Seuls les Super Admins et les Admins peuvent créer et envoyer des propositions. Les chefs de projet (PM) peuvent consulter les propositions mais ne peuvent pas les envoyer.
Tableau de bord des propositions
Pour ouvrir le tableau de bord des propositions, cliquez sur Proposals dans la barre latérale gauche. Le tableau de bord répertorie toutes vos propositions envoyées et reçues et affiche :- Statut — Draft, Sent, Accepted ou Pending
- Date de création, date d’envoi et date d’expiration
- Statut de consultation — si le client a ouvert la proposition
- Un menu d’action pour modifier, envoyer, partager ou supprimer chaque proposition
Créer une proposition
Cliquez sur Create Proposal pour ouvrir le générateur de proposition. Il est organisé en trois sections : Overview, Terms & Conditions et Setup.Overview
La section Overview est l’endroit où vous construisez le contenu et la tarification de la proposition.Informations sur la proposition et le client
Renseignez les champs suivants en haut de la proposition :- Proposal Name et Proposal ID
- Client ou Lead — prend en charge plusieurs adresses e-mail ; marquez-en une comme Primary
- Company Name et Address (pays, état, ville, code postal, détails supplémentaires)
- Assignee, Send Date et Expiry Date
Blocs de contenu
Chaque bloc de contenu utilise un éditeur intégré pour vous permettre d’adapter le récit à chaque client :- Introduction — plantez le décor et le contexte de l’engagement
- About Us — mettez en avant l’expertise de votre agence
- What You Get — définissez clairement la portée et les livrables
- Guarantee — décrivez toutes les assurances ou engagements
Offres — services, forfaits, modules complémentaires et taxes
La section Offres est l’endroit où vous configurez la tarification.Services
Services
Ajoutez un ou plusieurs services à la proposition. Pour chaque service, vous pouvez :
- Sélectionner un type de tarification : ponctuel ou abonnement
- Choisir la devise du service (différents services peuvent utiliser différentes devises dans la même proposition)
Forfaits
Forfaits
Au sein de chaque service, ajoutez des forfaits existants ou créez-en de nouveaux à la volée. Pour chaque forfait, définissez :
- Le nom du forfait
- La quantité et le prix par unité
- Le montant total
Modules complémentaires
Modules complémentaires
Attachez des modules complémentaires optionnels à n’importe quel service. Les modules complémentaires apparaissent comme des extras que les clients peuvent voir à côté du prix du service principal. Vous pouvez créer de nouveaux modules complémentaires directement depuis le générateur de proposition sans quitter le formulaire.
Articles
Articles
Ajoutez des articles personnalisés ponctuels avec une quantité et un prix unitaire définis. Les articles sont utiles pour les coûts ponctuels comme les frais d’installation ou les livrables uniques.
Taux de taxe
Taux de taxe
Appliquez des taux de taxe existants ou créez-en de nouveaux directement depuis la proposition. Sélectionnez si chaque taxe est Exclusive (ajoutée au prix) ou Inclusive (déjà incluse). Les taxes sont calculées par service.
Terms & Conditions
Utilisez la section Terms & Conditions pour ajouter un langage juridique spécifique à la proposition. Incluez les politiques d’annulation, les conditions de remboursement, les droits d’utilisation et toute autre condition pertinente à l’engagement. Cette section aide à garantir que les deux parties comprennent leurs obligations avant l’acceptation.Setup
La section Setup contrôle ce qui se passe après l’envoi de la proposition.Action après acceptation
Choisissez ce qu’AgencyHandy fait lorsque la proposition est acceptée : Do Nothing, ou Create Order & Invoice automatiquement.
Rappels
Configurez des notifications de rappel pour relancer les clients qui n’ont pas répondu avant la date d’expiration.
Protection par mot de passe
Ajoutez un mot de passe au lien public de la proposition afin que seul le destinataire prévu puisse la consulter.
Commentaires
Autorisez les clients à laisser des commentaires sur la vue publique de la proposition pour faciliter les échanges.
