Trebuie să fii Super Admin, Admin sau PM pentru a crea facturi. Cel puțin un client trebuie să existe în spațiul tău de lucru înainte de a putea genera o factură.
Setările Prefixului Facturii
Înainte de a începe să creezi facturi, ia în considerare configurarea prefixului facturii. Prefixul apare înaintea fiecărui număr de factură și ajută la identificarea facturilor ca aparținând agenției tale.1
Deschide Setările Facturii
În Tabloul de Bord al Facturilor, apasă butonul Settings din colțul din dreapta sus.
2
Setează prefixul
Navighează la câmpul Invoice Prefix și introdu prefixul dorit (de exemplu,
INV- sau inițialele agenției tale).3
Salvează
Apasă Save pentru a aplica prefixul tuturor facturilor viitoare.
Crearea unei Facturi
1
Deschide Tabloul de Bord al Facturilor
Apasă Invoices în bara laterală stângă pentru a deschide Tabloul de Bord al Facturilor.
2
Începe o factură nouă
Apasă + Create Invoice. Formularul de creare a facturii se va deschide.
3
Selectează clientul
Alege numele clientului din lista derulantă. Acesta este un câmp obligatoriu. Toate ID-urile de Comandă asociate acelui client se vor popula automat în câmpul următor.Pentru a crea o Factură Directă (nelinkată la o comandă), poți lăsa câmpul ID Comandă gol sau selecta Independent Email pentru a factura orice adresă de email din afara listei tale de clienți.
4
Selectează ID-ul Comenzii
Selectează ID-ul specific al Comenzii pentru care facturezi. Aceasta leagă factura de comanda corectă din sistem. Pentru facturi directe, sari peste acest câmp.
5
Introdu adresa de facturare
Completează Adresa de Plată a Facturii:
- Țara, Județul și Orașul
- Codul poștal
- Adresa stradală (dacă este cazul)
6
Setează detaliile comenzii și financiare
Sub Order Details, introdu următoarele:
Pentru Facturi Directe, apasă Add Item pentru a adăuga articole de linie manual. Introdu numele articolului, cantitatea și prețul. Poți adăuga mai multe articole. Folosește + Tax Rates pentru a aplica sau crea cote de taxă (incluzive sau exclusive).
7
Adaugă o notă (opțional)
În câmpul Note, adaugă orice context suplimentar pentru client — de exemplu, instrucțiuni de plată, referințe la proiect sau un mesaj personal.
8
Revizuiește panoul de detalii
Panoul Details din dreapta îți oferă un rezumat live al:
- Starea facturii (Draft implicit)
- Numele clientului, numele companiei și adresa
- Adresa de plată a facturii
- Numele serviciului și ID-ul comenzii
- Data creării și data scadenței
- Suma totală
9
Trimite clientului sau salvează ca ciornă
- Apasă Send to Client pentru a trimite factura prin email imediat. Starea se schimbă automat din Draft în Open.
- Apasă Save as Draft dacă vrei să o finalizezi mai târziu.
Logo-ul și adresa agenției sunt adăugate automat la factură de sistem — nu trebuie să le introduci manual pe fiecare factură.
Tranzițiile de Stare ale Facturii
Odată creată, o factură urmează un flux de stare definit. Doar agenția poate muta o factură între stări.Editarea unei Facturi
Poți edita o factură doar în timp ce se află în starea Draft.1
Deschide factura
În Tabloul de Bord al Facturilor, găsește factura ciornă pe care vrei să o editezi. Apasă pe ea sau bifează căsuța de lângă ea.
2
Apasă Edit
Selectează opțiunea Edit din meniul de acțiuni. Formularul facturii se va deschide cu toate detaliile existente precompletate.
3
Fă modificările
Actualizează orice câmpuri — detalii de facturare, descrieri de servicii, cantități, sume sau termeni de plată.
4
Salvează
Apasă Save pentru a aplica modificările.
Trimiterea unei Facturi către un Client
Dacă ai salvat factura ca ciornă și vrei să o trimiți mai târziu:1
Găsește factura
În Tabloul de Bord al Facturilor, localizează factura ciornă pe care vrei să o trimiți.
