noreply@agencyhandy.com göndericisini kendi markalı e-posta adresinizle değiştirmenizi, güvenilir teslimat için özel bir SMTP sunucusu yapılandırmanızı ve müşteri bildirimleri, faturalar, teklifler ve daha fazlası için kullanılan şablonları özelleştirmenizi sağlar. Bu kurulumu doğru şekilde yapmak, e-postalarınızın müşterilerin gelen kutusuna ulaşmasını — spam klasörüne değil — ve her mesajın ajansınızın kimliğini yansıtmasını sağlar.
Yalnızca Süper Yöneticiler ve Yöneticiler e-posta ayarlarını yapılandırabilir. Bu seçeneklere erişmek için Çalışma Alanı Yapılandırması → E-posta Kurulumu bölümüne gidin.
E-posta Kurulum Bileşenlerine Genel Bakış
Özel E-posta Adresi
Müşterilerin çalışma alanınızdan mesaj aldıklarında gördükleri gönderici adını ve e-posta adresini ayarlayın.
DKIM ve SPF Kayıtları
E-postalarınızın meşru olduğunu kanıtlamak ve spam olarak işaretlenmelerini önlemek için DNS kimlik doğrulama kayıtları ekleyin.
SMTP Sunucusu
AgencyHandy’den giden tüm e-postaları göndermek için kendi posta sunucunuzu (ör. Gmail, Outlook veya özel alan adı sunucusu) bağlayın.
E-posta Şablonları
AgencyHandy’nin müşterilere gönderdiği her otomatik e-postanın içeriğini, konu satırlarını ve markalamasını özelleştirin.
Bölüm 1: Özel E-posta Adresi Kurulumu
Gönderici e-postanızı yapılandırmadan önce, e-posta barındırma hizmetine sahip kayıtlı bir alan adına ihtiyacınız var. Popüler sağlayıcılar arasında Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail ve Cloudflare Email Routing bulunur.Bir alan adı kaydedin ve e-posta barındırma hizmetini kurun
Henüz yapmadıysanız, bir kayıt şirketinde (ör. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) alan adı kaydettirin ve bir e-posta barındırma sağlayıcısına kaydolun. O alan adında e-posta adresleri oluşturup yönetebildiğinizden emin olun (ör.
hello@youragency.com).AgencyHandy'de E-posta Kurulumu bölümüne gidin
AgencyHandy’e giriş yapın. Sol gezinti menüsünde Çalışma Alanı Yapılandırması’na gidin, ardından E-posta Kurulumu’na tıklayın.
Gönderici adınızı ve e-postanızı girin
Gönderici Adı alanına müşterilerin gönderici olarak göreceği adı yazın (ör.
AgencyHandy Destek veya ajansınızın adı). Gönderici E-posta alanına özel e-posta adresini girin (ör. hello@youragency.com). Kaydet’e tıklayın.E-posta adresinizi doğrulayın
AgencyHandy, girdiğiniz e-posta adresine bir doğrulama bağlantısı gönderir. E-posta gelen kutunuzu açın, doğrulama mesajını bulun ve sahipliği onaylamak için bağlantıya tıklayın.
DKIM, SPF ve DMARC DNS kayıtlarını yapılandırın
Gönderici e-postanızı kaydettikten sonra AgencyHandy, eklemeniz gereken DNS kayıtlarını size sağlar:
- SPF kaydı (TXT türü) — AgencyHandy’nin alan adınız adına e-posta göndermesine yetki verir.
- DKIM kayıtları (3 CNAME kaydı) — giden e-postalara şifreleme imzaları ekler; böylece alıcı sunucular özgünlüğü doğrulayabilir.
- DMARC kaydı — alıcı sunucuların kimlik doğrulama denetimlerini geçemeyen e-postaları nasıl işleyeceğini tanımlar.
Bölüm 2: DKIM ve SPF Yapılandırması (Bağımsız Kurulum)
DKIM ve SPF kayıtlarını bağımsız olarak oluşturmanız veya yeniden oluşturmanız gerekiyorsa şu yolu izleyin: Çalışma Alanı Yapılandırması → E-postalar → DKIM ve SPF Kurulumu → DKIM ve SPF kayıtları oluştur. Ardından kayıtları DNS’inize ekleyin:| Kayıt Türü | DNS Türü | Yapılandırılacak |
|---|---|---|
| SPF | TXT | AgencyHandy’deki Ad ve Değer’i kopyalayın ve DNS’inizde yeni bir TXT kaydı ekleyin |
| DKIM (×3) | CNAME | Her Ad ve Değer çiftini kopyalayın; proxy devre dışı bırakılmış şekilde 3 ayrı CNAME kaydı ekleyin |
DKIM ve SPF kayıtlarının yayılması 2 dakika ile 2 saat arasında sürebilir. 2 saat sonra durum hâlâ beklemede görünüyorsa, kayıtların yazım hatası olmadan girildiğini ve çakışan kayıtların bulunmadığını doğrulayın.
Bölüm 3: SMTP Kurulumu
SMTP (Basit Posta Aktarım Protokolü), giden tüm AgencyHandy e-postalarını kendi doğrulanmış posta sunucunuz üzerinden yönlendirmenizi sağlayarak teslim edilebilirlik ve markalama üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmanıza imkân tanır.Özel Alan Adı E-postası veya SMTP E-posta Sağlayıcısı’ndan yalnızca birini kullanabilirsiniz — ikisini aynı anda kullanamazsınız. Aralarında geçiş yapmak her zaman mümkündür, ancak özel e-postaya geri dönerken e-posta yapılandırmanızı yeniden girmeniz gerekecektir.
