Cerințe de Rol
| Acțiune | Cine poate face asta |
|---|---|
| Creare sarcini | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Editare sarcini | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Ștergere sarcini | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Vizualizare sarcini în revizuire / finalizate | Super Admin, Admin, PM, Client |
| Trimitere și răspuns la feedback | Super Admin, Admin, PM |
| Înregistrare timp pe sarcini | Toți utilizatorii atribuiți (Superadminii și Adminii pot înregistra în numele altora) |
| Solicitare sarcină (client) | Client |
| Aprobare / respingere sarcini solicitate | Super Admin, Admin |
Angajații atribuiți unei comenzi pot vedea sarcinile cu starea In Review sau Done. Sarcinile cu starea In Progress nu sunt vizibile pentru angajați.
Crearea unei Sarcini
Deschide comanda
Navighează la Orders în bara laterală stângă și apasă pe comanda unde vrei să adaugi o sarcină.
Adaugă o sarcină nouă
În cadrul comenzii, derulează până la secțiunea Tasks și apasă + Add New Task. Va apărea un formular de creare a sarcinii.
Completează detaliile sarcinii
Completează câmpurile disponibile:
| Câmp | Note |
|---|---|
| Task Name | Un titlu clar și concis pentru elementul de lucru |
| Description | Context detaliat, cerințe sau instrucțiuni |
| Assignee | Membrul echipei responsabil de finalizarea sarcinii |
| Label | Etichetă categorică pentru organizarea sarcinilor (ex. Design, Redactare) |
| Start Date | Data la care începe lucrul la sarcină |
| Due Date | Data până la care sarcina trebuie finalizată |
| Client Review Required | Căsuță de bifat care impune ca clientul să aprobe sarcina înainte de a fi marcată ca Finalizată — bifată implicit |
| Attachments | Fișiere de referință sau materiale suport |
Stările Sarcinilor
Sarcinile parcurg următoarele stări:- In Progress — Sarcina este în curs de execuție (nu este vizibilă clienților sau angajaților)
- In Review — Sarcina a fost trimisă pentru revizuire; vizibilă clienților
- Done — Sarcina a fost aprobată și finalizată
Când un client sau un evaluator respinge o sarcină din starea In Review, starea acesteia revine automat la In Progress.
Modalul Sarcinii și Pagina de Activitate
Apăsând pe orice sarcină se deschide Modalul Sarcinii, o vizualizare completă care servește drept centrul de activitate al sarcinii. De aici poți vedea și gestiona:- Starea curentă, persoana atribuită, data de început și data scadenței
- Descrierea sarcinii și orice fișiere atașate
- Toate firele de feedback și răspunsurile
- Un jurnal complet de activitate care arată fiecare actualizare, comentariu și schimbare de stare a sarcinii
Editarea unei Sarcini
Pentru a actualiza detaliile unei sarcini după ce a fost creată, deschide modalul sarcinii și modifică câmpurile relevante (nume, descriere, persoana atribuită, date, etichetă sau atașamente). Salvează modificările pentru a aplica actualizarea. Doar Super Adminii, Adminii și PM-urile pot edita sarcini.Ștergerea unei Sarcini
Pentru a șterge o sarcină, deschide-o și folosește opțiunea de ștergere din meniul de acțiuni al sarcinii. Ștergerea este permanentă — toate jurnalele de timp asociate și versiunile de fișiere sunt eliminate odată cu sarcina.Urmărirea Timpului
AgencyHandy include urmărire integrată a timpului, astfel încât echipa ta poate înregistra orele direct pe sarcini — fără a fi nevoie de un instrument extern.Pornirea Cronometrului
Pornește cronometrul
Apasă Start Timer. Cronometrul începe să ruleze și afișează numele sarcinii, timpul scurs în timp real și timpul total înregistrat.
Poți avea un singur cronometru activ la un moment dat. Pornirea unui cronometru nou pune automat pe pauză orice cronometru existent.
