Pourquoi les formulaires d’admission sont importants
Sans un processus d’admission structuré, des détails importants se retrouvent enfouis dans des fils d’e-mails ou tout simplement jamais recueillis. Un formulaire d’admission :- Standardise le briefing — chaque projet commence avec la même qualité d’information.
- Réduit les allers-retours — vous obtenez ce dont vous avez besoin dès le départ, afin que le travail puisse commencer immédiatement.
- Définit les attentes — les clients réfléchissent à leurs besoins avant le démarrage du projet, ce qui mène à un périmètre plus clair et à moins de cycles de révision.
- Vit au sein de la commande — toutes les réponses sont stockées avec la commande dans AgencyHandy, afin que votre équipe sache toujours où chercher.
Deux façons de créer un formulaire d’admission
Vous pouvez créer un formulaire d’admission soit lors de la configuration d’un service, soit indépendamment depuis la section Forms puis l’attacher ultérieurement.- À partir d'un service
- À partir de la section Forms
C’est la voie la plus directe lorsque vous configurez un nouveau service et que vous souhaitez que le formulaire d’admission soit prêt dès le premier jour.
Allez dans les paramètres du formulaire d'admission
Dans les paramètres du service, localisez l’onglet ou la section Intake Form (parfois libellé Requirements).
Ajoutez vos champs
Cliquez sur Add Field et choisissez le type de champ qui correspond le mieux à l’information dont vous avez besoin. Consultez la référence des types de champs ci-dessous pour une liste complète.
Configurez chaque champ
Donnez à chaque champ un libellé clair et, si utile, ajoutez un texte indicatif ou des instructions d’aide pour guider la réponse du client. Marquez le champ Required s’il doit être rempli avant que le formulaire puisse être soumis.
Types de champs disponibles
Champs de texte et de format long
Champs de texte et de format long
| Type de champ | Limite de caractères | Idéal pour |
|---|---|---|
| Short Answer | 120 caractères | Noms de projet, étiquettes rapides, réponses sur une seule ligne |
| Paragraph | 500 caractères | Briefs ouverts, descriptions de contexte |
| Formatted Text | Flexible | Spécifications détaillées qui bénéficient du gras, de l’italique ou de listes |
Champs de choix
Champs de choix
| Type de champ | Description |
|---|---|
| Multiple Choice (Checkbox) | Permet aux clients de cocher toutes les options applicables — utile pour sélectionner des formats de livrables, des plateformes cibles ou des préférences de style |
| Selection (Radio Button) | Permet aux clients de choisir exactement une option — idéal pour les choix exclusifs comme la langue préférée ou le niveau de forfait |
Champs de date et de fichier
Champs de date et de fichier
| Type de champ | Description |
|---|---|
| Date | Un sélecteur de date pour les échéances, les dates de lancement ou les dates d’événement |
| Attach File | Permet aux clients de téléverser des fichiers de référence tels que des logos, des chartes graphiques ou des exemples de ressources |
| Spreadsheet | Pour les saisies de données en masse telles que les listes de mots-clés, les catalogues de produits ou les données de localisation |
Comment les clients remplissent les formulaires d’admission
Après qu’un client a terminé le paiement d’une commande à laquelle un formulaire d’admission est attaché, AgencyHandy présente automatiquement le formulaire comme étape suivante requise. Voici ce qui se passe :- Le client voit une invite à remplir le formulaire d’admission pour sa nouvelle commande.
- Il parcourt chaque champ, en téléversant les fichiers requis au passage.
- Une fois chaque champ requis rempli, il clique sur Submit.
- Les réponses sont enregistrées avec la commande dans AgencyHandy et votre équipe est notifiée.
Si un client ignore le formulaire d’admission lors du paiement, il peut y revenir à tout moment depuis son portail client sous la commande concernée. Vous pouvez également voir si le formulaire a été complété depuis la page de détail de la commande dans votre tableau de bord.
Conseils pour des formulaires d’admission efficaces
- Utilisez un texte d’aide sur les champs complexes pour expliquer exactement quel format ou quel niveau de détail vous attendez.
- Marquez comme Required les champs réellement critiques mais évitez de tout marquer comme requis, sinon les clients pourraient se sentir dépassés.
- Testez le formulaire vous-même du point de vue du client avant de l’attacher à un service actif — soumettez une commande de test et remplissez le formulaire pour vérifier le déroulement.
- Mettez à jour les formulaires lorsque votre processus évolue — vous pouvez modifier un formulaire d’admission à tout moment et la version mise à jour s’appliquera à toutes les commandes futures.