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Crear una factura en AgencyHandy es un proceso sencillo que vincula su facturación directamente con los clientes y pedidos. Completa el cliente, vincula el pedido, define los importes, agrega cualquier nota y envía, todo desde un solo formulario. Una vez enviada, puede hacer seguimiento del estado de pago, configurar recordatorios automáticos y descargar la factura como PDF en cualquier momento.
Debe ser Super Admin, Admin o PM para crear facturas. Debe existir al menos un cliente en su espacio de trabajo antes de poder generar una factura.

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Configuración del prefijo de factura

Antes de empezar a crear facturas, considere configurar su prefijo de factura. El prefijo aparece antes de cada número de factura y ayuda a identificar las facturas como pertenecientes a su agencia.
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Abra la configuración de facturas

En el panel de facturas, haga clic en el botón Settings en la esquina superior derecha.
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Defina su prefijo

Vaya al campo Invoice Prefix e introduzca el prefijo que desee (por ejemplo, INV- o las iniciales de su agencia).
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Guarde

Haga clic en Save para aplicar el prefijo a todas las facturas futuras.

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Crear una factura

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Abra el panel de facturas

Haga clic en Invoices en la barra lateral izquierda para abrir el panel de facturas.
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Inicie una nueva factura

Haga clic en + Create Invoice. Se abrirá el formulario de creación de facturas.
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Seleccione el cliente

Elija el nombre del cliente en la lista desplegable. Este es un campo obligatorio. Todos los Order IDs asociados a ese cliente se completarán automáticamente en el siguiente campo.Para crear una Factura directa (no vinculada a un pedido), puede dejar el campo Order ID vacío o seleccionar Independent Email para facturar a cualquier dirección de correo electrónico fuera de su lista de clientes.
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Seleccione el Order ID

Seleccione el Order ID específico que está facturando. Esto vincula la factura con el pedido correcto en el sistema. Para las facturas directas, omita este campo.
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Introduzca la dirección de facturación

Complete la Bill Payment Address:
  • País, estado/provincia y ciudad
  • Código postal
  • Dirección (si corresponde)
Esta dirección aparece en la factura impresa para fines de cumplimiento y claridad.
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Defina los detalles del pedido y financieros

En Order Details, introduzca lo siguiente:
CampoDescripción
CurrencyLa moneda en la que desea recibir el pago
Order ID – AmountEl valor monetario asociado al pedido
Discount (%) y Discount AmountAplique los descuentos correspondientes
Paid AmountCualquier importe que el cliente ya haya pagado
Due AmountEl saldo pendiente restante
Total AmountEl importe total a pagar del pedido
Para las Facturas directas, haga clic en Add Item para agregar líneas de elementos manualmente. Introduzca el nombre, la cantidad y el precio del elemento. Puede agregar varios elementos. Use + Tax Rates para aplicar o crear tasas de impuestos (inclusivas o exclusivas).
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Agregue una nota (opcional)

En el campo Note, agregue cualquier contexto adicional para el cliente; por ejemplo, instrucciones de pago, referencias del proyecto o un mensaje personal.
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Revise el panel de detalles

El panel Details del lado derecho le ofrece un resumen en vivo de:
  • El estado de la factura (Draft por defecto)
  • El nombre del cliente, el nombre de la empresa y la dirección
  • La dirección de facturación
  • El nombre del servicio y el Order ID
  • La fecha de creación y la fecha de vencimiento
  • El importe total
Revise todo cuidadosamente antes de continuar.
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Envíe al cliente o guarde como borrador

  • Haga clic en Send to Client para enviar la factura por correo electrónico de inmediato. El estado cambia de Draft a Open automáticamente.
  • Haga clic en Save as Draft si desea finalizarla más tarde.
El sistema agrega automáticamente el logotipo y la dirección de la agencia a la factura; no necesita introducirlos manualmente en cada factura.

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Transiciones de estado de la factura

Una vez creada una factura, sigue un flujo de estados definido. Solo la agencia puede mover una factura entre estados. 
Draft → Open (when sent to client)
Open  → Paid           (payment received)
Open  → Void           (invoice canceled)
Open  → Uncollectable  (debt written off)
Las facturas solo pueden editarse mientras están en estado Draft. Una vez que una factura pasa a Open, no puede editarla. Si necesita hacer cambios, anule la factura y cree una nueva.

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Editar una factura

Solo puede editar una factura mientras está en estado Draft.
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Abra la factura

En el panel de facturas, busque la factura en borrador que desea editar. Haga clic en ella o marque la casilla junto a ella.
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Haga clic en Edit

Seleccione la opción Edit en el menú de acciones. El formulario de la factura se abrirá con todos los detalles existentes ya completados.
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Realice sus cambios

Actualice cualquier campo: datos de facturación, descripciones de servicios, cantidades, importes o términos de pago.
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Guarde

Haga clic en Save para aplicar sus cambios.

