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La sección Clients del CRM de AgencyHandy es su centro centralizado para cada organización o persona que ha superado la etapa de prospecto. Aquí puede crear perfiles de clientes manualmente o de forma masiva, mantener los datos de contacto actualizados, realizar seguimiento de pedidos y facturas recientes, segmentar a los clientes en categorías personalizadas y supervisar el acceso al portal, todo desde una sola vista de lista.
Necesita un rol de Super Admin o Admin para crear, editar, importar o configurar perfiles de clientes. Los managers pueden ver los detalles de los clientes y los registros de actividad.

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Crear un perfil de cliente

Cuando incorpora un nuevo cliente, AgencyHandy crea una cuenta de portal para él y envía una invitación de inicio de sesión segura.
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Vaya a Clients

Inicie sesión en su cuenta de AgencyHandy, luego haga clic en CRM en la barra lateral izquierda y seleccione la pestaña Clients.
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Abra el formulario de creación

Haga clic en + Create Client en la esquina superior derecha. Se abre un formulario.
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Ingrese la información del cliente

Complete los detalles del cliente:
  • First Name / Last Name (obligatorio)
  • Email (obligatorio — se usa para enviar la invitación al portal)
  • Company Name
  • Phone Number
  • Country, State, City, Zip Code
  • Category: asigne una categoría de configuración existente si corresponde
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Guarde el perfil

Haga clic en Create. El perfil se agrega a su lista de clientes de inmediato.
Después de crear el perfil, el cliente recibe un correo que contiene una URL de inicio de sesión segura. Al hacer clic en esa URL se activa su cuenta de portal y le permite iniciar sesión por primera vez.

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Importar clientes desde CSV

Si está migrando desde otra plataforma o tiene una hoja de cálculo de clientes existentes, puede importarlos todos a la vez.
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Haga clic en Import

En la lista de clientes, haga clic en el botón Import en la parte superior derecha.
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Suba su archivo CSV

Arrastre y suelte su archivo en el área de carga, o haga clic para buscarlo y seleccionarlo. AgencyHandy acepta archivos CSV que contengan los siguientes campos:
  • Client Name (obligatorio)
  • Email (obligatorio)
  • Company Name
  • Country
  • State
  • City
  • Zip Code
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Asigne sus columnas

AgencyHandy detecta automáticamente los nombres de columna que coinciden con los nombres de sus campos. Para cualquier columna no coincidente, use los menús desplegables para asignarla manualmente a los campos correctos del sistema.
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Previsualice y confirme

Revise la tabla de vista previa para detectar cualquier problema de formato antes de guardar los datos.
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Finalice la importación

Haga clic en Save. Aparece un mensaje de confirmación una vez que todos los registros se importan correctamente.
Si los encabezados de columna de su hoja de cálculo coinciden exactamente con los nombres de campo de AgencyHandy (por ejemplo, “email”, “company name”), el asignador se completa automáticamente, sin necesidad de coincidencia manual.

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Exportar clientes

Realice una copia de seguridad de su base de datos de clientes o compártala con las partes interesadas exportándola a CSV o Excel.
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Haga clic en Export

En la lista de clientes, haga clic en el botón Export en la parte superior derecha.
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Personalice su exportación

Elija qué columnas incluir: seleccione All Columns para una exportación completa, o elija campos específicos como nombre, datos de contacto, empresa o dirección.
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Elija un formato

Seleccione CSV o XLSX según el uso que pretenda darle.
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Descargue el archivo

Haga clic en Export. El archivo se genera y se descarga en su dispositivo. Almacénelo de forma segura para proteger los datos de los clientes.

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Editar un perfil de cliente

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Seleccione el cliente

En la lista de clientes, haga clic en la casilla de verificación junto al cliente que desea actualizar, o haga clic directamente en su nombre para abrir su perfil.
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Entre en el modo de edición

Haga clic en el botón Edit en la esquina superior derecha del perfil del cliente. Aparece un formulario de edición.
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Actualice la información

Modifique cualquier campo: nombre, correo, teléfono, dirección, empresa o categoría.
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Guarde sus cambios

Haga clic en Update. Un mensaje de confirmación confirma que el perfil se ha guardado correctamente.

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Buscar, ordenar y filtrar

La lista de clientes le ofrece varias herramientas para encontrar rápidamente al cliente adecuado:

Buscar por nombre

Escriba el nombre de un cliente en la barra de búsqueda para filtrar la lista al instante.