Înregistrare Manuală a Timpului
Dacă trebuie să înregistrezi timp retroactiv, apasă Manual Time Entry pe sarcină și introdu:- Date — Data
- Start Time and End Time — Ora de început și ora de sfârșit (sau o Durată în ore și minute)
- Notes — Note (opțional)
Jurnalele de Lucru
Apasă butonul Work Log de lângă cronometru pentru a vedea o defalcare completă a tuturor înregistrărilor de timp ale sarcinii, inclusiv data, orele de început/sfârșit, timpul activ total și orice note. Adminii și Superadminii pot șterge orice înregistrare; utilizatorii obișnuiți pot șterge doar propriile înregistrări.Foile de Pontaj
Navighează la Timesheets din bara laterală stângă pentru o vizualizare cross-comandă a întregului timp înregistrat. Poți filtra după numele sarcinii, ID-ul comenzii, persoana atribuită sau intervalul de date (zilnic, săptămânal, lunar) și grupa rezultatele după membrul echipei, numele serviciului sau numele sarcinii. Poți, de asemenea, să pornești un cronometru sau să adaugi o înregistrare manuală direct din vizualizarea Foilor de Pontaj.Feedback pe Fișiere
Sistemul de feedback pe fișiere al AgencyHandy îți permite ție și clienților tăi să lași comentarii precise, vizuale pe livrabile — direct în sarcini. Suportă imagini, PDF-uri, videoclipuri și site-uri web live, cu control al versiunilor și discuții cu fire incluse.Încărcarea unui Fișier pentru Revizuire
Deschide sarcina, apasă pictograma ➕ din secțiunea Attachments și încarcă o imagine, PDF, videoclip sau lipește un URL de site web live.Lăsarea Feedback-ului pe Tipuri de Fișiere
Imagini și PDF-uri Deschide fișierul și folosește bara de instrumente de adnotare (Săgeată, Linie, Dreptunghi, Evidențiere) pentru a marca zone specifice. Selectează o regiune, tastează comentariul și alege dacă îl distribui echipei tale, clientului sau ambilor. Poți, de asemenea, să anulezi sau să reaplici adnotările și să schimbi culorile adnotărilor. Videoclipuri Deschide videoclipul și pune-l pe pauză exact la cadrul unde se aplică feedbackul tău. Tastează comentariul — videoclipul se pune automat pe pauză în timp ce tastezi. Feedbackul este marcat cu timestamp-ul acelui moment. Poți elimina timestamp-ul pentru a lăsa un comentariu general. Site-uri Web Live Adaugă URL-ul site-ului la sarcină folosind butonul ➕, apoi instalează extensia de browser AgencyHandy. Deschide site-ul în View Mode (interactiv) sau treci la Review Mode pentru a face o captură de ecran și a o adnota cu instrumente de desenat, text sau forme.Acțiuni pe Comentarii
Fiecare comentariu are un meniu cu trei puncte cu opțiuni pentru a:- Edita comentariul
- Copia răspunsul
- Șterge comentariul
- Restricționa vizibilitatea doar pentru echipa internă
Rezolvarea Feedback-ului
Apasă butonul ✓ de pe un comentariu pentru a-l marca ca Resolved (Rezolvat). Comentariile rezolvate rămân vizibile pentru referință și pot fi redeschise. Primești o notificare când un comentariu pe care l-ai lăsat este rezolvat de altcineva.Versiunile Fișierelor
Apasă Upload New Version pentru a adăuga un fișier revizuit. Versiunile anterioare și feedbackul lor sunt păstrate și accesibile din meniul derulant de versiuni. Când deschizi o versiune mai veche, AgencyHandy te notifică că există o versiune mai nouă. Poți eticheta fiecare fișier ca Needs Review (Necesită Revizuire) sau Approved (Aprobat) pentru a comunica starea revizuirii dintr-o privire.Clienții pot lăsa feedback pe fișiere doar dacă căsuța Client Review Required este activată pe sarcină. Feedbackul pe fișiere este disponibil doar în sarcini sau comenzi — nu în catalogul de servicii sau în imaginile de profil.
Sarcini Solicitate de Clienți
Clienții pot trimite solicitări de sarcini din portalul lor, oferindu-le un mod structurat de a exprima nevoi suplimentare fără a ocoli procesul tău de aprobare.Fluxul Clientului
Accesează Solicitările
Clientul apasă pe Requests în bara laterală a Portalului Client — sau folosește butonul + Request a Task direct în cadrul unei comenzi.
Completează formularul de solicitare
Clientul furnizează:
- Order (obligatoriu — solicitările trebuie asociate cu o comandă existentă)
- Task Name — Numele sarcinii (obligatoriu)
- Description — Descriere (opțional)
- Attachments — Atașamente (opțional — până la 1 GB; formatele includ PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP și altele)
- Start and End Dates — Date de început și sfârșit (opțional)
Fluxul Agenției
Vizualizează solicitările primite
Apasă Requests în bara laterală a Portalului Agenției. Toate solicitările în așteptare apar într-o vizualizare de tip listă. Poți filtra după client sau ID comandă, sorta alfabetic sau după data emiterii și folosi Preferences pentru a afișa sau ascunde coloane.
Revizuiește solicitarea
Apasă o solicitare pentru a citi descrierea și a previzualiza atașamentele înainte de a lua o decizie.
Aprobă sau respinge
Folosește butoanele de acțiune de lângă fiecare solicitare pentru a aproba sau respinge individual — sau folosește acțiunile în bloc din colțul din dreapta sus pentru a aproba sau respinge toate solicitările simultan.
- Solicitările aprobate devin sarcini active în comandă și urmează fluxul normal de lucru al sarcinilor.
- Solicitările respinse rămân înregistrate cu starea Rejected și nu sunt adăugate în comandă.
Clienții nu pot ocoli pasul de aprobare. O solicitare necesită întotdeauna acțiunea agenției înainte de a deveni o sarcină activă. Solicitările în așteptare rămân vizibile atât pentru client, cât și pentru agenție până când se ia o decizie.
Vizualizarea Tuturor Sarcinilor
Pe lângă gestionarea sarcinilor în comenzile individuale, poți vizualiza sarcinile din toate comenzile de pe un singur ecran. Navighează la Tasks în bara laterală stângă pentru a accesa pagina All Tasks. De aici poți:- Vedea fiecare sarcină asupra căreia ai vizibilitate, indiferent de comanda căreia îi aparține
- Filtra și sorta după stare, persoana atribuită, data scadenței sau comandă
- Identifica rapid elementele întârziate sau cu risc din întreaga ta sarcină de lucru