noreply@agencyhandy.com cu propria adresă de email de marcă, să configurați un server SMTP dedicat pentru livrare fiabilă și să personalizați șabloanele utilizate pentru notificările clienților, facturi, propuneri și altele. Configurarea corectă asigură că emailurile dvs. ajung în căsuța de primire a clienților — nu în dosarul de spam — și că fiecare mesaj reflectă identitatea agenției dvs.
Doar Super Adminii și Adminii pot configura setările de email. Navigați la Workspace Config → Email Setup pentru a accesa aceste opțiuni.
Prezentare generală a componentelor de configurare email
Adresă de Email Personalizată
Setați numele expeditorului și adresa de email pe care clienții le văd când primesc mesaje din spațiul dvs. de lucru.
Înregistrări DKIM & SPF
Adăugați înregistrări DNS de autentificare pentru a dovedi că emailurile dvs. sunt legitime și pentru a preveni marcarea lor ca spam.
Server SMTP
Conectați propriul server de email (de ex., Gmail, Outlook sau un server de domeniu personalizat) pentru a trimite toate emailurile de ieșire din AgencyHandy.
Șabloane de Email
Personalizați conținutul, liniile de subiect și branding-ul pentru fiecare email automat pe care AgencyHandy îl trimite clienților.
Partea 1: Configurați o Adresă de Email Personalizată
Înainte de a configura emailul expeditorului, aveți nevoie de un domeniu înregistrat cu găzduire de email. Printre furnizorii populari se numără Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail și Cloudflare Email Routing.Înregistrați un domeniu și configurați găzduirea de email
Dacă nu ați făcut-o deja, înregistrați un domeniu la un registrar (de ex., GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) și abonați-vă la un furnizor de găzduire de email. Asigurați-vă că puteți crea și gestiona adrese de email pe acel domeniu (de ex.,
hello@agenţiadvs.com).Navigați la Email Setup în AgencyHandy
Conectați-vă la AgencyHandy. Mergeți la Workspace Config în navigarea din stânga, apoi faceți clic pe Email Setup.
Introduceți numele expeditorului și emailul
În câmpul Sender Name, tastați numele pe care clienții îl vor vedea ca expeditor (de ex.,
Suport AgencyHandy sau numele agenției dvs.). În câmpul Sender Email, introduceți adresa de email personalizată (de ex., hello@agenţiadvs.com). Faceți clic pe Save.Verificați adresa de email
AgencyHandy trimite un link de verificare la adresa de email introdusă. Deschideți căsuța de primire, găsiți mesajul de verificare și faceți clic pe link pentru a confirma proprietatea.
Configurați înregistrările DNS DKIM, SPF și DMARC
După salvarea emailului expeditorului, AgencyHandy vă furnizează înregistrările DNS pe care trebuie să le adăugați:
- Înregistrare SPF (tip TXT) — autorizează AgencyHandy să trimită emailuri în numele domeniului dvs.
- Înregistrări DKIM (3 înregistrări CNAME) — adaugă semnături criptografice emailurilor de ieșire astfel încât serverele destinatare să poată verifica autenticitatea.
- Înregistrare DMARC — definește modul în care serverele destinatare ar trebui să gestioneze emailurile care eșuează la verificările de autentificare.
Partea 2: Configurați DKIM & SPF (Configurare Independentă)
Dacă trebuie să generați sau să regenerați înregistrările DKIM și SPF independent, urmați această cale: Workspace Config → Emails → DKIM & SPF Setup → Generate DKIM and SPF records. Apoi adăugați înregistrările în DNS-ul dvs.:| Tip Înregistrare | Tip DNS | Ce să Configurați |
|---|---|---|
| SPF | TXT | Copiați Name și Value din AgencyHandy și adăugați o nouă înregistrare TXT în DNS-ul dvs. |
| DKIM (×3) | CNAME | Copiați fiecare pereche Name și Value; adăugați 3 înregistrări CNAME separate cu proxy dezactivat |
Înregistrările DKIM și SPF pot dura oriunde de la 2 minute la 2 ore pentru a se propaga. Dacă starea este încă în așteptare după 2 ore, verificați că înregistrările au fost introduse fără greșeli de tastare și că nu există înregistrări conflictuale.
Partea 3: Configurați SMTP
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) vă permite să rutați toate emailurile de ieșire din AgencyHandy prin propriul server de email verificat, oferindu-vă mai mult control asupra livrabilității și branding-ului.Puteți utiliza fie un Email de Domeniu Personalizat, fie un Furnizor de Email SMTP — nu ambele simultan. Comutarea între ele este posibilă oricând, dar va trebui să reintroduceți configurația emailului la revenirea la un email personalizat.