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Enviar una factura a un cliente

Si guardó la factura como borrador y desea enviarla más tarde:
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Encuentre la factura

En el panel de facturas, localice la factura en borrador que desea enviar.
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Haga clic en Send Invoice

Abra la factura y haga clic en el botón Send Invoice. AgencyHandy entrega la factura a la dirección de correo electrónico registrada del cliente.
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Confirme la entrega

Busque el mensaje de confirmación para verificar que la factura se envió correctamente. El estado de la factura se actualiza a Open.
Si una factura está en estado Draft y actualiza el nombre del servicio, el nuevo nombre se reflejará en la factura. Una vez que el estado cambia a Open, Paid, Uncollectable o Void, el nombre del servicio en la factura queda bloqueado y no se actualizará.

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Descargar e imprimir una factura

Tanto la agencia como el cliente pueden descargar una factura en cualquier momento.
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Abra la factura

Vaya al panel de facturas y seleccione la factura que desea descargar.
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Acceda a descargar/imprimir

Haga clic en la opción Download o Print en el menú de acciones de la factura.
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Elija su formato

Seleccione PDF para descargar o elija la configuración de su impresora para una copia física.
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Guarde o imprima

Guarde el archivo en su dispositivo o envíelo a la impresora. Después de imprimir, archive la factura o compártala con las partes interesadas según sea necesario.

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Configurar recordatorios en las facturas

La función de recordatorio de facturas le permite notificar automáticamente a los clientes sobre facturas próximas, vencidas o atrasadas para que le paguen a tiempo sin seguimiento manual.
Los recordatorios solo funcionan en facturas que tienen un estado Open y una fecha de vencimiento definida.
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Abra la configuración de facturas

Haga clic en el botón Settings en la parte superior derecha del panel de facturas.
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Vaya a la configuración de recordatorios

Desplácese hasta la parte inferior de la sección Template en el panel izquierdo, luego haga clic en Edit para abrir el modal de configuración de recordatorios.
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Elija un tipo de recordatorio

Seleccione una de las siguientes opciones:
  • Sequenced Reminder: crea una serie de recordatorios en los intervalos que defina
  • Don’t Send Reminder: desactiva los recordatorios para las facturas seleccionadas
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Configure los detalles del recordatorio

Para cada recordatorio de la secuencia:
  • Elija la plantilla de recordatorio (por ejemplo, “Upcoming Invoice Payment Reminder”)
  • Defina la fecha de recordatorio: por ejemplo, 3 días antes o después de la fecha de vencimiento
  • Especifique si se activa antes o después de la fecha de vencimiento
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Agregue más recordatorios si es necesario

Haga clic en + Add Another Reminder para construir una secuencia completa de recordatorios. Haga clic en el botón Delete junto a cualquier recordatorio para eliminarlo.
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Aplique a las facturas activas (opcional)

Marque la casilla para aplicar esta configuración de recordatorios a las facturas actualmente activas si desea que la nueva configuración cubra las facturas que ya están en estado Open.
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Guarde

Haga clic en Update para guardar y activar el calendario de recordatorios.

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Facturas directas (sin ID de pedido)

Cuando necesite facturar a un cliente rápidamente sin crear primero un pedido, use el flujo de trabajo de factura directa.
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Inicie una nueva factura

Vaya a Invoices → Create Invoice.
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Elija el tipo de destinatario

Seleccione Individual o Company como tipo de destinatario.
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Seleccione o introduzca el destinatario

  • Elija un cliente existente en el menú desplegable, o
  • Seleccione Independent Email para escribir cualquier dirección de correo electrónico, incluso una que no esté registrada como cliente
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Deje el Order ID vacío

Omita el campo Order ID. AgencyHandy crea una factura independiente no vinculada a ningún pedido.
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Agregue elementos, impuestos y descuentos

Haga clic en Add Item para agregar líneas de elementos con nombres, cantidades y precios. Aplique tasas de impuestos y descuentos según sea necesario. El total se actualiza automáticamente.
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Defina la dirección de facturación y las notas

Introduzca la dirección de facturación y agregue cualquier nota para el cliente.
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Envíe o guarde

Haga clic en Send Invoice para entregarla de inmediato, o en Save as Draft para revisarla primero.
Las facturas directas son perfectas para solicitudes urgentes, llamadas de consultoría o cualquier trabajo que necesite facturar fuera del flujo de trabajo normal de pedidos. El seguimiento de pagos de las facturas independientes debe gestionarse manualmente.