Envoyer une proposition
À tout moment pendant la création, vous pouvez enregistrer la proposition comme Draft ou la Preview (prévisualiser). Lorsqu’elle est prête, cliquez sur Send pour la livrer au client ou au lead. Après l’envoi :- Un lien public est généré automatiquement
- Le statut de la proposition passe de Draft à Sent
- AgencyHandy suit si le client a consulté la proposition
Envoyer une proposition avec un forfait spécifique
Si vous souhaitez envoyer une proposition rapide directement liée à un forfait de service spécifique, utilisez le formulaire raccourci Create Proposal :1
Ouvrez la section Propositions
Accédez à Proposals dans la barre latérale gauche et cliquez sur + Create Proposal.
2
Remplissez le formulaire de proposition
Saisissez le nom du client et sélectionnez le service. Si le service comporte plusieurs forfaits, ils apparaîtront automatiquement — sélectionnez celui qui convient.Optionnellement, attribuez un Manager à la proposition.
3
Ajoutez les détails de la commande
Rédigez un Order Brief (requis) décrivant ce que le client recevra. Joignez tout fichier d’accompagnement jusqu’à 1 Go.
4
Définissez la tarification et les conditions
Confirmez le type de tarification (ponctuel ou abonnement), définissez la durée, la quantité, le budget et la devise. Ajoutez toutes les conditions générales pertinentes à la proposition.
5
Créez et envoyez
Cliquez sur Create pour finaliser et envoyer la proposition au client. La proposition apparaîtra à la fois dans votre liste Sent et dans la section Received du client.
Vérifiez bien la tarification et la durée préremplies avant de cliquer sur Create. Une fois envoyée, le client peut accepter, rejeter ou télécharger la proposition depuis sa section Received.
Cycle de vie du statut de la proposition
Accepter une proposition
L’agence ou le client peut accepter une proposition reçue. Lorsque l’acceptation a lieu, AgencyHandy crée une commande automatiquement (si configuré dans Setup).1
Allez dans les propositions reçues
Cliquez sur Proposals dans la barre latérale, puis sélectionnez l’onglet Received.
2
Ouvrez la proposition
Sélectionnez la proposition que vous souhaitez accepter dans la liste et examinez ses détails.
3
Cliquez sur Accept
Cliquez sur le bouton Accept pour accepter formellement la proposition. Le statut se met à jour immédiatement et les deux parties sont notifiées.
Si c’est l’agence qui accepte, les Super Admins et les Admins reçoivent des notifications. Si le client accepte, AgencyHandy notifie les Super Admins et les Admins de l’agence.
Rejeter une proposition
Si les conditions, la tarification ou la portée proposées ne correspondent pas à vos exigences, vous pouvez rejeter la proposition et fournir un motif.1
Allez dans les propositions reçues
Accédez à Proposals → Received.
2
Sélectionnez et examinez la proposition
Choisissez la proposition que vous souhaitez rejeter et examinez ses détails.
3
Cliquez sur Reject
Cliquez sur Reject et confirmez votre décision. L’expéditeur de la proposition reçoit une notification ainsi que le motif que vous avez fourni.
Vue publique de la proposition
Lorsque vous envoyez une proposition, les clients reçoivent un lien vers une vue publique où ils peuvent :- Examiner tous les services, tarifs, forfaits et taxes
- Accepter ou rejeter la proposition
- Laisser des commentaires (si les commentaires sont activés)
- Accéder à la proposition de manière sécurisée avec un mot de passe (si la protection par mot de passe est activée)
Remarques supplémentaires
Emails et leads multiples
Emails et leads multiples
Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail à une seule proposition et en marquer une comme contact principal. Les propositions fonctionnent à la fois avec les clients enregistrés et les leads non enregistrés.
Commandes et factures générées automatiquement
Commandes et factures générées automatiquement
Lorsque vous configurez la section Setup sur « Create Order & Invoice » lors de l’acceptation, AgencyHandy génère automatiquement la commande et la facture liées dès qu’une proposition est acceptée — aucune étape manuelle requise.
Suivi de l'activité de la proposition
Suivi de l'activité de la proposition
Chaque proposition comprend une piste d’activité complète. Vous pouvez voir quand la proposition a été créée, envoyée, consultée, acceptée ou rejetée, le tout depuis AgencyHandy.