Deschideți setările SMTP Server
Mergeți la Workspace Config → Email Setup, apoi faceți clic pe SMTP Server.
Comutați la Furnizor SMTP (dacă este necesar)
Dacă aveți deja un email personalizat configurat, apare o fereastră de confirmare care vă întreabă dacă doriți să comutați. Faceți clic pe Switch to SMTP pentru a continua. Aceasta dezactivează configurarea existentă a emailului personalizat.
Introduceți acreditările SMTP
Completați câmpurile obligatorii:
Faceți clic pe Save când ați terminat.
| Câmp | Valoare Exemplu | Note |
|---|---|---|
| Host Name | smtp.gmail.com | Adresa serverului SMTP a furnizorului dvs. de email |
| User Name | you@yourdomain.com | Adresa dvs. completă de email |
| Password | Parolă aplicație | Utilizați o parolă specifică aplicației (vezi mai jos) |
| Port | 465 sau 587 | 465 pentru SSL, 587 pentru TLS |
| Auto TLS | Activat/dezactivat | Opțional — activează upgrade-ul automat TLS |
Generați o parolă de aplicație (exemplu Gmail)
Dacă utilizați Gmail cu Autentificare în 2 Pași activată (necesară pentru parolele de aplicație):
- Mergeți la myaccount.google.com/security și confirmați că Verificarea în 2 Pași este activă.
- Vizitați myaccount.google.com/apppasswords.
- Faceți clic pe Select app, alegeți Mail (sau introduceți un nume personalizat), apoi faceți clic pe Select device și alegeți configurarea dvs.
- Faceți clic pe Create — Google generează o parolă de aplicație de 16 caractere.
- Copiați parola și lipiți-o în câmpul Password din setările SMTP ale AgencyHandy.
Confirmați configurarea
După salvare, AgencyHandy afișează un mesaj de succes care confirmă „SMTP is created successfully.“ Detaliile salvate privind gazda, numele de utilizator și portul apar pe pagina de setări SMTP.
Partea 4: Personalizați Șabloanele de Email
AgencyHandy include șabloane pre-construite pentru fiecare email automat pe care îl trimite. Puteți personaliza fiecare șablon pentru a se potrivi cu tonul brandului dvs. și pentru a include conținut dinamic relevant. Șabloanele disponibile includ:- Înregistrare Client
- Trimite Propunere
- Recenzie Sarcină
- Trimite Factură
- Mementouri Factură & Abonament
- Notificări Creare Tichet
Deschideți Șabloanele de Email
Mergeți la Workspace Config → Emails, apoi selectați Email Template din submeniu.
Selectați un șablon de editat
Lista completă a șabloanelor disponibile este afișată. Faceți clic pe orice șablon pentru a deschide pagina de configurare a acestuia.
Personalizați câmpurile șablonului
Actualizați următoarele după cum este necesar:
- Sender Email: Alegeți ce adresă de email configurată trimite acest șablon.
- Subject: Scrieți o linie de subiect clară și concisă.
- Body: Editați conținutul mesajului pentru a se potrivi cu tonul și mesajele agenției dvs.
- Dynamic Variables: Inserați substituenți precum
{{client_name}},{{company_name}}sau{{invoice_id}}pentru a completa automat datele specifice clientului. - Social Media Links: Adăugați linkuri la profilurile sociale ale agenției dvs. pentru a încuraja interacțiunea.
Trimiteți un email de test
Faceți clic pe Send Test pentru a trimite o previzualizare a șablonului în căsuța dvs. de primire. Verificați formatarea, conținutul și că toate variabilele dinamice se rezolvă corect.
Note Importante
- SMTP și emailul personalizat sunt mutual exclusive. Doar o metodă poate fi activă la un moment dat per spațiu de lucru.
- Reintroduceți emailul la comutare. Dacă comutați de la SMTP înapoi la o configurație de email personalizat, trebuie să reintroduceți acreditările emailului personalizat.
- Acreditările SMTP incorecte blochează toate emailurile de ieșire. Verificați de două ori numele gazdei, portul, numele de utilizator și parola dacă emailurile nu mai sunt trimise după o modificare SMTP.
- Propagarea DKIM/SPF necesită timp. Așteptați până la 2 ore și reîmprospătați pagina Email Setup înainte de a concluziona că există o eroare.
- Variabilele dinamice sunt sensibile la majuscule. Utilizați-le exact așa cum sunt afișate în editorul de șabloane pentru a asigura completarea corectă.