Spring til hovedindhold
AgencyHandys sagsfunktion giver dit bureau en struktureret måde at håndtere kundehenvendelser, problemer og anmodninger på. I stedet for at lade spørgsmål gå tabt i e-mail-tråde eller chatsamtaler, lever hver supportanmodning i en sag med et emne, en prioritet, en ansvarlig og en status — alt sammen søgbart og sporbart fra ét dashboard. Både dit team og dine kunder kan oprette sager, og den fulde historik for hver sag bevares, så intet falder mellem to stole.

​
Adgang til sagsdashboardet

Klik på Sager i den venstre sidebjælke for at åbne sagsdashboardet. Herfra kan du:
  • Oprette, redigere og slette sager
  • Søge efter sager via emne, kundenavn eller ordre-ID
  • Se sagestatus og prioritet på et øjeblik
  • Overvåge alle åbne, ventende og lukkede sager på tværs af bureauet

​
Hvad sager gør

Håndtering af supportanmodninger

Kunder og bureauets teammedlemmer kan indsende spørgsmål, problemer eller anmodninger via sagssystemet. Hvert indsend logges og spores.

Sporing af problemløsning

Tildel sager til teammedlemmer, angiv prioriteter og opdater statusser, efterhånden som arbejdet skrider frem mod en løsning. Alle holdes orienteret.

Kommunikationshistorik

Hver sag bevarer en fuld historik over handlinger, opdateringer og interaktioner. Gennemgå tidligere kommunikation til enhver tid for kontekst eller revisionsformål.

​
Oprettelse af en sag

Både bureauets teammedlemmer og kunder kan oprette sager. Oprettelsesprocessen er den samme for begge. Hvem kan oprette sager: Super Admin, Admin, PM og Kunde.
1

Åbn sagsdashboardet

Klik på Sager i den venstre sidebjælke.
2

Klik på + Opret sag

Klik på knappen + Opret sag. En formular vises.
3

Vælg kunden

Vælg kundens navn fra rullemenuen. Dette knytter sagen til den korrekte kundeprofil.
4

Tilknyt til en ordre (valgfrit)

Angiv ordre-ID’et for at knytte sagen til en bestemt ordre. Dette er nyttigt ved fakturerings- eller projektrelaterede problemer. Du kan også oprette en sag uden et ordre-ID for generelle henvendelser.
5

Udfyld sagsoplysninger

Udfyld følgende felter:
FeltBeskrivelse
EmneEn kort, beskrivende titel på sagen
BeskrivelseEn detaljeret forklaring af problemet eller anmodningen
Ansvarlig navnDet teammedlem, der er ansvarligt for at løse sagen
PrioritetPresserende grad: Højest, Høj, Normal, Lav eller Lavest
UdstedelsesdatoDen dato, sagen blev oprettet (registreres automatisk)
StatusNuværende tilstand: Åben, Vent eller Lukket
6

Klik på Opret

Klik på Opret for at gemme sagen. Den vises straks i sagsdashboardet.

​
Sagsstatusser

Sager bevæger sig gennem tre statusser, efterhånden som arbejdet skrider frem:
StatusBetydning
ÅbenSagen er indsendt og arbejdes aktivt på
VentArbejdet på sagen er midlertidigt sat på pause, typisk i ventetid på mere information
LukketProblemet er løst, og sagen er arkiveret til reference
Brug statussen Vent, når du afventer svar fra en kunde eller en ekstern afhængighed. Dette holder sagen synlig uden at overbelaste den aktive kø.

​
Redigering af en sag

Bureauets teammedlemmer kan opdatere sagsoplysninger til enhver tid for at afspejle nye oplysninger, prioritetsændringer eller løsningsopdateringer. Hvem kan redigere sager: Super Admin, Admin og PM. Kunder kan oprette sager, men kan ikke redigere dem.
Kun sager oprettet fra bureausiden kan redigeres. Sager indsendt af kunder kan ikke ændres af kunden efter indsendelse.
1

Åbn sagsdashboardet

Naviger til Sager i den venstre sidebjælke.
2

Vælg den sag, du vil redigere

Sæt flueben i afkrydsningsfeltet ved siden af den sag, du vil redigere. Knappen Rediger sag aktiveres.
3

Klik på Rediger sag

Klik på knappen Rediger sag. Sagesformularen åbnes med alle eksisterende oplysninger forudfyldt.
4

Foretag dine ændringer

Opdater de felter, der skal ændres — beskrivelsen, prioriteten, den ansvarlige, statussen eller andre oplysninger.
5

Gem

Klik på Gem for at anvende dine ændringer. Sagen opdateres straks i dashboardet.
6

Kommuniker opdateringer

Hvis ændringen er væsentlig — f.eks. en prioritetseskalering eller en ny ansvarlig — skal du underrette de relevante teammedlemmer, så de kan reagere hensigtsmæssigt.

​
Sletning af en sag

Fjern forældede eller unødvendige sager for at holde dashboardet rent og relevant. Hvem kan slette sager: Super Admin, Admin og PM.
1

Vælg sagen

Sæt flueben i afkrydsningsfeltet ved siden af den sag, du vil slette, i sagsdashboardet. Knappen Slet aktiveres.
2

Klik på Slet

Klik på Slet. En bekræftelsesdialog vises.
3

Bekræft sletning

Bekræft din beslutning i dialogen. Sagen fjernes permanent fra systemet.
4

Verificer fjernelse

Kontroller sagelisten eller søg efter sagen via emne eller ordre-ID for at bekræfte, at den ikke længere eksisterer.
Sletning af en sag er permanent og kan ikke fortrydes. Før du sletter, skal du sørge for, at vigtig kommunikation eller løsningsnoter fra sagen er dokumenteret andetsteds.

​
Søgning og filtrering af sager

Brug søgefeltet øverst i sagsdashboardet til hurtigt at finde sager. Du kan søge efter:
  • Emne — sagetitlen
  • Kundenavn — alle sager fra en bestemt kunde
  • Ordre-ID — alle sager tilknyttet en bestemt ordre

​
Bedste praksis for brug af sager

Aftal en prioritetsskala med dit team, inden du begynder at oprette sager. Hvis “Høj” betyder noget forskelligt for forskellige personer, bryder eskaleringsprocesserne sammen. Brug Højest kun til problemer, der blokerer kundeleverancer.
At forbinde en sag til et ordre-ID gør det meget nemmere at spore, hvilket kundeproblem der påvirker hvilket projekt. Det hjælper også, når man gennemgår tidligere sager for en bestemt ordre.
Når et problem er løst, skal du straks ændre statussen til Lukket. At efterlade sager åbne efter løsning oppuster din aktive kø og gør det sværere at identificere reelt igangværende arbejde.
Når du venter på en kunde eller en tredjepart, skal du sætte sagen til Vent i stedet for at lade den stå som Åben. Dette giver dit team et klart signal om, at ingen handling er nødvendig, før et svar ankommer.