDF를 선택하거나 실물 복사본을 위해 프린터 설정을 선택합니다.
저장 또는 인쇄
파일을 기기에 저장하거나 프린터로 전송합니다. 인쇄 후에는 인보이스를 보관하거나 필요에 따라 이해관계자에게 공유합니다.
인보이스 알림 설정
인보이스 알림 기능을 사용하면 수동 후속 조치 없이 제때 결제를 받을 수 있도록 클라이언트에게 예정된, 마감된, 또는 연체된 인보이스에 대해 자동으로 알릴 수 있습니다.
알림은 Open 상태이며 마감 날짜가 설정된 인보이스에서만 작동합니다.
인보이스 설정 열기
인보이스 대시보드 오른쪽 상단의 Settings 버튼을 클릭합니다.
알림 설정으로 이동
왼쪽 패널의 Template 섹션 맨 아래로 스크롤한 후 Edit을 클릭하여 알림 설정 모달을 엽니다.
알림 유형 선택
다음 중 하나를 선택합니다:
- Sequenced Reminder — 정의한 간격으로 일련의 알림 생성
- Don’t Send Reminder — 선택한 인보이스에 대해 알림 비활성화
알림 세부 정보 설정
시퀀스의 각 알림에 대해:
- 알림 템플릿 선택 (예: “예정된 인보이스 결제 알림”)
- 알림 날짜 설정 — 예: 마감 날짜 3일 전 또는 후
- 마감 날짜 전 또는 후 발송 여부 지정
필요시 알림 추가
+ Add Another Reminder를 클릭하여 전체 알림 시퀀스를 구성합니다. 알림을 제거하려면 옆의 Delete 버튼을 클릭합니다.
활성 인보이스에 적용 (선택 사항)
이미 Open 상태인 인보이스에도 새 설정을 적용하려면 현재 활성 인보이스에 이 알림 설정 적용 체크박스를 선택합니다.
저장
Update를 클릭하여 알림 일정을 저장하고 활성화합니다.
직접 인보이스 (주문 ID 없이)
먼저 주문을 생성하지 않고 클라이언트에게 빠르게 청구해야 할 때 직접 인보이스 워크플로우를 사용합니다.
새 인보이스 시작
Invoices → Create Invoice로 이동합니다.
수신자 유형 선택
수신자 유형으로 Individual 또는 Company를 선택합니다.
수신자 선택 또는 입력
- 드롭다운에서 기존 클라이언트를 선택하거나,
- Independent Email을 선택하여 클라이언트로 등록되지 않은 이메일 주소 입력
주문 ID 비워두기
주문 ID 필드를 건너뜁니다. AgencyHandy가 어떤 주문에도 연결되지 않은 독립 인보이스를 생성합니다.
항목, 세금, 할인 추가
Add Item을 클릭하여 이름, 수량, 가격이 있는 항목을 추가합니다. 필요에 따라 세율과 할인을 적용합니다. 합계가 자동으로 업데이트됩니다.
청구 주소 및 메모 설정
청구 주소를 입력하고 클라이언트를 위한 메모를 추가합니다.
전송 또는 저장
즉시 전달하려면 Send Invoice를 클릭하거나, 먼저 검토하려면 Save as Draft를 클릭합니다.
직접 인보이스는 긴급 요청, 컨설팅 통화, 또는 일반 주문 워크플로우 외부에서 청구해야 하는 작업에 적합합니다. 독립 인보이스에 대한 결제 추적은 수동으로 관리해야 합니다.
