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La section Clients du CRM d’AgencyHandy est votre hub centralisé pour chaque organisation ou personne ayant dépassé le stade de prospect. Vous pouvez y créer des profils client manuellement ou en masse, maintenir à jour les coordonnées, suivre les commandes et factures récentes, segmenter les clients en catégories personnalisées et surveiller l’accès au portail — le tout depuis une seule vue en liste.
Vous avez besoin d’un rôle Super Admin ou Admin pour créer, modifier, importer ou configurer des profils client. Les managers peuvent consulter les détails des clients et les journaux d’activité.

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Créer un profil client

Lorsque vous intégrez un nouveau client, AgencyHandy crée un compte de portail pour lui et envoie une invitation de connexion sécurisée.
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Accédez à Clients

Connectez-vous à votre compte AgencyHandy, puis cliquez sur CRM dans la barre latérale gauche et sélectionnez l’onglet Clients.
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Ouvrez le formulaire de création

Cliquez sur + Create Client dans le coin supérieur droit. Un formulaire s’ouvre.
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Saisissez les informations du client

Renseignez les détails du client :
  • First Name / Last Name (obligatoire)
  • Email (obligatoire — utilisé pour envoyer l’invitation au portail)
  • Company Name
  • Phone Number
  • Country, State, City, Zip Code
  • Category — attribuez une catégorie de configuration existante le cas échéant
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Enregistrez le profil

Cliquez sur Create. Le profil est ajouté immédiatement à votre liste de clients.
Après la création du profil, le client reçoit un e-mail contenant une URL de connexion sécurisée. Cliquer sur cette URL active son compte de portail et lui permet de se connecter pour la première fois.

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Importer des clients depuis un CSV

Si vous migrez depuis une autre plateforme ou disposez d’une feuille de calcul de clients existants, vous pouvez les importer tous en une seule fois.
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Cliquez sur Import

Dans la liste des clients, cliquez sur le bouton Import en haut à droite.
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Téléchargez votre fichier CSV

Glissez-déposez votre fichier sur la zone de téléchargement, ou cliquez pour parcourir et le sélectionner. AgencyHandy accepte les fichiers CSV contenant les champs suivants :
  • Client Name (requis)
  • Email (requis)
  • Company Name
  • Country
  • State
  • City
  • Zip Code
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Faites correspondre vos colonnes

AgencyHandy détecte automatiquement les noms de colonnes qui correspondent à ses noms de champs. Pour les colonnes non correspondantes, utilisez les menus déroulants pour les mapper manuellement aux champs système corrects.
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Prévisualisez et confirmez

Vérifiez le tableau d’aperçu pour détecter tout problème de mise en forme avant l’enregistrement des données.
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Finalisez l'import

Cliquez sur Save. Un message de confirmation apparaît une fois tous les enregistrements importés avec succès.
Si les en-têtes de colonnes de votre feuille de calcul correspondent exactement aux noms de champs d’AgencyHandy (par exemple, « email », « company name »), l’outil de correspondance se remplit automatiquement — aucune correspondance manuelle requise.

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Exporter des clients

Sauvegardez votre base de données client ou partagez-la avec les parties prenantes en l’exportant en CSV ou Excel.
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Cliquez sur Export

Dans la liste des clients, cliquez sur le bouton Export en haut à droite.
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Personnalisez votre export

Choisissez les colonnes à inclure — sélectionnez All Columns pour un export complet, ou choisissez des champs spécifiques tels que le nom, les coordonnées, l’entreprise ou l’adresse.
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Choisissez un format

Sélectionnez CSV ou XLSX selon votre usage prévu.
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Téléchargez le fichier

Cliquez sur Export. Le fichier est généré et téléchargé sur votre appareil. Stockez-le de manière sécurisée pour protéger les données des clients.

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Modifier un profil client

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Sélectionnez le client

Dans la liste des clients, cochez la case à côté du client que vous souhaitez mettre à jour, ou cliquez directement sur son nom pour ouvrir son profil.
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Passez en mode édition

Cliquez sur le bouton Edit dans le coin supérieur droit du profil client. Un formulaire d’édition apparaît.
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Mettez à jour les informations

Modifiez n’importe quel champ — nom, e-mail, téléphone, adresse, entreprise ou catégorie.
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Enregistrez vos modifications

Cliquez sur Update. Un message de confirmation confirme que le profil a été enregistré avec succès.

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Rechercher, trier et filtrer

La liste des clients vous offre plusieurs outils pour trouver rapidement le bon client :

Rechercher par nom

Saisissez le nom d’un client dans la barre de recherche pour filtrer instantanément la liste.

Filtrer par entreprise

Réduisez la liste aux clients associés à une entreprise spécifique.

