noreply@agencyhandy.com med din egen brandede e-mailadresse, konfigurere en dedikeret SMTP-server for pålidelig levering og tilpasse de skabeloner, der bruges til klientnotifikationer, fakturaer, tilbud og mere. En korrekt opsætning sikrer, at dine e-mails når frem til klienternes indbakke — og ikke deres spammapper — og at alle beskeder afspejler dit bureaus identitet.
Kun Super Admins og Admins kan konfigurere e-mailindstillinger. Gå til Workspace Config → E-mailopsætning for at tilgå disse muligheder.
Oversigt over e-mailopsætningens komponenter
Tilpasset e-mailadresse
Angiv det afsendernavn og den e-mailadresse, som klienter ser, når de modtager beskeder fra dit workspace.
DKIM & SPF-poster
Tilføj DNS-godkendelsesposter for at bevise, at dine e-mails er legitime og forhindre, at de markeres som spam.
SMTP-server
Tilslut din egen mailserver (f.eks. Gmail, Outlook eller en tilpasset domæneserver) for at sende alle udgående e-mails fra AgencyHandy.
E-mailskabeloner
Tilpas indhold, emnelinjer og branding for alle automatiserede e-mails, som AgencyHandy sender til klienter.
Del 1: Opsæt en tilpasset e-mailadresse
Inden du konfigurerer din afsender-e-mail, skal du have et registreret domæne med e-mailhosting. Populære udbydere inkluderer Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail og Cloudflare Email Routing.Registrer et domæne og opsæt e-mailhosting
Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du registrere et domæne hos en registrator (f.eks. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) og tilmelde dig en e-mailhostingudbyder. Sørg for, at du kan oprette og administrere e-mailadresser på det pågældende domæne (f.eks.
hello@youragency.com).Naviger til E-mailopsætning i AgencyHandy
Log ind i AgencyHandy. Gå til Workspace Config i venstre navigation og klik på E-mailopsætning.
Indtast dit afsendernavn og din e-mail
I feltet Afsendernavn skal du indtaste det navn, klienter vil se som afsender (f.eks.
AgencyHandy Support eller dit bureaus navn). I feltet Afsender-e-mail skal du indtaste den tilpassede e-mailadresse (f.eks. hello@youragency.com). Klik på Gem.Bekræft din e-mailadresse
AgencyHandy sender et bekræftelseslink til den e-mailadresse, du har angivet. Åbn din e-mailindbakke, find bekræftelsesmeddelelsen, og klik på linket for at bekræfte ejerskab.
Konfigurer DKIM-, SPF- og DMARC DNS-poster
Når du har gemt din afsender-e-mail, leverer AgencyHandy de DNS-poster, du skal tilføje:
- SPF-post (TXT-type) — autoriserer AgencyHandy til at sende e-mails på vegne af dit domæne.
- DKIM-poster (3 CNAME-poster) — tilføjer kryptografiske signaturer til udgående e-mails, så modtagerservere kan verificere ægthed.
- DMARC-post — definerer, hvordan modtagerservere skal håndtere e-mails, der ikke består godkendelsestjek.
Del 2: Konfigurer DKIM & SPF (selvstændig opsætning)
Hvis du har brug for at generere eller genskabe DKIM- og SPF-poster uafhængigt, skal du følge denne sti: Workspace Config → E-mails → DKIM & SPF-opsætning → Generer DKIM- og SPF-poster. Tilføj derefter posterne til din DNS:| Posttype | DNS-type | Hvad du skal konfigurere |
|---|---|---|
| SPF | TXT | Kopiér Navn og Værdi fra AgencyHandy, og tilføj en ny TXT-post i din DNS |
| DKIM (×3) | CNAME | Kopiér hvert Navn og Værdi-par; tilføj 3 separate CNAME-poster med proxy deaktiveret |
DKIM- og SPF-poster kan tage alt fra 2 minutter til 2 timer at propagere. Hvis status stadig viser afventende efter 2 timer, skal du kontrollere, at posterne blev indtastet uden slåfejl, og at der ikke findes modstridende poster.
Del 3: Opsæt SMTP
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) giver dig mulighed for at rute alle udgående AgencyHandy-e-mails gennem din egen verificerede mailserver, hvilket giver dig mere kontrol over leveringsevne og branding.Du kan bruge enten en tilpasset domæne-e-mail eller en SMTP-e-mailudbyder — ikke begge på samme tid. Det er muligt at skifte mellem dem når som helst, men du skal genindtaste din e-mailkonfiguration, når du skifter tilbage til en tilpasset e-mail.
