Você deve ser Super Admin, Admin ou GP para criar faturas. Pelo menos um cliente deve existir no seu espaço de trabalho antes de gerar uma fatura.
Configurações de Prefixo da Fatura
Antes de começar a criar faturas, considere configurar o prefixo da sua fatura. O prefixo aparece antes de cada número de fatura e ajuda a identificar as faturas como pertencentes à sua agência.1
Abrir as Configurações de Fatura
No Painel de Faturas, clique no botão Configurações no canto superior direito.
2
Definir seu prefixo
Navegue até o campo Prefixo da Fatura e insira o prefixo desejado (por exemplo,
FAT- ou as iniciais da sua agência).3
Salvar
Clique em Salvar para aplicar o prefixo a todas as faturas futuras.
Criando uma Fatura
1
Abrir o Painel de Faturas
Clique em Faturas na barra lateral esquerda para abrir o Painel de Faturas.
2
Iniciar uma nova fatura
Clique em + Criar Fatura. O formulário de criação de fatura será aberto.
3
Selecionar o cliente
Escolha o nome do cliente no menu suspenso. Este é um campo obrigatório. Todos os IDs de Pedido associados a esse cliente serão preenchidos automaticamente no próximo campo.Para criar uma Fatura Direta (não vinculada a um pedido), você pode deixar o campo ID do Pedido vazio ou selecionar E-mail Independente para faturar qualquer endereço de e-mail fora da sua lista de clientes.
4
Selecionar o ID do Pedido
Selecione o ID do Pedido específico para o qual está faturando. Isso vincula a fatura ao pedido correto no sistema. Para faturas diretas, pule este campo.
5
Inserir o endereço de cobrança
Preencha o Endereço de Pagamento da Fatura:
- País, Estado e Cidade
- CEP
- Endereço (se aplicável)
6
Definir detalhes do pedido e financeiros
Em Detalhes do Pedido, insira as seguintes informações:
Para Faturas Diretas, clique em Adicionar Item para adicionar itens de linha manualmente. Insira o nome do item, quantidade e preço. Você pode adicionar vários itens. Use + Alíquotas de Imposto para aplicar ou criar alíquotas de imposto (inclusivo ou exclusivo).
7
Adicionar uma nota (opcional)
No campo Nota, adicione qualquer contexto adicional para o cliente — por exemplo, instruções de pagamento, referências do projeto ou uma mensagem pessoal.
8
Revisar o painel de detalhes
O painel Detalhes no lado direito fornece um resumo em tempo real de:
- Status da fatura (Rascunho por padrão)
- Nome do cliente, nome da empresa e endereço
- Endereço de pagamento da fatura
- Nome do serviço e ID do Pedido
- Data de criação e data de vencimento
- Valor total
9
Enviar ao cliente ou salvar como rascunho
- Clique em Enviar ao Cliente para enviar a fatura por e-mail imediatamente. O status muda de Rascunho para Aberta automaticamente.
- Clique em Salvar como Rascunho se quiser finalizá-la mais tarde.
O logotipo e o endereço da agência são adicionados à fatura automaticamente pelo sistema — você não precisa inseri-los manualmente em cada fatura.
Transições de Status da Fatura
Depois que uma fatura é criada, ela segue um fluxo de status definido. Somente a agência pode mover uma fatura entre os status.Editando uma Fatura
Você pode editar uma fatura somente enquanto ela estiver no status Rascunho.1
Abrir a fatura
No Painel de Faturas, encontre a fatura em rascunho que deseja editar. Clique nela ou marque a caixa de seleção ao lado dela.
2
Clicar em Editar
Selecione a opção Editar no menu de ações. O formulário da fatura será aberto com todos os detalhes existentes preenchidos.
3
Fazer suas alterações
Atualize qualquer campo — detalhes de cobrança, descrições de serviço, quantidades, valores ou condições de pagamento.
4
Salvar
Clique em Salvar para aplicar suas alterações.
Enviando uma Fatura ao Cliente
Se você salvou a fatura como rascunho e deseja enviá-la posteriormente:1
Encontrar a fatura
No Painel de Faturas, localize a fatura em rascunho que deseja enviar.
