Debe ser Super Admin, Admin o PM para crear facturas. Debe existir al menos un cliente en su espacio de trabajo antes de poder generar una factura.
Configuración del prefijo de factura
Antes de empezar a crear facturas, considere configurar su prefijo de factura. El prefijo aparece antes de cada número de factura y ayuda a identificar las facturas como pertenecientes a su agencia.1
Abra la configuración de facturas
En el panel de facturas, haga clic en el botón Settings en la esquina superior derecha.
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Defina su prefijo
Vaya al campo Invoice Prefix e introduzca el prefijo que desee (por ejemplo,
INV- o las iniciales de su agencia).3
Guarde
Haga clic en Save para aplicar el prefijo a todas las facturas futuras.
Crear una factura
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Abra el panel de facturas
Haga clic en Invoices en la barra lateral izquierda para abrir el panel de facturas.
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Inicie una nueva factura
Haga clic en + Create Invoice. Se abrirá el formulario de creación de facturas.
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Seleccione el cliente
Elija el nombre del cliente en la lista desplegable. Este es un campo obligatorio. Todos los Order IDs asociados a ese cliente se completarán automáticamente en el siguiente campo.Para crear una Factura directa (no vinculada a un pedido), puede dejar el campo Order ID vacío o seleccionar Independent Email para facturar a cualquier dirección de correo electrónico fuera de su lista de clientes.
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Seleccione el Order ID
Seleccione el Order ID específico que está facturando. Esto vincula la factura con el pedido correcto en el sistema. Para las facturas directas, omita este campo.
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Introduzca la dirección de facturación
Complete la Bill Payment Address:
- País, estado/provincia y ciudad
- Código postal
- Dirección (si corresponde)
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Defina los detalles del pedido y financieros
En Order Details, introduzca lo siguiente:
Para las Facturas directas, haga clic en Add Item para agregar líneas de elementos manualmente. Introduzca el nombre, la cantidad y el precio del elemento. Puede agregar varios elementos. Use + Tax Rates para aplicar o crear tasas de impuestos (inclusivas o exclusivas).
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Agregue una nota (opcional)
En el campo Note, agregue cualquier contexto adicional para el cliente; por ejemplo, instrucciones de pago, referencias del proyecto o un mensaje personal.
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Revise el panel de detalles
El panel Details del lado derecho le ofrece un resumen en vivo de:
- El estado de la factura (Draft por defecto)
- El nombre del cliente, el nombre de la empresa y la dirección
- La dirección de facturación
- El nombre del servicio y el Order ID
- La fecha de creación y la fecha de vencimiento
- El importe total
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Envíe al cliente o guarde como borrador
- Haga clic en Send to Client para enviar la factura por correo electrónico de inmediato. El estado cambia de Draft a Open automáticamente.
- Haga clic en Save as Draft si desea finalizarla más tarde.
El sistema agrega automáticamente el logotipo y la dirección de la agencia a la factura; no necesita introducirlos manualmente en cada factura.
Transiciones de estado de la factura
Una vez creada una factura, sigue un flujo de estados definido. Solo la agencia puede mover una factura entre estados.Editar una factura
Solo puede editar una factura mientras está en estado Draft.1
Abra la factura
En el panel de facturas, busque la factura en borrador que desea editar. Haga clic en ella o marque la casilla junto a ella.
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Haga clic en Edit
Seleccione la opción Edit en el menú de acciones. El formulario de la factura se abrirá con todos los detalles existentes ya completados.
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Realice sus cambios
Actualice cualquier campo: datos de facturación, descripciones de servicios, cantidades, importes o términos de pago.
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Guarde
Haga clic en Save para aplicar sus cambios.
Enviar una factura a un cliente
Si guardó la factura como borrador y desea enviarla más tarde:1
Encuentre la factura
En el panel de facturas, localice la factura en borrador que desea enviar.
