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El sistema de facturación por suscripción de AgencyHandy le permite automatizar todo el flujo de trabajo de ingresos recurrentes. Cuando un cliente se suscribe a un servicio, la plataforma crea un Subscription ID, genera pedidos y emite facturas automáticamente en cada ciclo de facturación, ya sea diario, semanal, mensual o anual. Usted mantiene el control: puede ver los detalles de la suscripción, supervisar el historial de pagos, gestionar los pagos fallidos y cancelar suscripciones cuando sea necesario, todo desde dentro de AgencyHandy.

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Cómo funciona la facturación por suscripción

El ciclo de vida de la suscripción en AgencyHandy sigue seis etapas clave.
1

Cree un servicio basado en suscripción

Vaya a Services y haga clic en Create New Service. Seleccione Subscription como tipo de servicio.Defina:
  • Billing Cycle: diario, semanal, mensual o anual
  • Renewal Behavior: crear un nuevo pedido, actualizar un pedido existente o mantener sin cambios
  • Pricing & Payment Method: PayPal, Stripe o manual
Haga clic en Publish para que el servicio esté disponible.
2

El cliente compra la suscripción

El cliente selecciona el servicio de suscripción, procede al pago y elige un método de pago.AgencyHandy automáticamente:
  • Crea un Subscription ID
  • Genera un Order
  • Emite una Invoice
Para los pagos con PayPal o Stripe, la factura se marca como Paid al instante. Para el Pago manual, la factura permanece como Open hasta que la agencia confirme la recepción.
3

Facturación recurrente automatizada

En cada fecha de renovación, AgencyHandy procesa el pago automáticamente (para PayPal/Stripe) y genera la siguiente factura.Si el pago se realiza correctamente, la factura se marca como Paid. Si falla:
  • La factura permanece como Open
  • El cliente recibe una Failed Payment Notification
  • La agencia recibe una alerta para reintentar o solicitar datos de pago actualizados
4

Gestione las suscripciones activas

Vaya a Subscription Management en la barra lateral izquierda para ver todas las suscripciones activas e inactivas. Seleccione cualquier suscripción para ver sus detalles completos.
5

Gestione las cancelaciones

Cuando cancela una suscripción, puede optar por:
  • Cancelar por completo: detener toda la facturación y los pedidos futuros
  • Mantener el último pedido activo en curso: permitir que el cliente siga recibiendo el servicio hasta la fecha límite del período actual
Para eliminar un servicio por completo, primero deben cancelarse todas las suscripciones activas de ese servicio.
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Notificaciones

El sistema envía automáticamente:
  • Recordatorios de renovación antes de la próxima fecha de facturación
  • Confirmaciones de pago después de los cobros exitosos
  • Alertas de pago fallido tanto al cliente como a los administradores de la agencia

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Página de detalles de la suscripción

La página de detalles de la suscripción le ofrece una visión completa de cualquier suscripción individual, desde el servicio y el paquete hasta cada factura y cada entrada del registro de eventos.

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Cómo acceder

  1. Vaya a Subscriptions en la barra lateral izquierda
  2. Haga clic en cualquier suscripción de la lista para abrir su página de detalles

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Qué puede ver

  • Service Name y Package Name
  • Client Name
  • Billing Cycle (por ejemplo, mensual, anual)
  • Kick Off Date y End Date
  • Status de la suscripción (Active o Inactive)
Una sola suscripción puede tener varios pedidos y facturas vinculados. Las facturas asociadas a suscripciones se actualizan dinámicamente cuando se reciben los pagos.

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Cambiar de plan

Use Change plan para pasar una suscripción activa a otro paquete, otra cantidad u otro precio. Los cambios de plan solo están disponibles para suscripciones de Stripe.
1

Abra el cuadro de diálogo

Abra la página de detalles de la suscripción y haga clic en Change plan.
2

Elija el nuevo paquete

En New package, seleccione un paquete y defina la Quantity. Los paquetes se agrupan por servicio y el actual aparece marcado como (current).
3

Elija cuándo se aplica

En When should it take effect?, elija:
  • Immediately: una mejora cobra ahora la diferencia prorrateada por el resto del ciclo actual. Una reducción no cobra nada ni emite ningún crédito.
  • At the next renewal: no se cobra nada ahora. El nuevo precio empieza en la próxima fecha de facturación.
Si el paquete tiene un número fijo de ciclos, elija también cómo se cuenta el Remaining term.
4

Revise el resumen y aplique el cambio

Revise el Summary y haga clic en Change plan now o Schedule change.
Un cambio programado aparece como aviso en la parte superior del cuadro de diálogo, con el nuevo paquete, la fecha y, si cambian, el servicio y el precio personalizado. Para deshacerlo antes de la renovación, haga clic en Cancel change.