2
Clicar em Enviar Fatura
Abra a fatura e clique no botão Enviar Fatura. O AgencyHandy entrega a fatura ao endereço de e-mail do cliente cadastrado.
3
Confirmar o envio
Verifique a mensagem de confirmação para certificar-se de que a fatura foi enviada com sucesso. O status da fatura é atualizado para Aberta.
Se uma fatura estiver no status Rascunho e você atualizar o nome do serviço, o novo nome será refletido na fatura. Uma vez que o status mude para Aberta, Paga, Incobrável ou Cancelada, o nome do serviço na fatura fica bloqueado e não será atualizado.
Baixando e Imprimindo uma Fatura
Tanto a agência quanto o cliente podem baixar uma fatura a qualquer momento.1
Abrir a fatura
Vá ao Painel de Faturas e selecione a fatura que deseja baixar.
2
Acessar download/impressão
Clique na opção Baixar ou Imprimir no menu de ações da fatura.
3
Escolher o formato
Selecione PDF para download ou escolha as configurações de impressora para uma cópia física.
4
Salvar ou imprimir
Salve o arquivo no seu dispositivo ou envie para a impressora. Após a impressão, arquive a fatura ou compartilhe-a com as partes interessadas conforme necessário.
Configurando Lembretes nas Faturas
O recurso de Lembrete de Fatura permite que você notifique automaticamente os clientes sobre faturas próximas do vencimento, vencidas ou em atraso, para que você receba no prazo sem acompanhamento manual.Os lembretes funcionam apenas em faturas com status Aberta e com uma data de vencimento definida.
1
Abrir as Configurações de Fatura
Clique no botão Configurações no canto superior direito do Painel de Faturas.
2
Navegar até as configurações de Lembrete
Role até o final da seção Modelo no painel esquerdo e clique em Editar para abrir o modal de configuração de lembrete.
3
Escolher um tipo de lembrete
Selecione uma das seguintes opções:
- Lembrete Sequencial — cria uma série de lembretes nos intervalos que você definir
- Não Enviar Lembrete — desativa lembretes para as faturas selecionadas
4
Configurar os detalhes do lembrete
Para cada lembrete na sequência:
- Escolha o modelo de lembrete (por exemplo, “Lembrete de Pagamento de Fatura Próximo”)
- Defina a data do lembrete — por exemplo, 3 dias antes ou após a data de vencimento
- Especifique se ele é acionado antes ou após a data de vencimento
5
Adicionar mais lembretes se necessário
Clique em + Adicionar Outro Lembrete para criar uma sequência completa de lembretes. Clique no botão Excluir ao lado de qualquer lembrete para removê-lo.
6
Aplicar às faturas ativas (opcional)
Marque a caixa de seleção para aplicar essas configurações de lembrete às faturas atualmente ativas se quiser que a nova configuração abranja faturas que já estão com status Aberta.
7
Salvar
Clique em Atualizar para salvar e ativar o cronograma de lembretes.
Faturas Diretas (Sem ID de Pedido)
Quando você precisar cobrar um cliente rapidamente sem criar um pedido primeiro, use o fluxo de Fatura Direta.1
Iniciar uma nova fatura
Vá para Faturas → Criar Fatura.
2
Escolher o tipo de destinatário
Selecione Pessoa Física ou Empresa como tipo de destinatário.
3
Selecionar ou inserir o destinatário
- Escolha um cliente existente no menu suspenso, ou
- Selecione E-mail Independente para digitar qualquer endereço de e-mail — mesmo um que não esteja registrado como cliente
4
Deixar o ID do Pedido vazio
Pule o campo ID do Pedido. O AgencyHandy cria uma fatura avulsa não vinculada a nenhum pedido.
5
Adicionar itens, impostos e descontos
Clique em Adicionar Item para inserir itens de linha com nomes, quantidades e preços. Aplique alíquotas de imposto e descontos conforme necessário. O total é atualizado automaticamente.
6
Definir endereço de cobrança e notas
Insira o endereço de pagamento da fatura e adicione quaisquer notas para o cliente.
7
Enviar ou salvar
Clique em Enviar Fatura para entregá-la imediatamente, ou em Salvar como Rascunho para revisá-la primeiro.