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Haga clic en Send Invoice
Abra la factura y haga clic en el botón Send Invoice. AgencyHandy entrega la factura a la dirección de correo electrónico registrada del cliente.
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Confirme la entrega
Busque el mensaje de confirmación para verificar que la factura se envió correctamente. El estado de la factura se actualiza a Open.
Si una factura está en estado Draft y actualiza el nombre del servicio, el nuevo nombre se reflejará en la factura. Una vez que el estado cambia a Open, Paid, Uncollectable o Void, el nombre del servicio en la factura queda bloqueado y no se actualizará.
Descargar e imprimir una factura
Tanto la agencia como el cliente pueden descargar una factura en cualquier momento.1
Abra la factura
Vaya al panel de facturas y seleccione la factura que desea descargar.
2
Acceda a descargar/imprimir
Haga clic en la opción Download o Print en el menú de acciones de la factura.
3
Elija su formato
Seleccione PDF para descargar o elija la configuración de su impresora para una copia física.
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Guarde o imprima
Guarde el archivo en su dispositivo o envíelo a la impresora. Después de imprimir, archive la factura o compártala con las partes interesadas según sea necesario.
Configurar recordatorios en las facturas
La función de recordatorio de facturas le permite notificar automáticamente a los clientes sobre facturas próximas, vencidas o atrasadas para que le paguen a tiempo sin seguimiento manual.Los recordatorios solo funcionan en facturas que tienen un estado Open y una fecha de vencimiento definida.
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Abra la configuración de facturas
Haga clic en el botón Settings en la parte superior derecha del panel de facturas.
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Vaya a la configuración de recordatorios
Desplácese hasta la parte inferior de la sección Template en el panel izquierdo, luego haga clic en Edit para abrir el modal de configuración de recordatorios.
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Elija un tipo de recordatorio
Seleccione una de las siguientes opciones:
- Sequenced Reminder: crea una serie de recordatorios en los intervalos que defina
- Don’t Send Reminder: desactiva los recordatorios para las facturas seleccionadas
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Configure los detalles del recordatorio
Para cada recordatorio de la secuencia:
- Elija la plantilla de recordatorio (por ejemplo, “Upcoming Invoice Payment Reminder”)
- Defina la fecha de recordatorio: por ejemplo, 3 días antes o después de la fecha de vencimiento
- Especifique si se activa antes o después de la fecha de vencimiento
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Agregue más recordatorios si es necesario
Haga clic en + Add Another Reminder para construir una secuencia completa de recordatorios. Haga clic en el botón Delete junto a cualquier recordatorio para eliminarlo.
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Aplique a las facturas activas (opcional)
Marque la casilla para aplicar esta configuración de recordatorios a las facturas actualmente activas si desea que la nueva configuración cubra las facturas que ya están en estado Open.
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Guarde
Haga clic en Update para guardar y activar el calendario de recordatorios.
Facturas directas (sin ID de pedido)
Cuando necesite facturar a un cliente rápidamente sin crear primero un pedido, use el flujo de trabajo de factura directa.1
Inicie una nueva factura
Vaya a Invoices → Create Invoice.
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Elija el tipo de destinatario
Seleccione Individual o Company como tipo de destinatario.
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Seleccione o introduzca el destinatario
- Elija un cliente existente en el menú desplegable, o
- Seleccione Independent Email para escribir cualquier dirección de correo electrónico, incluso una que no esté registrada como cliente
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Deje el Order ID vacío
Omita el campo Order ID. AgencyHandy crea una factura independiente no vinculada a ningún pedido.
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Agregue elementos, impuestos y descuentos
Haga clic en Add Item para agregar líneas de elementos con nombres, cantidades y precios. Aplique tasas de impuestos y descuentos según sea necesario. El total se actualiza automáticamente.
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Defina la dirección de facturación y las notas
Introduzca la dirección de facturación y agregue cualquier nota para el cliente.
7
Envíe o guarde
Haga clic en Send Invoice para entregarla de inmediato, o en Save as Draft para revisarla primero.