Salt la conținutul principal
Crearea unei facturi în AgencyHandy este un proces simplu care leagă facturarea direct de clienți și comenzi. Completezi clientul, asociezi comanda, setezi sumele, adaugi orice note și trimiți — totul dintr-un singur formular. Odată trimisă, poți urmări starea plăților, seta memento-uri automate și descărca factura ca PDF în orice moment.
Trebuie să fii Super Admin, Admin sau PM pentru a crea facturi. Cel puțin un client trebuie să existe în spațiul tău de lucru înainte de a putea genera o factură.

​
Setările Prefixului Facturii

Înainte de a începe să creezi facturi, ia în considerare configurarea prefixului facturii. Prefixul apare înaintea fiecărui număr de factură și ajută la identificarea facturilor ca aparținând agenției tale.
1

Deschide Setările Facturii

În Tabloul de Bord al Facturilor, apasă butonul Settings din colțul din dreapta sus.
2

Setează prefixul

Navighează la câmpul Invoice Prefix și introdu prefixul dorit (de exemplu, INV- sau inițialele agenției tale).
3

Salvează

Apasă Save pentru a aplica prefixul tuturor facturilor viitoare.

​
Crearea unei Facturi

1

Deschide Tabloul de Bord al Facturilor

Apasă Invoices în bara laterală stângă pentru a deschide Tabloul de Bord al Facturilor.
2

Începe o factură nouă

Apasă + Create Invoice. Formularul de creare a facturii se va deschide.
3

Selectează clientul

Alege numele clientului din lista derulantă. Acesta este un câmp obligatoriu. Toate ID-urile de Comandă asociate acelui client se vor popula automat în câmpul următor.Pentru a crea o Factură Directă (nelinkată la o comandă), poți lăsa câmpul ID Comandă gol sau selecta Independent Email pentru a factura orice adresă de email din afara listei tale de clienți.
4

Selectează ID-ul Comenzii

Selectează ID-ul specific al Comenzii pentru care facturezi. Aceasta leagă factura de comanda corectă din sistem. Pentru facturi directe, sari peste acest câmp.
5

Introdu adresa de facturare

Completează Adresa de Plată a Facturii:
  • Țara, Județul și Orașul
  • Codul poștal
  • Adresa stradală (dacă este cazul)
Această adresă apare pe factura tipărită pentru conformitate și claritate.
6

Setează detaliile comenzii și financiare

Sub Order Details, introdu următoarele:
CâmpDescriere
CurrencyMoneda în care dorești să fii plătit
Order ID – AmountValoarea monetară asociată comenzii
Discount (%) și Discount AmountAplică orice reduceri aplicabile
Paid AmountOrice sumă pe care clientul a plătit-o deja
Due AmountSoldul restant rămas
Total AmountSuma totală de plătit pentru comandă
Pentru Facturi Directe, apasă Add Item pentru a adăuga articole de linie manual. Introdu numele articolului, cantitatea și prețul. Poți adăuga mai multe articole. Folosește + Tax Rates pentru a aplica sau crea cote de taxă (incluzive sau exclusive).
7

Adaugă o notă (opțional)

În câmpul Note, adaugă orice context suplimentar pentru client — de exemplu, instrucțiuni de plată, referințe la proiect sau un mesaj personal.
8

Revizuiește panoul de detalii

Panoul Details din dreapta îți oferă un rezumat live al:
  • Starea facturii (Draft implicit)
  • Numele clientului, numele companiei și adresa
  • Adresa de plată a facturii
  • Numele serviciului și ID-ul comenzii
  • Data creării și data scadenței
  • Suma totală
Verifică totul cu atenție înainte de a continua.
9

Trimite clientului sau salvează ca ciornă

  • Apasă Send to Client pentru a trimite factura prin email imediat. Starea se schimbă automat din Draft în Open.
  • Apasă Save as Draft dacă vrei să o finalizezi mai târziu.
Logo-ul și adresa agenției sunt adăugate automat la factură de sistem — nu trebuie să le introduci manual pe fiecare factură.

​
Tranzițiile de Stare ale Facturii

Odată creată, o factură urmează un flux de stare definit. Doar agenția poate muta o factură între stări. 
Draft → Open (când este trimisă clientului)
Open  → Paid           (plata primită)
Open  → Void           (factură anulată)
Open  → Uncollectable  (datorie scoasă din evidențe)
Facturile pot fi editate doar în timp ce se află în starea Draft. Odată ce o factură este mutată în Open, nu o poți edita. Dacă trebuie să faci modificări, anulează factura și creează una nouă.

​
Editarea unei Facturi

Poți edita o factură doar în timp ce se află în starea Draft.
1

Deschide factura

În Tabloul de Bord al Facturilor, găsește factura ciornă pe care vrei să o editezi. Apasă pe ea sau bifează căsuța de lângă ea.
2

Apasă Edit

Selectează opțiunea Edit din meniul de acțiuni. Formularul facturii se va deschide cu toate detaliile existente precompletate.
3

Fă modificările

Actualizează orice câmpuri — detalii de facturare, descrieri de servicii, cantități, sume sau termeni de plată.
4

Salvează

Apasă Save pentru a aplica modificările.