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Cambiar a otro servicio

Puede mover una suscripción a un paquete de otro servicio del mismo espacio de trabajo. El paquete del otro servicio debe usar la misma moneda y el mismo ciclo de facturación que la suscripción actual. Los paquetes que no coinciden se muestran, pero no se pueden seleccionar. Al elegir un paquete de otro servicio, el cuadro de diálogo muestra Esta suscripción pasará a y el nombre del servicio. Cuadro de diálogo Change plan con los paquetes agrupados por servicio Después del cambio:
  • La suscripción y sus pedidos futuros pertenecen al nuevo servicio.
  • Las tareas existentes se mantienen. No se añaden las tareas predeterminadas del nuevo servicio.

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Definir un precio personalizado

Marque Precio personalizado para cobrar su propio precio por unidad en lugar del precio del paquete. Puede introducir hasta 2 decimales, o números enteros en monedas sin decimales como el JPY. Campo de precio personalizado en el cuadro de diálogo Change plan Stripe cobra el precio personalizado. Las renovaciones posteriores lo mantienen hasta que vuelva a cambiar el plan sin precio personalizado. El Summary muestra el Precio personalizado por unidad y el Servicio. Resumen del cambio de plan con el precio personalizado y el nuevo servicio

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Límites

  • Los cambios de plan solo funcionan con suscripciones de Stripe.
  • No se admite cambiar el ciclo de facturación. Por ejemplo, no puede pasar una suscripción mensual a un paquete anual.
  • Una suscripción contiene un solo paquete. Para cobrar varios elementos en una misma suscripción, use los complementos de servicio.

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Compatibilidad con Wise para facturas de suscripción manuales

Si recibe pagos internacionales, puede incrustar un enlace de pago de Wise directamente en las facturas de suscripción. Esto les da a los clientes una forma cómoda de pagar sin necesidad de configurar una transferencia bancaria manualmente.

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Requisitos

  • Una cuenta activa de AgencyHandy
  • Una cuenta de Wise activa con un enlace de pago válido generado

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Pasos para agregar un enlace de Wise a una factura

1

Abra la sección de facturas

Haga clic en Invoices en la barra lateral izquierda, luego haga clic en + Create Invoice.
2

Seleccione el cliente y el pedido

Elija el cliente en el menú desplegable. Aparecerán todos los Order IDs relacionados. Seleccione el Order ID correspondiente e introduzca el importe y los elementos que se facturan.
3

Aplique descuentos e impuestos

Agregue el porcentaje de descuento, el importe de descuento, el importe pagado, el importe adeudado y los datos de IVA/impuestos correspondientes. Incluya la dirección de facturación y las notas según sea necesario.
4

Agregue el enlace de pago de Wise

En la sección Payment Method, seleccione Wise como opción de pago. Pegue su enlace de pago de Wise en el campo proporcionado.
5

Guarde la factura

Haga clic en Save para finalizar la factura. El enlace de pago de Wise aparecerá en la factura para que el cliente pueda pagar directamente.
Verifique siempre dos veces su enlace de pago de Wise y los totales de la factura antes de guardar. Asegúrese de que los detalles del pedido, los descuentos y la información fiscal sean correctos para evitar errores de facturación.

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Notas importantes sobre la facturación por suscripción

Solo los Super Admins y Admins pueden cancelar suscripciones. Los clientes no pueden cancelar sus propias suscripciones: deben solicitar la cancelación a través de la agencia.
Una vez creada una suscripción, su Subscription ID no se puede editar. Esto garantiza un seguimiento coherente durante toda la vida de la suscripción.
Cuando un pago falla, la factura permanece como Open y se crea un nuevo pedido para el período fallido. El estado de la suscripción se mantiene como Active hasta que un administrador reintente manualmente el pago o cancele la suscripción.
Si un cliente paga fuera de Stripe o PayPal (por ejemplo, mediante transferencia bancaria), el administrador debe marcar manualmente la factura como Paid en AgencyHandy. El sistema no lo hace automáticamente para los pagos manuales.
Si un cliente inicia el proceso de pago de una suscripción pero no completa el pago, permanece en el sistema como un Lead hasta que se suscriba correctamente.
Las fechas de vencimiento de las facturas de suscripción se establecen automáticamente según el ciclo de facturación que configuró (por ejemplo, las facturas mensuales vencen un mes después de la fecha de inicio).