Filtrar por empresa

Acote la lista a los clientes asociados con una empresa específica.

Filtrar por correo

Localice a un cliente cuando conoce su dirección de correo pero no su nombre.

Filtrar por estado

Muestre solo clientes activos, inactivos o invitados.

Ordenar alfabéticamente

Ordene la lista completa de clientes de la A a la Z o de la Z a la A por nombre para una referencia rápida.

Filtrar por categoría

Muestre solo los clientes asignados a una categoría de configuración específica.

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Seguimiento de la actividad del cliente

Dentro de cada perfil de cliente encontrará pestañas que le dan una imagen en vivo de la interacción de ese cliente con su agencia:
Vea un historial de todos los pedidos realizados por el cliente, incluyendo el nombre del servicio, el paquete, el estado y la fecha. Esto le da una instantánea rápida de su historial de compras sin salir del CRM.
Vea todos los tickets de soporte o de servicio enviados por el cliente. Use esta vista para priorizar las respuestas y asegurarse de que ninguna solicitud quede sin atender.
Acceda a un registro de todas las facturas generadas para el cliente, incluido el estado de pago. Esto le ayuda a supervisar los saldos pendientes y el historial de facturas en un solo lugar.

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Configuración de clientes (categorías)

La configuración de clientes le permite crear categorías codificadas por colores para segmentar su lista de clientes; por ejemplo, Alta prioridad, Retainer u En espera. Las categorías aparecen como opciones de filtro en la lista de clientes para que pueda mostrar al instante el grupo correcto.
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Abra la configuración

En la sección Clients, haga clic en el botón Configuration.
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Cree una nueva categoría

Haga clic en + Create Category.
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Ingrese los detalles de la categoría

  • Category Name: una etiqueta única y descriptiva (por ejemplo, Clientes empresariales)
  • Short Description: una nota breve que explica el propósito de la categoría
  • Color: elija un color distintivo para un reconocimiento visual rápido
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Guarde la categoría

Haga clic en Create. La categoría ya está disponible para asignarla al editar perfiles de clientes.
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Asigne clientes a la categoría

Abra cualquier perfil de cliente, haga clic en Edit, seleccione el campo Category y elija la categoría relevante. Haga clic en Update para guardar.
Use convenciones de color consistentes en todas las categorías —por ejemplo, rojo para clientes de alta urgencia y verde para cuentas totalmente incorporadas— para que la lista sea fácil de escanear de un vistazo.

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Registro de actividad del cliente

El registro de actividad registra cada evento de inicio y cierre de sesión de la cuenta de portal de un cliente, lo que le brinda un rastro de auditoría claro de su interacción. Para ver el registro:
  1. Vaya a Clients y abra el perfil de un cliente específico.
  2. Haga clic en la pestaña Activity Log en la barra de navegación superior del perfil.
  3. Revise la lista cronológica de eventos de autenticación.
Lo que muestra el registro:
  • Fecha y marca de tiempo exactas de cada inicio de sesión
  • Fecha y marca de tiempo exactas de cada cierre de sesión
  • Un historial continuo de todos los eventos de autenticación
El registro se actualiza en tiempo real y no se puede editar ni eliminar. Los clientes no tienen acceso a su propio registro de actividad: es solo para visibilidad administrativa y de cumplimiento.
En esta etapa, el registro de actividad captura solo eventos de autenticación (inicio y cierre de sesión). Las acciones realizadas dentro del portal —como ver pedidos— aún no se registran aquí.

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Enviar un correo a un cliente

Puede enviar un correo a cualquier cliente directamente desde su perfil sin salir de AgencyHandy. Abra el perfil del cliente y use la opción Email para redactar su mensaje. El campo To se completa previamente con la dirección de correo del cliente.

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Suplantación de cliente

Los admins pueden suplantar una cuenta de cliente para ver exactamente lo que ve el cliente en su portal, lo cual resulta útil para solucionar problemas de acceso o guiar a un cliente a través de un proceso durante una llamada de soporte. Busque la opción Impersonate dentro del perfil del cliente.
Use la suplantación solo con fines de soporte. Cualquier acción realizada durante la suplantación de un cliente se ejecuta en su nombre y se reflejará en su cuenta.

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Cuentas de empresa (B2B)

Si trabaja con empresas en lugar de personas, puede establecer un Company Name en cualquier perfil de cliente para agrupar contactos bajo la misma organización. La lista de clientes se puede filtrar por empresa, lo que facilita ver juntos todos los contactos de una cuenta determinada.