2
Apasă Send Invoice
Deschide factura și apasă butonul Send Invoice. AgencyHandy livrează factura la adresa de email a clientului din evidențe.
3
Confirmă livrarea
Verifică mesajul de confirmare pentru a verifica că factura a fost trimisă cu succes. Starea facturii se actualizează la Open.
Dacă o factură se află în starea Draft și actualizezi numele serviciului, noul nume va fi reflectat în factură. Odată ce starea se schimbă în Open, Paid, Uncollectable sau Void, numele serviciului pe factură este blocat și nu se va actualiza.
Descărcarea și Tipărirea unei Facturi
Atât agenția, cât și clientul pot descărca o factură în orice moment.1
Deschide factura
Mergi la Tabloul de Bord al Facturilor și selectează factura pe care vrei să o descarci.
2
Accesează descărcarea/tipărirea
Apasă opțiunea Download sau Print din meniul de acțiuni al facturii.
3
Alege formatul
Selectează PDF pentru descărcare sau alege setările imprimantei pentru o copie fizică.
4
Salvează sau tipărește
Salvează fișierul pe dispozitivul tău sau trimite-l la imprimantă. După tipărire, arhivează factura sau distribuie-o părților interesate după caz.
Setarea Memento-urilor pe Facturi
Funcția Memento Factură îți permite să notifici automat clienții despre facturile apropiate, scadente sau restante, astfel încât să fii plătit la timp fără urmărire manuală.Memento-urile funcționează doar pe facturile cu starea Open și cu o dată scadentă setată.
1
Deschide Setările Facturii
Apasă butonul Settings din partea dreaptă sus a Tabloului de Bord al Facturilor.
2
Navighează la setările de Memento
Derulează până la sfârșitul secțiunii Template din panoul stâng, apoi apasă Edit pentru a deschide modalul de configurare a memento-urilor.
3
Alege un tip de memento
Selectează una dintre următoarele:
- Sequenced Reminder — creează o serie de memento-uri la intervale pe care le definești
- Don’t Send Reminder — dezactivează memento-urile pentru facturile selectate
4
Configurează detaliile memento-ului
Pentru fiecare memento din secvență:
- Alege șablonul de memento (de exemplu, „Memento Plată Factură Viitoare“)
- Setează data memento-ului — de exemplu, cu 3 zile înainte sau după data scadenței
- Specifică dacă se declanșează înainte sau după data scadenței
5
Adaugă mai multe memento-uri dacă este necesar
Apasă + Add Another Reminder pentru a construi o secvență completă de memento-uri. Apasă butonul Delete de lângă orice memento pentru a-l elimina.
6
Aplică la facturile active (opțional)
Bifează căsuța pentru a aplica aceste setări de memento la facturile active în prezent dacă vrei ca noua configurare să acopere facturile deja în starea Open.
7
Salvează
Apasă Update pentru a salva și activa programul de memento-uri.
Facturi Directe (Fără un ID de Comandă)
Când trebuie să facturezi rapid un client fără a crea mai întâi o comandă, folosește fluxul de lucru pentru Facturi Directe.1
Începe o factură nouă
Mergi la Invoices → Create Invoice.
2
Alege tipul destinatarului
Selectează Individual sau Company ca tip de destinatar.
3
Selectează sau introdu destinatarul
- Alege un client existent din lista derulantă, sau
- Selectează Independent Email pentru a tasta orice adresă de email — chiar și una neînregistrată ca client
4
Lasă câmpul ID Comandă gol
Sari peste câmpul ID Comandă. AgencyHandy creează o factură independentă nelinkată de nicio comandă.
5
Adaugă articole, taxe și reduceri
Apasă Add Item pentru a adăuga articole de linie cu nume, cantități și prețuri. Aplică cote de taxă și reduceri după cum este necesar. Totalul se actualizează automat.
6
Setează adresa de facturare și notele
Introdu adresa de plată a facturii și adaugă orice note pentru client.
7
Trimite sau salvează
Apasă Send Invoice pentru a livra imediat sau Save as Draft pentru a o revizui mai întâi.