De ce contează formularele de intake
Fără un proces structurat de intake, detaliile importante se pierd în firele de e-mail sau pur și simplu nu sunt colectate niciodată. Un formular de intake:- Standardizează brief-ingul — fiecare proiect începe cu aceeași calitate a informațiilor.
- Reduce comunicarea de dus-întors — obțineți ce aveți nevoie de la bun început, astfel încât lucrările pot începe imediat.
- Stabilește așteptările — clienții se gândesc la cerințele lor înainte de lansarea proiectului, ducând la un scop mai clar și mai puține cicluri de revizuire.
- Există în cadrul comenzii — toate răspunsurile sunt stocate în raport cu comanda în AgencyHandy, astfel încât echipa dvs. știe întotdeauna unde să caute.
Două modalități de creare a unui formular de intake
Puteți construi un formular de intake fie în timpul configurării unui serviciu, fie independent din secțiunea Formulare și să îl atașați ulterior.- Dintr-un serviciu
- Din secțiunea Formulare
Aceasta este calea cea mai directă atunci când configurați un serviciu nou și doriți formularul de intake pregătit din prima zi.
Deschideți sau creați un serviciu
Navigați la Servicii și deschideți un serviciu existent sau creați unul nou.
Mergeți la setările Formularului de intake
În setările serviciului, localizați fila sau secțiunea Formular de intake (uneori etichetată Cerințe).
Adăugați câmpurile dvs.
Faceți clic pe Adaugă câmp și alegeți tipul de câmp care se potrivește cel mai bine informațiilor de care aveți nevoie. Consultați referința tipurilor de câmpuri de mai jos pentru o listă completă.
Configurați fiecare câmp
Dați fiecărui câmp o etichetă clară și, dacă este util, adăugați text de substituent sau instrucțiuni de ajutor pentru a ghida răspunsul clientului. Marcați câmpul ca Obligatoriu dacă trebuie completat înainte ca formularul să poată fi trimis.
Tipuri de câmpuri disponibile
Câmpuri de text și text lung
Câmpuri de text și text lung
| Tip câmp | Limită de caractere | Cel mai potrivit pentru |
|---|---|---|
| Răspuns scurt | 120 caractere | Numele proiectelor, etichete rapide, răspunsuri pe un rând |
| Paragraf | 500 caractere | Brief-uri deschise, descrieri de fundal |
| Text formatat | Flexibil | Specificații detaliate care beneficiază de bold, italice sau liste |
Câmpuri de selecție
Câmpuri de selecție
| Tip câmp | Descriere |
|---|---|
| Alegere multiplă (Casetă de selectare) | Permite clienților să bifeze toate opțiunile aplicabile — util pentru selectarea formatelor de livrabile, platformelor țintă sau preferințelor de stil |
| Selecție (Buton radio) | Permite clienților să aleagă exact o opțiune — ideal pentru alegeri exclusive precum limba preferată sau nivelul pachetului |
Câmpuri de dată și fișier
Câmpuri de dată și fișier
| Tip câmp | Descriere |
|---|---|
| Dată | Un selector de dată pentru termene limită, date de lansare sau date ale evenimentelor |
| Atașare fișier | Permite clienților să încarce fișiere de referință, cum ar fi logo-uri, ghiduri de marcă sau materiale de exemplu |
| Foaie de calcul | Pentru introduceri de date în masă, cum ar fi liste de cuvinte cheie, cataloage de produse sau date de locație |
Cum completează clienții formularele de intake
După ce un client finalizează comanda care are un formular de intake atașat, AgencyHandy prezintă automat formularul ca pasul următor obligatoriu. Iată ce se întâmplă:- Clientul vede o invitație de a completa formularul de intake pentru noua sa comandă.
- Parcurge fiecare câmp, încărcând orice fișiere necesare pe parcurs.
- Odată ce fiecare câmp obligatoriu este completat, face clic pe Trimite.
- Răspunsurile sunt salvate în raport cu comanda în AgencyHandy și echipa dvs. este notificată.
Dacă un client omite formularul de intake la finalizarea comenzii, poate reveni la acesta oricând din portalul clientului, sub comanda relevantă. Puteți vedea, de asemenea, dacă formularul a fost completat din pagina de detalii a comenzii din dashboard-ul dvs.
Sfaturi pentru formulare de intake eficiente
- Folosiți text de ajutor pe câmpurile complexe pentru a explica exact ce format sau nivel de detaliu aveți nevoie.
- Marcați câmpurile cu adevărat critice ca Obligatorii, dar evitați să marcați totul ca obligatoriu, sau clienții se pot simți copleșiți.
- Testați formularul dvs. din perspectiva clientului înainte de a-l atașa unui serviciu activ — trimiteți o comandă de test și completați formularul pentru a verifica fluxul.
- Actualizați formularele când procesul dvs. se schimbă — puteți edita un formular de intake oricând și versiunea actualizată se va aplica tuturor comenzilor viitoare.