Du skal være Super Admin, Admin eller PM for at oprette fakturaer. Mindst én klient skal eksistere i dit arbejdsområde, inden du kan generere en faktura.
Indstillinger for fakturapræfiks
Inden du begynder at oprette fakturaer, bør du overveje at konfigurere dit fakturapræfiks. Præfikset vises foran hvert fakturanummer og hjælper med at identificere fakturaer som tilhørende dit bureau.1
Åbn fakturaindstillinger
Klik på knappen Indstillinger i øverste højre hjørne i faktura-dashboardet.
2
Angiv dit præfiks
Naviger til feltet Fakturapræfiks og indtast det præfiks, du ønsker (f.eks.
FAKT- eller dit bureaus initialer).3
Gem
Klik på Gem for at anvende præfikset på alle fremtidige fakturaer.
Oprettelse af en faktura
1
Åbn faktura-dashboardet
Klik på Fakturaer i venstre sidepanel for at åbne faktura-dashboardet.
2
Start en ny faktura
Klik på + Opret faktura. Fakturaoprettelsesformularen åbnes.
3
Vælg klienten
Vælg klientens navn fra rullemenuen. Dette er et obligatorisk felt. Alle ordre-ID’er tilknyttet den pågældende klient udfyldes automatisk i det næste felt.For at oprette en Direkte faktura (ikke knyttet til en ordre) kan du lade feltet Ordre-ID være tomt eller vælge Uafhængig e-mail for at fakturere enhver e-mailadresse uden for din klientliste.
4
Vælg ordre-ID
Vælg det specifikke ordre-ID, du fakturerer for. Dette knytter fakturaen til den korrekte ordre i systemet. For direkte fakturaer springes dette felt over.
5
Indtast faktureringsadressen
Udfyld Faktureringsadressen:
- Land, stat og by
- Postnummer
- Gadeadresse (hvis relevant)
6
Angiv ordre- og finansielle oplysninger
Under Ordreoplysninger skal du indtaste følgende:
For Direkte fakturaer skal du klikke på Tilføj post for manuelt at tilføje linjeposter. Indtast postnavnet, mængden og prisen. Du kan tilføje flere poster. Brug + Momssatser til at anvende eller oprette momssatser (inklusiv eller eksklusiv).
7
Tilføj en bemærkning (valgfrit)
I feltet Bemærkning kan du tilføje yderligere kontekst til klienten — f.eks. betalingsinstruktioner, projektreferencer eller en personlig besked.
8
Gennemgå detaljepanelet
Det Detaljer-panel i højre side giver dig en live-oversigt over:
- Fakturastatus (Kladde som standard)
- Klientnavn, firmanavn og adresse
- Faktureringsadresse
- Ydelsesnavn og ordre-ID
- Oprettelsesdato og forfaldsdato
- Samlet beløb
9
Send til klient eller gem som kladde
- Klik på Send til klient for straks at sende fakturaen via e-mail. Statussen ændres automatisk fra Kladde til Åben.
- Klik på Gem som kladde, hvis du vil afslutte den senere.
Bureauets logo og adresse tilføjes automatisk til fakturaen af systemet — du behøver ikke at indtaste dem manuelt på hver faktura.
Fakturastatusovergange
Når en faktura er oprettet, følger den et defineret statusforløb. Kun bureauet kan flytte en faktura mellem statusser.Redigering af en faktura
Du kan kun redigere en faktura, mens den har statussen Kladde.1
Åbn fakturaen
Find kladdefakturaen, du vil redigere, i faktura-dashboardet. Klik på den, eller sæt flueben i afkrydsningsfeltet ved siden af den.
2
Klik på Rediger
Vælg indstillingen Rediger fra handlingsmenuen. Fakturaformularen åbnes med alle eksisterende oplysninger forudfyldt.
3
Foretag dine ændringer
Opdater alle felter — faktureringsoplysninger, ydelsesbeskrivelses, mængder, beløb eller betalingsbetingelser.
4
Gem
Klik på Gem for at anvende dine ændringer.
Afsendelse af en faktura til en klient
Hvis du gemte fakturaen som kladde og vil sende den senere:1
Find fakturaen
Find kladdefakturaen, du vil sende, i faktura-dashboardet.
