Rôles requis
| Action | Qui peut le faire |
|---|---|
| Créer des tâches | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Modifier des tâches | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Supprimer des tâches | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Voir les tâches en révision / terminées | Super Admin, Admin, PM, Client |
| Envoyer et répondre aux retours | Super Admin, Admin, PM |
| Enregistrer du temps sur les tâches | Tous les utilisateurs assignés (les Super Admins et Admins peuvent enregistrer au nom d’autres) |
| Demander une tâche (client) | Client |
| Approuver / rejeter les tâches demandées | Super Admin, Admin |
Les employés assignés à une commande peuvent voir les tâches au statut In Review ou Done. Les tâches In Progress ne sont pas visibles par les employés.
Créer une tâche
Ouvrir la commande
Accédez à Orders dans la barre latérale gauche et cliquez sur la commande dans laquelle vous souhaitez ajouter une tâche.
Ajouter une nouvelle tâche
Dans la commande, faites défiler jusqu’à la section Tasks et cliquez sur + Add New Task. Un formulaire de création de tâche apparaîtra.
Renseigner les détails de la tâche
Complétez les champs disponibles :
| Champ | Remarques |
|---|---|
| Task Name | Un titre clair et concis pour l’élément de travail |
| Description | Contexte détaillé, exigences ou instructions |
| Assignee | Le membre de l’équipe responsable de l’achèvement de la tâche |
| Label | Étiquette de catégorie pour organiser les tâches (par exemple, Design, Copy) |
| Start Date | Date de début des travaux sur la tâche |
| Due Date | Date à laquelle la tâche doit être terminée |
| Client Review Required | Case à cocher qui exige que le client approuve la tâche avant qu’elle ne soit marquée comme Done — cochée par défaut |
| Attachments | Fichiers de référence ou supports |
Statuts des tâches
Les tâches passent par les statuts suivants :- In Progress — La tâche est en cours de réalisation (non visible par les clients ni les employés)
- In Review — La tâche a été soumise pour révision ; visible par les clients
- Done — La tâche a été approuvée et achevée
Lorsqu’un client ou un réviseur rejette une tâche depuis In Review, son statut revient automatiquement à In Progress.
Fenêtre de tâche et page d’activité
Cliquer sur n’importe quelle tâche ouvre la Task Modal, une vue détaillée complète qui sert de centre d’activité de la tâche. À partir de là, vous pouvez consulter et gérer :- