Fatura oluşturmak için Süper Yönetici, Yönetici veya PM olmanız gerekir. Fatura oluşturmadan önce çalışma alanınızda en az bir müşterinin bulunması gerekir.
Fatura Öneki Ayarları
Fatura oluşturmaya başlamadan önce fatura önekini yapılandırmayı düşünün. Önek, her fatura numarasının önünde görünür ve faturaların ajansınıza ait olduğunu belirtmeye yardımcı olur.1
Fatura Ayarlarını Açın
Fatura Dashboard’unda sağ üst köşedeki Ayarlar düğmesine tıklayın.
2
Önekinizi belirleyin
Fatura Öneki alanına gidin ve istediğiniz öneki girin (örneğin,
INV- veya ajansınızın baş harfleri).3
Kaydedin
Öneki gelecekteki tüm faturalara uygulamak için Kaydet’e tıklayın.
Fatura Oluşturma
1
Fatura Dashboard'unu Açın
Fatura Dashboard’unu açmak için sol kenar çubuğunda Faturalar’a tıklayın.
2
Yeni bir fatura başlatın
+ Fatura Oluştur’a tıklayın. Fatura oluşturma formu açılacaktır.
3
Müşteriyi seçin
Açılır listeden müşterinin adını seçin. Bu zorunlu bir alandır. O müşteriyle ilişkili tüm Sipariş Kimlikleri, bir sonraki alanda otomatik olarak dolacaktır.Doğrudan Fatura (bir siparişe bağlı olmayan) oluşturmak için Sipariş Kimliği alanını boş bırakabilir veya müşteri listenizin dışındaki herhangi bir e-posta adresine fatura göndermek için Bağımsız E-posta’yı seçebilirsiniz.
4
Sipariş Kimliğini seçin
Faturalandırdığınız sipariş için belirli Sipariş Kimliğini seçin. Bu, faturayı sistemdeki doğru siparişle ilişkilendirir. Doğrudan faturalar için bu alanı atlayın.
5
Faturalama adresini girin
Fatura Ödeme Adresi’ni doldurun:
- Ülke, Eyalet ve Şehir
- Posta kodu
- Sokak adresi (varsa)
6
Sipariş ve finansal bilgileri ayarlayın
Sipariş Ayrıntıları altında şunları girin:
Doğrudan Faturalar için satır kalemleri manuel olarak eklemek üzere Kalem Ekle’ye tıklayın. Kalem adını, miktarı ve fiyatı girin. Birden fazla kalem ekleyebilirsiniz. Vergi oranları uygulamak veya oluşturmak için + Vergi Oranları’nı kullanın (dahil veya hariç).
7
Not ekleyin (isteğe bağlı)
Not alanına müşteri için ek bağlam ekleyin — örneğin ödeme talimatları, proje referansları veya kişisel bir mesaj.
8
Ayrıntılar panelini inceleyin
Sağ taraftaki Ayrıntılar paneli size şunların canlı özetini sunar:
- Fatura durumu (varsayılan olarak Taslak)
- Müşteri adı, şirket adı ve adresi
- Fatura ödeme adresi
- Hizmet adı ve Sipariş Kimliği
- Oluşturulma tarihi ve son ödeme tarihi
- Toplam tutar
9
Müşteriye gönderin veya taslak olarak kaydedin
- Faturayı hemen e-posta ile göndermek için Müşteriye Gönder’e tıklayın. Durum otomatik olarak Taslak’tan Açık’a değişir.
- Daha sonra tamamlamak istiyorsanız Taslak Olarak Kaydet’e tıklayın.
Ajans logosu ve adresi, sistem tarafından faturaya otomatik olarak eklenir — her faturada bunları manuel olarak girmeniz gerekmez.
Fatura Durum Geçişleri
Bir fatura oluşturulduktan sonra belirlenmiş bir durum akışını izler. Yalnızca ajans, faturayı durumlar arasında taşıyabilir.Fatura Düzenleme
Bir faturayı yalnızca Taslak durumundayken düzenleyebilirsiniz.1
Faturayı açın
Fatura Dashboard’unda düzenlemek istediğiniz taslak faturayı bulun. Üzerine tıklayın veya yanındaki onay kutusunu işaretleyin.
2
Düzenle'ye tıklayın
Eylem menüsünden Düzenle seçeneğini seçin. Fatura formu tüm mevcut bilgilerle önceden doldurulmuş şekilde açılacaktır.
3
Değişikliklerinizi yapın
Herhangi bir alanı güncelleyin — fatura bilgileri, hizmet açıklamaları, miktarlar, tutarlar veya ödeme koşulları.
4
Kaydedin
Değişikliklerinizi uygulamak için Kaydet’e tıklayın.
Müşteriye Fatura Gönderme
Faturayı taslak olarak kaydettiyseniz ve daha sonra göndermek istiyorsanız:1
Faturayı bulun
Fatura Dashboard’unda göndermek istediğiniz taslak faturayı bulun.
2
Fatura Gönder'e tıklayın
Faturayı açın ve Fatura Gönder düğmesine tıklayın. AgencyHandy, faturayı kayıtlı müşteri e-posta adresine iletir.