2
Klik på Send faktura
Åbn fakturaen og klik på knappen Send faktura. AgencyHandy leverer fakturaen til klientens e-mailadresse i systemet.
3
Bekræft levering
Tjek for bekræftelsesmeddelelsen for at verificere, at fakturaen blev sendt. Fakturastatussen opdateres til Åben.
Hvis en faktura har statussen Kladde og du opdaterer ydelsesnavnet, vil det nye navn blive afspejlet i fakturaen. Når statussen ændres til Åben, Betalt, Uerholdelig eller Annulleret, låses ydelsesnavnet på fakturaen og opdateres ikke.
Download og udskriv en faktura
Både bureauet og klienten kan downloade en faktura til enhver tid.1
Åbn fakturaen
Gå til faktura-dashboardet og vælg den faktura, du vil downloade.
2
Åbn download/udskriv
Klik på indstillingen Download eller Udskriv fra fakturaens handlingsmenu.
3
Vælg dit format
Vælg PDF til download, eller vælg dine printerindstillinger til en fysisk kopi.
4
Gem eller udskriv
Gem filen på din enhed, eller send den til printeren. Efter udskrivning skal du arkivere fakturaen eller dele den med interessenter efter behov.
Opsætning af påmindelser på fakturaer
Fakturapåmindelsesfunktionen lader dig automatisk underrette klienter om kommende, forfaldne eller overskredet forfaldne fakturaer, så du bliver betalt til tiden uden manuel opfølgning.Påmindelser fungerer kun på fakturaer med statussen Åben og en angivet forfaldsdato.
1
Åbn fakturaindstillinger
Klik på knappen Indstillinger øverst til højre i faktura-dashboardet.
2
Naviger til påmindelsesindstillinger
Rul ned til bunden af afsnittet Skabelon i venstre panel, og klik derefter på Rediger for at åbne påmindelseskonfigurationsmodalen.
3
Vælg en påmindelsestype
Vælg en af følgende:
- Sekventiel påmindelse — opretter en serie påmindelser ved de intervaller, du definerer
- Send ikke påmindelse — deaktiverer påmindelser for de valgte fakturaer
4
Konfigurer påmindelsesoplysninger
For hver påmindelse i sekvensen:
- Vælg påmindelsesskabelonen (f.eks. “Kommende fakturabetalingspåmindelse”)
- Angiv påmindelsesdatoen — f.eks. 3 dage før eller efter forfaldsdatoen
- Angiv om det udløses før eller efter forfaldsdatoen
5
Tilføj flere påmindelser efter behov
Klik på + Tilføj endnu en påmindelse for at opbygge en fuld påmindelsessekvens. Klik på knappen Slet ved siden af en påmindelse for at fjerne den.
6
Anvend på aktive fakturaer (valgfrit)
Sæt flueben for at anvende disse påmindelsesindstillinger på aktuelt aktive fakturaer, hvis du ønsker at den nye konfiguration dækker fakturaer, der allerede har statussen Åben.
7
Gem
Klik på Opdater for at gemme og aktivere påmindelsesplanen.
Direkte fakturaer (uden ordre-ID)
Når du hurtigt skal fakturere en klient uden først at oprette en ordre, skal du bruge arbejdsgangen for direkte fakturaer.1
Start en ny faktura
Gå til Fakturaer → Opret faktura.
2
Vælg modtagertype
Vælg Enkeltperson eller Virksomhed som modtagertype.
3
Vælg eller indtast modtageren
- Vælg en eksisterende klient fra rullemenuen, eller
- Vælg Uafhængig e-mail for at skrive en hvilken som helst e-mailadresse — selv en, der ikke er registreret som klient
4
Lad ordre-ID stå tomt
Spring feltet Ordre-ID over. AgencyHandy opretter en selvstændig faktura, der ikke er knyttet til nogen ordre.
5
Tilføj poster, skatter og rabatter
Klik på Tilføj post for at tilføje linjeposter med navne, mængder og priser. Anvend momssatser og rabatter efter behov. Det samlede beløb opdateres automatisk.
6
Angiv faktureringsadresse og bemærkninger
Indtast faktureringsadressen og tilføj eventuelle bemærkninger til klienten.
7
Send eller gem
Klik på Send faktura for at levere den straks, eller Gem som kladde for at gennemgå den først.