Rollekrav
| Handling | Hvem kan gøre det |
|---|---|
| Opret opgaver | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Rediger opgaver | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Slet opgaver | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Se opgaver til gennemgang / udført | Super Admin, Admin, PM, Klient |
| Send og svar på feedback | Super Admin, Admin, PM |
| Registrer tid på opgaver | Alle tildelte brugere (Super Admins og Admins kan registrere på vegne af andre) |
| Anmod om en opgave (klient) | Klient |
| Godkend / afvis anmodede opgaver | Super Admin, Admin |
Medarbejdere tildelt en ordre kan se opgaver, der har statussen Til gennemgang eller Udført. Opgaver med statussen Igangværende er ikke synlige for medarbejdere.
Opret en opgave
Åbn ordren
Naviger til Ordrer i venstre sidepanel og klik på den ordre, hvor du vil tilføje en opgave.
Tilføj en ny opgave
Rul til afsnittet Opgaver inde i ordren, og klik på + Tilføj ny opgave. En opgaveoprettelsesformular vises.
Udfyld opgaveoplysningerne
Udfyld de tilgængelige felter:
| Felt | Bemærkninger |
|---|---|
| Opgavenavn | En klar, kortfattet titel for arbejdsemnet |
| Beskrivelse | Detaljeret kontekst, krav eller instruktioner |
| Ansvarlig | Det teammedlem, der er ansvarlig for at udføre opgaven |
| Etiket | Kategorisk tag til organisering af opgaver (f.eks. Design, Tekst) |
| Startdato | Hvornår arbejdet på opgaven begynder |
| Forfaldsdato | Hvornår opgaven skal være fuldført |
| Klientgennemgang krævet | Afkrydsningsfelt, der kræver klientgodkendelse, inden opgaven markeres som udført — markeret som standard |
| Vedhæftede filer | Referencefiler eller understøttende materialer |
Opgavestatusser
Opgaver bevæger sig igennem følgende statusser:- Igangværende — Opgaven arbejdes på (ikke synlig for klienter eller medarbejdere)
- Til gennemgang — Opgaven er indsendt til gennemgang; synlig for klienter
- Udført — Opgaven er godkendt og fuldført
Når en klient eller gennemgangsperson afviser en opgave fra Til gennemgang, vender dens status automatisk tilbage til Igangværende.
Opgavemodal og aktivitetsside
Klik på en opgave åbner Opgavemodalen, en fuldstændig detaljeret visning, der fungerer som opgavens aktivitetshub. Herfra kan du se og administrere:- Nuværende status, ansvarlig, startdato og forfaldsdato
- Opgavebeskrivelse og eventuelle vedhæftede filer
- Alle feedback-tråde og svar
- En komplet aktivitetslog, der viser alle opdateringer, kommentarer og statusændringer på opgaven
Rediger en opgave
For at opdatere en opgaves oplysninger, efter den er oprettet, skal du åbne opgavemodalen og ændre de relevante felter (navn, beskrivelse, ansvarlig, datoer, etiket eller vedhæftede filer). Gem dine ændringer for at anvende opdateringen. Kun Super Admins, Admins og PM’er kan redigere opgaver.Slet en opgave
For at slette en opgave skal du åbne den og bruge sletteindstillingen i opgavens handlingsmenu. Sletning er permanent — alle tilknyttede tidsregistreringer og filversioner fjernes sammen med opgaven.Tidsregistrering
AgencyHandy inkluderer indbygget tidsregistrering, så dit team kan logge timer direkte mod opgaver — intet eksternt værktøj nødvendigt.Start timeren
Start timeren
Klik på Start timer. Timeren begynder at køre og viser opgavenavnet, forløbet tid i realtid og samlet registreret tid.
Du kan kun have én aktiv timer kørende ad gangen. Start af en ny timer sætter automatisk den eksisterende på pause.