3
Teslimi onaylayın
Faturanın başarıyla gönderildiğini doğrulamak için onay mesajını kontrol edin. Fatura durumu Açık olarak güncellenir.
Bir fatura Taslak durumundayken hizmet adını güncellerseniz yeni ad faturaya yansıtılacaktır. Durum Açık, Ödendi, Tahsil Edilemez veya Geçersiz’e değiştiğinde, faturadaki hizmet adı kilitlenir ve güncellenmez.
Fatura İndirme ve Yazdırma
Hem ajans hem de müşteri herhangi bir zamanda fatura indirebilir.1
Faturayı açın
Fatura Dashboard’una gidin ve indirmek istediğiniz faturayı seçin.
2
İndirme/yazdırma seçeneğine erişin
Fatura eylem menüsünden İndir veya Yazdır seçeneğine tıklayın.
3
Formatınızı seçin
İndirmek için PDF seçin veya fiziksel kopya için yazıcı ayarlarınızı seçin.
4
Kaydedin veya yazdırın
Dosyayı cihazınıza kaydedin veya yazıcıya gönderin. Yazdırdıktan sonra faturayı arşivleyin veya gerektiğinde paydaşlarla paylaşın.
Faturalara Hatırlatıcı Ayarlama
Fatura Hatırlatıcı özelliği, müşterileri yaklaşan, vadesi gelen veya vadesi geçmiş faturalar hakkında otomatik olarak bilgilendirerek manuel takip gerekmeden zamanında ödeme almanızı sağlar.Hatırlatıcılar yalnızca Açık durumunda olan ve belirlenmiş bir son ödeme tarihi bulunan faturalar için çalışır.
1
Fatura Ayarlarını Açın
Fatura Dashboard’unun sağ üst köşesindeki Ayarlar düğmesine tıklayın.
2
Hatırlatıcı ayarlarına gidin
Sol paneldeki Şablon bölümünün en altına kaydırın, ardından hatırlatıcı yapılandırma modalini açmak için Düzenle’ye tıklayın.
3
Bir hatırlatıcı türü seçin
Aşağıdakilerden birini seçin:
- Sıralı Hatırlatıcı — tanımladığınız aralıklarla bir dizi hatırlatıcı oluşturur
- Hatırlatıcı Gönderme — seçilen faturalar için hatırlatıcıları devre dışı bırakır
4
Hatırlatıcı ayrıntılarını yapılandırın
Dizideki her hatırlatıcı için:
- Hatırlatıcı şablonunu seçin (örneğin, “Yaklaşan Fatura Ödeme Hatırlatıcısı”)
- Hatırlatıcı tarihini belirleyin — örneğin son ödeme tarihinden 3 gün önce veya sonra
- Son ödeme tarihinden önce veya sonra tetiklenip tetiklenmeyeceğini belirtin
5
Gerekirse daha fazla hatırlatıcı ekleyin
Tam bir hatırlatıcı dizisi oluşturmak için + Başka Hatırlatıcı Ekle’ye tıklayın. Herhangi bir hatırlatıcıyı kaldırmak için yanındaki Sil düğmesine tıklayın.
6
Aktif faturalara uygulayın (isteğe bağlı)
Yeni yapılandırmanın Açık durumundaki mevcut faturaları da kapsamasını istiyorsanız bu hatırlatıcı ayarlarını şu anda aktif olan faturalara uygula onay kutusunu işaretleyin.
7
Kaydedin
Hatırlatıcı programını kaydetmek ve etkinleştirmek için Güncelle’ye tıklayın.
Doğrudan Faturalar (Sipariş Kimliği Olmadan)
Önce bir sipariş oluşturmadan bir müşteriye hızlı fatura kesmeniz gerektiğinde Doğrudan Fatura iş akışını kullanın.1
Yeni bir fatura başlatın
Faturalar → Fatura Oluştur’a gidin.
2
Alıcı türünü seçin
Alıcı türü olarak Bireysel veya Şirket’i seçin.
3
Alıcıyı seçin veya girin
- Açılır menüden mevcut bir müşteriyi seçin, veya
- Müşteri olarak kayıtlı olmayan herhangi bir e-posta adresini yazmak için Bağımsız E-posta’yı seçin
4
Sipariş Kimliği alanını boş bırakın
Sipariş Kimliği alanını atlayın. AgencyHandy, herhangi bir siparişe bağlı olmayan bağımsız bir fatura oluşturur.
5
Kalemler, vergiler ve indirimler ekleyin
Ad, miktar ve fiyatlarla satır kalemleri eklemek için Kalem Ekle’ye tıklayın. Gerektiğinde vergi oranları ve indirimler uygulayın. Toplam otomatik olarak güncellenir.
6
Fatura adresini ve notları belirleyin
Fatura ödeme adresini girin ve müşteri için notlar ekleyin.
7
Gönderin veya kaydedin
Hemen iletmek için Fatura Gönder’e, önce gözden geçirmek için Taslak Olarak Kaydet’e tıklayın.