Filtrer par e-mail

Localisez un client lorsque vous connaissez son adresse e-mail mais pas son nom.

Filtrer par statut

Affichez uniquement les clients actifs, inactifs ou invités.

Trier par ordre alphabétique

Triez la liste complète des clients de A à Z ou de Z à A par nom pour une référence rapide.

Filtrer par catégorie

Affichez uniquement les clients assignés à une catégorie de configuration spécifique.

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Suivre l’activité des clients

Dans chaque profil client, vous trouverez des onglets qui vous donnent une image en direct de l’engagement de ce client avec votre agence :
Consultez l’historique de toutes les commandes passées par le client, y compris le nom du service, le forfait, le statut et la date. Cela vous donne un aperçu rapide de son historique d’achat sans quitter le CRM.
Voyez tous les tickets d’assistance ou de service soumis par le client. Utilisez cette vue pour prioriser les réponses et vous assurer qu’aucune demande ne passe entre les mailles du filet.
Accédez à un journal de toutes les factures générées pour le client, y compris le statut de paiement. Cela vous aide à surveiller les soldes impayés et l’historique des factures en un seul endroit.

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Configuration des clients (catégories)

La configuration des clients vous permet de créer des catégories à code couleur pour segmenter votre liste de clients — par exemple, Haute priorité, Forfait récurrent ou En attente. Les catégories apparaissent comme options de filtre dans la liste des clients afin que vous puissiez instantanément faire apparaître le bon groupe.
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Ouvrez Configuration

Dans la section Clients, cliquez sur le bouton Configuration.
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Créez une nouvelle catégorie

Cliquez sur + Create Category.
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Saisissez les détails de la catégorie

  • Category Name — un libellé unique et descriptif (par exemple, Clients Entreprise)
  • Short Description — une brève note expliquant l’objectif de la catégorie
  • Color — choisissez une couleur distincte pour une reconnaissance visuelle rapide
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Enregistrez la catégorie

Cliquez sur Create. La catégorie est désormais disponible pour être attribuée lors de la modification des profils client.
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Attribuez des clients à la catégorie

Ouvrez n’importe quel profil client, cliquez sur Edit, sélectionnez le champ Category et choisissez la catégorie pertinente. Cliquez sur Update pour enregistrer.
Utilisez des conventions de couleur cohérentes entre les catégories — par exemple, le rouge pour les clients très urgents et le vert pour les comptes entièrement intégrés — pour rendre la liste facile à parcourir d’un coup d’œil.

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Journal d’activité du client

Le journal d’activité enregistre chaque événement de connexion et de déconnexion du compte de portail d’un client, vous donnant une piste d’audit claire de son engagement. Pour consulter le journal :
  1. Allez dans Clients et ouvrez le profil d’un client spécifique.
  2. Cliquez sur l’onglet Activity Log dans la barre de navigation supérieure du profil.
  3. Consultez la liste chronologique des événements d’authentification.
Ce que le journal affiche :
  • La date et l’horodatage exacts de chaque connexion
  • La date et l’horodatage exacts de chaque déconnexion
  • Un historique continu de tous les événements d’authentification
Le journal se met à jour en temps réel et ne peut pas être modifié ou supprimé. Les clients n’ont pas accès à leur propre journal d’activité — il est destiné uniquement à la visibilité administrative et de conformité.
À ce stade, le journal d’activité capture uniquement les événements d’authentification (connexion et déconnexion). Les actions effectuées au sein du portail — comme la consultation des commandes — ne sont pas encore consignées ici.

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Envoyer un e-mail à un client

Vous pouvez envoyer un e-mail à n’importe quel client directement depuis son profil sans quitter AgencyHandy. Ouvrez le profil du client et utilisez l’option Email pour composer votre message. Le champ To est prérempli avec l’adresse e-mail du client.

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Usurpation d’identité du client

Les admins peuvent usurper l’identité d’un compte client pour voir exactement ce que le client voit dans son portail — utile pour résoudre des problèmes d’accès ou guider un client à travers un processus lors d’un appel d’assistance. Recherchez l’option Impersonate dans le profil du client.
Utilisez l’usurpation d’identité uniquement à des fins d’assistance. Toute action effectuée lors de l’usurpation de l’identité d’un client est réalisée en son nom et sera reflétée dans son compte.

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Comptes d’entreprise (B2B)

Si vous travaillez avec des entreprises plutôt qu’avec des particuliers, vous pouvez définir un Company Name sur n’importe quel profil client pour regrouper les contacts au sein de la même organisation. La liste des clients peut être filtrée par entreprise, ce qui facilite la visualisation de tous les contacts d’un compte donné ensemble.