Manuel tidsregistrering
Hvis du skal registrere tid efterfølgende, skal du klikke på Manuel tidsregistrering på opgaven og indtaste:- Dato
- Starttidspunkt og sluttidspunkt (eller en Varighed i timer og minutter)
- Bemærkninger (valgfrit)
Arbejdslogge
Klik på knappen Arbejdslog ved siden af timeren for at se en fuldstændig oversigt over alle tidsposter på opgaven, herunder dato, start-/sluttidspunkter, samlet aktiv tid og eventuelle bemærkninger. Admins og Super Admins kan slette enhver post; almindelige brugere kan kun slette deres egne.Timesedler
Naviger til Timesedler fra venstre sidepanel for en tværgående visning af al registreret tid. Du kan filtrere efter opgavenavn, ordre-ID, ansvarlig eller datointerval (dagligt, ugentligt, månedligt) og gruppere resultater efter teammedlem, ydelsesnavn eller opgavenavn. Du kan også starte en timer eller tilføje en manuel post direkte fra Timesedler-visningen.Fil-feedback
AgencyHandy’s fil-feedback-system lader dig og dine klienter efterlade præcise, visuelle kommentarer på leverancer — direkte inde i opgaver. Det understøtter billeder, PDF’er, videoer og live-hjemmesider med versionsstyring og trådede diskussioner indbygget.Upload en fil til gennemgang
Åbn opgaven, klik på ➕-ikonet i afsnittet Vedhæftede filer, og upload et billede, en PDF, en video eller indsæt en live hjemmeside-URL.Efterlad feedback efter filtype
Billeder og PDF’er Åbn filen og brug annoteringsværktøjslinjen (Pil, Linje, Rektangel, Fremhæv) til at markere specifikke områder. Vælg et område, skriv din kommentar, og vælg om du vil dele den med dit team, klienten eller begge. Du kan også fortryde eller gentage annoteringer og ændre annotationsfarver. Videoer Åbn videoen og sæt den på pause ved præcis det frame, hvor din feedback gælder. Skriv din kommentar — videoen sættes automatisk på pause, mens du skriver. Feedbacken er tidsstemplet til det pågældende øjeblik. Du kan fjerne tidsstemplet for at efterlade en generel kommentar i stedet. Live hjemmesider Tilføj hjemmeside-URL’en til opgaven ved hjælp af ➕-knappen, og installer derefter AgencyHandy-browserudvidelsen. Åbn siden i Visningstilstand (interaktiv) eller skift til Gennemgangstilstand for at tage et skærmbillede og annotere det med tegne-, tekst- eller formværktøjer.Kommentarhandlinger
Hver kommentar har en menu med tre prikker med muligheder for at:- Redigere kommentaren
- Kopiere svaret
- Slette kommentaren
- Begrænse synlighed til det interne team
Løsning af feedback
Klik på ✓-knappen på en kommentar for at markere den som Løst. Løste kommentarer forbliver synlige til reference og kan genåbnes. Du modtager en notifikation, når en kommentar du har efterladt løses af en anden.Filversioner
Klik på Upload ny version for at tilføje en revideret fil. Tidligere versioner og deres feedback bevares og er tilgængelige fra versionsrullemenuen. Når du åbner en ældre version, giver AgencyHandy dig besked om, at der findes en nyere version. Du kan mærke hver fil som Kræver gennemgang eller Godkendt for at kommunikere gennemgangsstatus på et øjeblik.Klienter kan kun efterlade feedback på filer, hvis afkrydsningsfeltet Klientgennemgang krævet er aktiveret på opgaven. Fil-feedback er kun tilgængeligt inde i opgaver eller ordrer — ikke i servicekataloget eller profilbilleder.
Klient-anmodede opgaver
Klienter kan indsende opgaveanmodninger fra deres portal, hvilket giver dem en struktureret måde at fremhæve yderligere behov uden at omgå din godkendelsesproces.Klientarbejdsgang
Åbn Anmodninger
Klienten klikker på Anmodninger i sidepanelet i deres klientportal — eller bruger knappen + Anmod om en opgave direkte inde i en ordre.
Udfyld anmodningsformularen
Klienten angiver:
- Ordre (obligatorisk — anmodninger skal være knyttet til en eksisterende ordre)
- Opgavenavn (obligatorisk)
- Beskrivelse (valgfrit)
- Vedhæftede filer (valgfrit — op til 1 GB; formater inkluderer PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP med mere)
- Start- og slutdatoer (valgfrit)
Bureauets arbejdsgang
Se indkommende anmodninger
Klik på Anmodninger i sidepanelet i bureauportalen. Alle afventende anmodninger vises i en listevisning. Du kan filtrere efter klient eller ordre-ID, sortere alfabetisk eller efter udstedelsesdato og bruge Præferencer til at vise eller skjule kolonner.
Gennemgå anmodningen
Klik på en anmodning for at læse beskrivelsen og forhåndsvise eventuelle vedhæftede filer inden du træffer en beslutning.
Godkend eller afvis
Brug handlingsknapperne ved siden af hver anmodning til at godkende eller afvise individuelt — eller brug massehandlingerne øverst til højre for at godkende eller afvise alle anmodninger på én gang.
- Godkendte anmodninger bliver aktive opgaver i ordren og følger den normale opgavearbejdsgang.
- Afviste anmodninger forbliver registreret med statussen Afvist og tilføjes ikke til ordren.
Klienter kan ikke omgå godkendelsestrinnet. En anmodning kræver altid bureauets handling, inden den bliver en aktiv opgave. Afventende anmodninger forbliver synlige for både klienten og bureauet, indtil der er truffet en beslutning.
Alle opgaver-visning
Ud over at administrere opgaver i individuelle ordrer kan du se opgaver på tværs af alle ordrer fra én enkelt skærm. Naviger til Opgaver i venstre sidepanel for at åbne siden Alle opgaver. Herfra kan du:- Se alle opgaver, du har synlighed på, uanset hvilken ordre de tilhører
- Filtrere og sortere efter status, ansvarlig, forfaldsdato eller ordre
- Hurtigt identificere forsinkede eller risikobetonede elementer på tværs af hele din arbejdsbyrde