Requisitos de rol
| Acción | Quién puede hacerlo |
|---|---|
| Crear tareas | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Editar tareas | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Eliminar tareas | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Ver tareas en revisión / completadas | Super Admin, Admin, PM, Cliente |
| Enviar y responder comentarios | Super Admin, Admin, PM |
| Registrar tiempo en tareas | Todos los usuarios asignados (los Superadmins y Admins pueden registrar en nombre de otros) |
| Solicitar una tarea (cliente) | Cliente |
| Aprobar / rechazar tareas solicitadas | Super Admin, Admin |
Los empleados asignados a un pedido pueden ver las tareas que están en estado In Review o Done. Las tareas en estado In Progress no son visibles para los empleados.
Crear una tarea
Abra el pedido
Vaya a Orders en la barra lateral izquierda y haga clic en el pedido donde desea agregar una tarea.
Agregue una nueva tarea
Dentro del pedido, desplácese hasta la sección Tasks y haga clic en + Add New Task. Aparecerá un formulario de creación de tareas.
Complete los detalles de la tarea
Complete los campos disponibles:
| Campo | Notas |
|---|---|
| Task Name | Un título claro y conciso para el elemento de trabajo |
| Description | Contexto detallado, requisitos o instrucciones |
| Assignee | El miembro del equipo responsable de completar la tarea |
| Label | Etiqueta de categoría para organizar las tareas (por ejemplo, Diseño, Texto) |
| Start Date | Cuándo comienza el trabajo de la tarea |
| Due Date | Cuándo debe completarse la tarea |
| Client Review Required | Casilla que requiere que el cliente apruebe la tarea antes de marcarla como Done; marcada por defecto |
| Attachments | Archivos de referencia o materiales de apoyo |
Estados de las tareas
Las tareas pasan por los siguientes estados:- In Progress: la tarea está en proceso de trabajo (no es visible para clientes ni empleados)
- In Review: la tarea se ha enviado para revisión; visible para los clientes
- Done: la tarea ha sido aprobada y completada
Cuando un cliente o revisor rechaza una tarea desde In Review, su estado vuelve automáticamente a In Progress.
Modal de tarea y página de actividad
Al hacer clic en cualquier tarea se abre el Task Modal, una vista de detalle completo que sirve como el centro de actividad de la tarea. Desde aquí puede ver y gestionar:- El estado actual, el asignado, la fecha de inicio y la fecha de entrega
- La descripción de la tarea y los archivos adjuntos
- Todos los hilos de comentarios y respuestas
- Un registro de actividad completo que muestra cada actualización, comentario y cambio de estado de la tarea
Editar una tarea
Para actualizar los detalles de una tarea después de haberla creado, abra el modal de tarea y modifique los campos correspondientes (nombre, descripción, asignado, fechas, etiqueta o archivos adjuntos). Guarde sus cambios para aplicar la actualización. Solo los Super Admins, Admins y PMs pueden editar tareas.Eliminar una tarea
Para eliminar una tarea, ábrala y use la opción de eliminar en el menú de acciones de la tarea. La eliminación es permanente: todos los registros de tiempo y versiones de archivos asociados se eliminan junto con la tarea.Seguimiento de tiempo
AgencyHandy incluye un seguimiento de tiempo integrado para que su equipo pueda registrar las horas directamente en las tareas, sin necesidad de herramientas externas.Iniciar el temporizador
Inicie el temporizador
Haga clic en Start Timer. El temporizador comienza a funcionar y muestra el nombre de la tarea, el tiempo transcurrido en tiempo real y el tiempo total registrado.
Solo puede tener un temporizador activo a la vez. Iniciar un nuevo temporizador pausa automáticamente cualquier otro existente.
