noreply@agencyhandy.com por su propia dirección de correo con su marca, configurar un servidor SMTP dedicado para una entrega confiable y personalizar las plantillas utilizadas para las notificaciones a clientes, las facturas, las propuestas y mucho más. Configurar esto correctamente garantiza que sus correos lleguen a las bandejas de entrada de los clientes —y no a sus carpetas de spam— y que cada mensaje refleje la identidad de su agencia.
Solo los Super Admins y los Admins pueden configurar los ajustes de correo. Vaya a Workspace Config → Email Setup para acceder a estas opciones.
Descripción general de los componentes de la configuración de correo
Dirección de correo personalizada
Defina el nombre del remitente y la dirección de correo que los clientes ven cuando reciben mensajes de su espacio de trabajo.
Registros DKIM y SPF
Agregue registros de autenticación DNS para demostrar que sus correos son legítimos y evitar que se marquen como spam.
Servidor SMTP
Conecte su propio servidor de correo (por ejemplo, Gmail, Outlook o un servidor de dominio personalizado) para enviar todos los correos salientes desde AgencyHandy.
Plantillas de correo
Personalice el contenido, las líneas de asunto y la marca de cada correo automatizado que AgencyHandy envía a los clientes.
Parte 1: Configurar una dirección de correo personalizada
Antes de configurar su correo de remitente, necesita un dominio registrado con alojamiento de correo. Los proveedores populares incluyen Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail y Cloudflare Email Routing.Registre un dominio y configure el alojamiento de correo
Si aún no lo ha hecho, registre un dominio con un registrador (por ejemplo, GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) y regístrese con un proveedor de alojamiento de correo. Asegúrese de poder crear y administrar direcciones de correo en ese dominio (por ejemplo,
hello@youragency.com).Vaya a la configuración de correo en AgencyHandy
Inicie sesión en AgencyHandy. Vaya a Workspace Config en la navegación izquierda y luego haga clic en Email Setup.
Ingrese el nombre y el correo del remitente
En el campo Sender Name, escriba el nombre que los clientes verán como remitente (por ejemplo,
AgencyHandy Support o el nombre de su agencia). En el campo Sender Email, ingrese la dirección de correo personalizada (por ejemplo, hello@youragency.com). Haga clic en Save.Verifique su dirección de correo
AgencyHandy envía un enlace de verificación a la dirección de correo que ingresó. Abra su bandeja de entrada, busque el mensaje de verificación y haga clic en el enlace para confirmar la propiedad.
Configure los registros DNS de DKIM, SPF y DMARC
Después de guardar su correo de remitente, AgencyHandy le proporciona los registros DNS que debe agregar:
- Registro SPF (tipo TXT): autoriza a AgencyHandy a enviar correos en nombre de su dominio.
- Registros DKIM (3 registros CNAME): agregan firmas criptográficas a los correos salientes para que los servidores receptores puedan verificar la autenticidad.
- Registro DMARC: define cómo deben tratar los servidores destinatarios los correos que no superan las comprobaciones de autenticación.
Confirme el estado activo
Regrese a la página Email Setup en AgencyHandy. Una vez que todos los registros DNS se hayan propagado (esto puede tardar entre 2 minutos y 2 horas), el estado del correo cambia de Pending para mostrar una marca de verificación verde ✅. Su correo personalizado ya está activo.
Parte 2: Configurar DKIM y SPF (configuración independiente)
Si necesita generar o regenerar registros DKIM y SPF de forma independiente, siga esta ruta: Workspace Config → Emails → DKIM & SPF Setup → Generar registros DKIM y SPF. Luego agregue los registros a su DNS:| Tipo de registro | Tipo DNS | Qué configurar |
|---|---|---|
| SPF | TXT | Copie el Name y el Value de AgencyHandy y agregue un nuevo registro TXT en su DNS |
| DKIM (×3) | CNAME | Copie cada par de Name y Value; agregue 3 registros CNAME separados con el proxy deshabilitado |
Los registros DKIM y SPF pueden tardar entre 2 minutos y 2 horas en propagarse. Si el estado sigue mostrando pendiente después de 2 horas, verifique que los registros se hayan ingresado sin errores tipográficos y que no existan registros en conflicto.
Parte 3: Configurar SMTP
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) le permite enrutar todos los correos salientes de AgencyHandy a través de su propio servidor de correo verificado, lo que le brinda mayor control sobre la entregabilidad y la marca.Puede usar un correo de dominio personalizado o un proveedor de correo SMTP, pero no ambos simultáneamente. Cambiar entre ellos es posible en cualquier momento, pero deberá volver a ingresar la configuración de su correo cuando regrese a un correo personalizado.