Skift til SMTP-udbyder (hvis nødvendigt)
Hvis du allerede har konfigureret en tilpasset e-mail, vises en bekræftelsespopup, der spørger, om du vil skifte. Klik på Skift til SMTP for at fortsætte. Dette deaktiverer den eksisterende tilpassede e-mailopsætning.
Indtast dine SMTP-loginoplysninger
Udfyld de påkrævede felter:
Klik på Gem, når du er færdig.
| Felt | Eksempelværdi | Noter |
|---|---|---|
| Værtsnavn | smtp.gmail.com | Din e-mailudbyders SMTP-serveradresse |
| Brugernavn | you@yourdomain.com | Din fulde e-mailadresse |
| Adgangskode | App-adgangskode | Brug en app-specifik adgangskode (se nedenfor) |
| Port | 465 eller 587 | 465 for SSL, 587 for TLS |
| Auto TLS | Til/fra | Valgfrit — aktiverer automatisk TLS-opgradering |
Generer en app-adgangskode (Gmail-eksempel)
Hvis du bruger Gmail med 2-faktor-godkendelse aktiveret (påkrævet for app-adgangskoder):
- Gå til myaccount.google.com/security og bekræft, at 2-trinsgodkendelse er aktiv.
- Besøg myaccount.google.com/apppasswords.
- Klik på Vælg app, vælg Mail (eller indtast et tilpasset navn), klik derefter på Vælg enhed og vælg din opsætning.
- Klik på Opret — Google genererer en 16-tegns app-adgangskode.
- Kopiér adgangskoden og indsæt den i feltet Adgangskode i AgencyHandy’s SMTP-indstillinger.
Bekræft opsætningen
Efter lagring viser AgencyHandy en succesbesked, der bekræfter “SMTP er oprettet succesfuldt.” Dine gemte oplysninger om vært, brugernavn og port vises på SMTP-indstillingssiden.
Del 4: Tilpas e-mailskabeloner
AgencyHandy inkluderer færdigbyggede skabeloner til alle automatiserede e-mails, det sender. Du kan tilpasse hver enkelt til at matche din brandtone og inkludere relevant dynamisk indhold. Tilgængelige skabeloner inkluderer:- Klienttilmelding
- Send tilbud
- Opgavegennemgang
- Send faktura
- Faktura- og abonnementspåmindelser
- Notifikationer om oprettelse af supportticket
Åbn E-mailskabeloner
Gå til Workspace Config → E-mails, og vælg derefter E-mailskabelon fra undermenuen.
Vælg en skabelon til redigering
Den komplette liste over tilgængelige skabeloner vises. Klik på en skabelon for at åbne dens konfigurationsside.
Tilpas skabelonfelterne
Opdater følgende efter behov:
- Afsender-e-mail: Vælg hvilken konfigureret e-mailadresse der sender denne skabelon.
- Emne: Skriv en klar, præcis emnelinje.
- Brødtekst: Rediger beskedens indhold, så det matcher dit bureaus tone og budskab.
- Dynamiske variabler: Indsæt pladsholdere som
{{client_name}},{{company_name}}eller{{invoice_id}}til automatisk udfyldning af klientspecifikke data. - Links til sociale medier: Tilføj links til dit bureaus sociale profiler for at fremme engagement.
Send en test-e-mail
Klik på Send test for at sende en forhåndsvisning af skabelonen til din indbakke. Kontrollér formateringen, indholdet og at alle dynamiske variabler løses korrekt.
Vigtige noter
- SMTP og tilpasset e-mail udelukker hinanden. Kun én metode kan være aktiv ad gangen per workspace.
- Genindtast e-mail ved skift. Hvis du skifter fra SMTP tilbage til en tilpasset e-mailopsætning, skal du genindtaste dine tilpassede e-mailoplysninger.
- Forkerte SMTP-loginoplysninger blokerer alle udgående e-mails. Dobbelttjek dit værtsnavn, port, brugernavn og adgangskode, hvis e-mails holder op med at blive sendt efter en SMTP-ændring.
- DKIM/SPF-propagering tager tid. Vent op til 2 timer og opdater siden E-mailopsætning, inden du konkluderer, at der er en fejl.
- Dynamiske variabler er store/små bogstaver-følsomme. Brug dem nøjagtigt som vist i skabeloneditoren for at sikre, at de udfyldes korrekt.