Entrada manual de tiempo
Si necesita registrar tiempo de forma retroactiva, haga clic en Manual Time Entry en la tarea e introduzca:- Date
- Start Time y End Time (o una Duration en horas y minutos)
- Notes (opcional)
Registros de trabajo
Haga clic en el botón Work Log junto al temporizador para ver un desglose completo de todas las entradas de tiempo de la tarea, incluyendo la fecha, las horas de inicio/fin, el tiempo activo total y cualquier nota. Los Admins y Superadmins pueden eliminar cualquier entrada; los usuarios regulares solo pueden eliminar las suyas.Hojas de horas
Vaya a Timesheets desde la barra lateral izquierda para obtener una vista entre pedidos de todo el tiempo registrado. Puede filtrar por nombre de tarea, ID de pedido, asignado o rango de fechas (diario, semanal, mensual) y agrupar los resultados por miembro del equipo, nombre de servicio o nombre de tarea. También puede iniciar un temporizador o agregar una entrada manual directamente desde la vista de Timesheets.Comentarios sobre archivos
El sistema de comentarios sobre archivos de AgencyHandy le permite a usted y a sus clientes dejar comentarios precisos y visuales sobre los entregables, directamente dentro de las tareas. Admite imágenes, PDFs, videos y sitios web en vivo, con control de versiones y discusiones en hilos integrados.Subir un archivo para revisión
Abra la tarea, haga clic en el icono ➕ en la sección Attachments y suba una imagen, un PDF, un video o pegue una URL de un sitio web en vivo.Dejar comentarios según el tipo de archivo
Imágenes y PDFs Abra el archivo y use la barra de herramientas de anotación (Flecha, Línea, Rectángulo, Resaltar) para marcar áreas específicas. Seleccione una región, escriba su comentario y elija si compartirlo con su equipo, con el cliente o con ambos. También puede deshacer o rehacer anotaciones y cambiar los colores de las anotaciones. Videos Abra el video y páuselo en el fotograma exacto donde aplica su comentario. Escriba su comentario: el video se pausa automáticamente mientras escribe. El comentario se marca con la marca de tiempo de ese momento. Puede eliminar la marca de tiempo para dejar un comentario general en su lugar. Sitios web en vivo Agregue la URL del sitio a la tarea usando el botón ➕, luego instale la extensión de navegador de AgencyHandy. Abra el sitio en View Mode (interactivo) o cambie a Review Mode para tomar una captura de pantalla y anotarla con herramientas de dibujo, texto o formas.Acciones sobre los comentarios
Cada comentario tiene un menú de tres puntos con opciones para:- Editar el comentario
- Copiar la respuesta
- Eliminar el comentario
- Restringir la visibilidad solo al equipo interno
Resolver comentarios
Haga clic en el botón ✓ de un comentario para marcarlo como Resolved. Los comentarios resueltos permanecen visibles para referencia y pueden reabrirse. Recibirá una notificación cuando un comentario que dejó sea resuelto por otra persona.Versiones de archivos
Haga clic en Upload New Version para agregar un archivo revisado. Las versiones anteriores y sus comentarios se conservan y son accesibles desde el menú desplegable de versiones. Al abrir una versión anterior, AgencyHandy le notifica que existe una versión más reciente. Puede etiquetar cada archivo como Needs Review o Approved para comunicar el estado de revisión de un vistazo.Los clientes solo pueden dejar comentarios sobre archivos si la casilla Client Review Required está habilitada en la tarea. Los comentarios sobre archivos están disponibles únicamente dentro de las tareas o los pedidos, no en el catálogo de servicios ni en las imágenes de perfil.
Tareas solicitadas por el cliente
Los clientes pueden enviar solicitudes de tareas desde su portal, lo que les da una forma estructurada de plantear necesidades adicionales sin omitir su proceso de aprobación.Flujo de trabajo del cliente
Acceda a las Solicitudes
El cliente hace clic en Requests en la barra lateral de su Portal de Cliente, o usa el botón + Request a Task directamente dentro de un pedido.
Complete el formulario de solicitud
El cliente proporciona:
- Order (obligatorio: las solicitudes deben estar vinculadas a un pedido existente)
- Task Name (obligatorio)
- Description (opcional)
- Attachments (opcional: hasta 1 GB; los formatos incluyen PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP y más)
- Start and End Dates (opcional)
Flujo de trabajo de la agencia
Vea las solicitudes entrantes
Haga clic en Requests en la barra lateral del Portal de Agencia. Todas las solicitudes pendientes aparecen en una vista de lista. Puede filtrar por cliente o ID de pedido, ordenar alfabéticamente o por fecha de emisión, y usar Preferences para mostrar u ocultar columnas.
Revise la solicitud
Haga clic en una solicitud para leer la descripción y previsualizar cualquier archivo adjunto antes de tomar una decisión.
Apruebe o rechace
Use los botones de acción junto a cada solicitud para aprobar o rechazar individualmente, o use las acciones masivas de la parte superior derecha para aprobar o rechazar todas las solicitudes a la vez.
- Las solicitudes Approved se convierten en tareas activas en el pedido y siguen el flujo de trabajo normal de tareas.
- Las solicitudes Rejected quedan registradas con un estado Rejected y no se agregan al pedido.
Los clientes no pueden omitir el paso de aprobación. Una solicitud siempre requiere la acción de la agencia antes de convertirse en una tarea activa. Las solicitudes pendientes permanecen visibles tanto para el cliente como para la agencia hasta que se tome una decisión.
Vista de todas las tareas
Más allá de gestionar las tareas dentro de pedidos individuales, puede ver las tareas de todos los pedidos desde una sola pantalla. Vaya a Tasks en la barra lateral izquierda para acceder a la página All Tasks. Desde aquí puede:- Ver cada tarea que tiene visible, independientemente del pedido al que pertenezca
- Filtrar y ordenar por estado, asignado, fecha de entrega o pedido
- Identificar rápidamente los elementos vencidos o en riesgo en toda su carga de trabajo