Abra la configuración del servidor SMTP
Vaya a Workspace Config → Email Setup y luego haga clic en SMTP Server.
Cambie al proveedor SMTP (si es necesario)
Si ya tiene un correo personalizado configurado, aparece una ventana emergente de confirmación que pregunta si desea cambiar. Haga clic en Switch to SMTP para continuar. Esto deshabilita la configuración de correo personalizado existente.
Ingrese sus credenciales SMTP
Complete los campos obligatorios:
Haga clic en Save cuando termine.
| Campo | Valor de ejemplo | Notas |
|---|---|---|
| Host Name | smtp.gmail.com | La dirección del servidor SMTP de su proveedor de correo |
| User Name | you@yourdomain.com | Su dirección de correo completa |
| Password | Contraseña de aplicación | Use una contraseña específica de aplicación (ver más abajo) |
| Port | 465 o 587 | 465 para SSL, 587 para TLS |
| Auto TLS | Activar/desactivar | Opcional: habilita la actualización automática a TLS |
Genere una contraseña de aplicación (ejemplo con Gmail)
Si usa Gmail con la autenticación de dos factores habilitada (requerida para las contraseñas de aplicación):
- Vaya a myaccount.google.com/security y confirme que la verificación en dos pasos está activa.
- Visite myaccount.google.com/apppasswords.
- Haga clic en Select app, elija Mail (o ingrese un nombre personalizado), luego haga clic en Select device y elija su configuración.
- Haga clic en Create: Google genera una contraseña de aplicación de 16 caracteres.
- Copie la contraseña y péguela en el campo Password de la configuración SMTP de AgencyHandy.
Confirme la configuración
Después de guardar, AgencyHandy muestra un mensaje de éxito que confirma “SMTP is created successfully.” Los detalles guardados de host, nombre de usuario y puerto aparecen en la página de configuración SMTP.
Pruebe la conexión SMTP
Haga clic en el botón Test e ingrese una dirección de correo de destinatario. AgencyHandy envía un correo de prueba a esa dirección. Revise la bandeja de entrada para ver el mensaje de confirmación: “This is a confirmation that your email setup in Agency Handy is working properly.”
Parte 4: Personalizar las plantillas de correo
AgencyHandy incluye plantillas predefinidas para cada correo automatizado que envía. Puede personalizar cada una para que coincida con el tono de su marca e incluir contenido dinámico relevante. Las plantillas disponibles incluyen:- Registro de cliente
- Enviar propuesta
- Revisión de tarea
- Enviar factura
- Recordatorios de facturas y suscripciones
- Notificaciones de creación de tickets
Abra las plantillas de correo
Vaya a Workspace Config → Emails y luego seleccione Email Template en el submenú.
Seleccione una plantilla para editar
Se muestra la lista completa de plantillas disponibles. Haga clic en cualquier plantilla para abrir su página de configuración.
Personalice los campos de la plantilla
Actualice lo siguiente según sea necesario:
- Sender Email: elija qué dirección de correo configurada envía esta plantilla.
- Subject: escriba una línea de asunto clara y concisa.
- Body: edite el contenido del mensaje para que coincida con el tono y la mensajería de su agencia.
- Variables dinámicas: inserte marcadores de posición como
{{client_name}},{{company_name}}o{{invoice_id}}para completar automáticamente los datos específicos del cliente. - Enlaces de redes sociales: agregue enlaces a los perfiles sociales de su agencia para fomentar la interacción.
Envíe un correo de prueba
Haga clic en Send Test para enviar una vista previa de la plantilla a su bandeja de entrada. Verifique el formato, el contenido y que todas las variables dinámicas se resuelvan correctamente.
Notas importantes
- SMTP y el correo personalizado son mutuamente excluyentes. Solo puede haber un método activo a la vez por espacio de trabajo.
- Vuelva a ingresar el correo al cambiar. Si cambia de SMTP de nuevo a una configuración de correo personalizado, debe volver a ingresar las credenciales de su correo personalizado.
- Las credenciales SMTP incorrectas bloquean todos los correos salientes. Verifique dos veces su nombre de host, puerto, nombre de usuario y contraseña si los correos dejan de enviarse después de un cambio en SMTP.
- La propagación de DKIM/SPF lleva tiempo. Espere hasta 2 horas y actualice la página Email Setup antes de concluir que hay un error.
- Las variables dinámicas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Úselas exactamente como se muestran en el editor de plantillas para asegurarse de que se completen correctamente.