​
Trimiterea unei Facturi către un Client

Dacă ai salvat factura ca ciornă și vrei să o trimiți mai târziu:
1

Găsește factura

În Tabloul de Bord al Facturilor, localizează factura ciornă pe care vrei să o trimiți.
2

Apasă Send Invoice

Deschide factura și apasă butonul Send Invoice. AgencyHandy livrează factura la adresa de email a clientului din evidențe.
3

Confirmă livrarea

Verifică mesajul de confirmare pentru a verifica că factura a fost trimisă cu succes. Starea facturii se actualizează la Open.
Dacă o factură se află în starea Draft și actualizezi numele serviciului, noul nume va fi reflectat în factură. Odată ce starea se schimbă în Open, Paid, Uncollectable sau Void, numele serviciului pe factură este blocat și nu se va actualiza.

​
Descărcarea și Tipărirea unei Facturi

Atât agenția, cât și clientul pot descărca o factură în orice moment.
1

Deschide factura

Mergi la Tabloul de Bord al Facturilor și selectează factura pe care vrei să o descarci.
2

Accesează descărcarea/tipărirea

Apasă opțiunea Download sau Print din meniul de acțiuni al facturii.
3

Alege formatul

Selectează PDF pentru descărcare sau alege setările imprimantei pentru o copie fizică.
4

Salvează sau tipărește

Salvează fișierul pe dispozitivul tău sau trimite-l la imprimantă. După tipărire, arhivează factura sau distribuie-o părților interesate după caz.

​
Setarea Memento-urilor pe Facturi

Funcția Memento Factură îți permite să notifici automat clienții despre facturile apropiate, scadente sau restante, astfel încât să fii plătit la timp fără urmărire manuală.
Memento-urile funcționează doar pe facturile cu starea Open și cu o dată scadentă setată.
1

Deschide Setările Facturii

Apasă butonul Settings din partea dreaptă sus a Tabloului de Bord al Facturilor.
2

Navighează la setările de Memento

Derulează până la sfârșitul secțiunii Template din panoul stâng, apoi apasă Edit pentru a deschide modalul de configurare a memento-urilor.
3

Alege un tip de memento

Selectează una dintre următoarele:
  • Sequenced Reminder — creează o serie de memento-uri la intervale pe care le definești
  • Don’t Send Reminder — dezactivează memento-urile pentru facturile selectate
4

Configurează detaliile memento-ului

Pentru fiecare memento din secvență:
  • Alege șablonul de memento (de exemplu, „Memento Plată Factură Viitoare“)
  • Setează data memento-ului — de exemplu, cu 3 zile înainte sau după data scadenței
  • Specifică dacă se declanșează înainte sau după data scadenței
5

Adaugă mai multe memento-uri dacă este necesar

Apasă + Add Another Reminder pentru a construi o secvență completă de memento-uri. Apasă butonul Delete de lângă orice memento pentru a-l elimina.
6

Aplică la facturile active (opțional)

Bifează căsuța pentru a aplica aceste setări de memento la facturile active în prezent dacă vrei ca noua configurare să acopere facturile deja în starea Open.
7

Salvează

Apasă Update pentru a salva și activa programul de memento-uri.

​
Facturi Directe (Fără un ID de Comandă)

Când trebuie să facturezi rapid un client fără a crea mai întâi o comandă, folosește fluxul de lucru pentru Facturi Directe.
1

Începe o factură nouă

Mergi la Invoices → Create Invoice.
2

Alege tipul destinatarului

Selectează Individual sau Company ca tip de destinatar.
3

Selectează sau introdu destinatarul

  • Alege un client existent din lista derulantă, sau
  • Selectează Independent Email pentru a tasta orice adresă de email — chiar și una neînregistrată ca client
4

Lasă câmpul ID Comandă gol

Sari peste câmpul ID Comandă. AgencyHandy creează o factură independentă nelinkată de nicio comandă.
5

Adaugă articole, taxe și reduceri

Apasă Add Item pentru a adăuga articole de linie cu nume, cantități și prețuri. Aplică cote de taxă și reduceri după cum este necesar. Totalul se actualizează automat.
6

Setează adresa de facturare și notele

Introdu adresa de plată a facturii și adaugă orice note pentru client.
7

Trimite sau salvează

Apasă Send Invoice pentru a livra imediat sau Save as Draft pentru a o revizui mai întâi.
Facturile Directe sunt perfecte pentru solicitări urgente, consultații sau orice lucrare pentru care trebuie să facturezi în afara fluxului normal de comenzi. Urmărirea plăților pentru facturile independente trebuie gestionată manual.