SMTP Sunucusu ayarlarını açın
Çalışma Alanı Yapılandırması → E-posta Kurulumu’na gidin, ardından SMTP Sunucusu’na tıklayın.
SMTP Sağlayıcısına geçin (gerekirse)
Halihazırda yapılandırılmış bir özel e-postanız varsa, geçiş yapmak isteyip istemediğinizi soran bir onay açılır penceresi görünür. Devam etmek için SMTP’ye Geç’e tıklayın. Bu işlem mevcut özel e-posta kurulumunu devre dışı bırakır.
SMTP kimlik bilgilerinizi girin
Gerekli alanları doldurun:
Tamamlandığında Kaydet’e tıklayın.
| Alan | Örnek Değer | Notlar |
|---|---|---|
| Ana Bilgisayar Adı | smtp.gmail.com | E-posta sağlayıcınızın SMTP sunucu adresi |
| Kullanıcı Adı | you@yourdomain.com | Tam e-posta adresiniz |
| Şifre | Uygulama şifresi | Uygulamaya özel şifre kullanın (aşağıya bakın) |
| Port | 465 veya 587 | SSL için 465, TLS için 587 |
| Otomatik TLS | Aç/Kapat | İsteğe bağlı — otomatik TLS yükseltmeyi etkinleştirir |
Uygulama şifresi oluşturun (Gmail örneği)
2 Faktörlü Kimlik Doğrulama etkin olan Gmail kullanıyorsanız (uygulama şifreleri için gereklidir):
- myaccount.google.com/security adresine gidin ve 2 Adımlı Doğrulamanın etkin olduğunu onaylayın.
- myaccount.google.com/apppasswords adresini ziyaret edin.
- Uygulama seç’e tıklayın, Posta’yı seçin (veya özel bir ad girin), ardından Cihaz seç’e tıklayın ve kurulumunuzu seçin.
- Oluştur’a tıklayın — Google 16 karakterlik bir uygulama şifresi oluşturur.
- Şifreyi kopyalayın ve AgencyHandy’nin SMTP ayarlarındaki Şifre alanına yapıştırın.
Kurulumu onaylayın
Kaydettikten sonra AgencyHandy, “SMTP başarıyla oluşturuldu.” ifadesini onaylayan bir başarı mesajı görüntüler. Kaydedilen ana bilgisayar, kullanıcı adı ve port bilgileri SMTP ayarları sayfasında görünür.
Bölüm 4: E-posta Şablonlarını Özelleştirme
AgencyHandy, gönderdiği her otomatik e-posta için önceden hazırlanmış şablonlar içerir. Marka tonunuzla eşleşmesi ve ilgili dinamik içerikleri barındırması için her birini özelleştirebilirsiniz. Mevcut şablonlar şunlardır:- Müşteri Kaydı
- Teklif Gönder
- Görev İncelemesi
- Fatura Gönder
- Fatura ve Abonelik Hatırlatmaları
- Destek Talebi Oluşturma Bildirimleri
E-posta Şablonlarını açın
Çalışma Alanı Yapılandırması → E-postalar’a gidin, ardından alt menüden E-posta Şablonu’nu seçin.
Düzenlenecek şablonu seçin
Mevcut şablonların tam listesi görüntülenir. Yapılandırma sayfasını açmak için herhangi bir şablona tıklayın.
Şablon alanlarını özelleştirin
Gerektiği şekilde aşağıdakileri güncelleyin:
- Gönderici E-posta: Bu şablonu hangi yapılandırılmış e-posta adresinin göndereceğini seçin.
- Konu: Açık ve öz bir konu satırı yazın.
- Gövde: Mesaj içeriğini ajansınızın tonu ve iletisine uygun şekilde düzenleyin.
- Dinamik Değişkenler: Müşteriye özgü verileri otomatik doldurmak için
{{client_name}},{{company_name}}veya{{invoice_id}}gibi yer tutucular ekleyin. - Sosyal Medya Bağlantıları: Etkileşimi teşvik etmek için ajansınızın sosyal medya profillerine bağlantılar ekleyin.
Test e-postası gönderin
Şablonun önizlemesini gelen kutunuza göndermek için Test Gönder’e tıklayın. Biçimlendirmeyi, içeriği ve tüm dinamik değişkenlerin doğru şekilde çözümlendiğini doğrulayın.
Önemli Notlar
- SMTP ve özel e-posta birbirini dışlar. Çalışma alanı başına aynı anda yalnızca bir yöntem aktif olabilir.
- Geçişte e-postayı yeniden girin. SMTP’den özel e-posta kurulumuna geri dönerseniz, özel e-posta kimlik bilgilerinizi yeniden girmeniz gerekir.
- Yanlış SMTP kimlik bilgileri giden tüm e-postaları engeller. SMTP değişikliğinden sonra e-postalar gönderilmeyi durdurarsa ana bilgisayar adını, portu, kullanıcı adını ve şifreyi iki kez kontrol edin.
- DKIM/SPF yayılması zaman alır. Bir hata olduğu sonucuna varmadan önce 2 saate kadar bekleyin ve E-posta Kurulumu sayfasını yenileyin.
- Dinamik değişkenler büyük/küçük harfe duyarlıdır. Doğru doldurmalarını sağlamak için şablon düzenleyicide gösterildiği şekliyle kullanın.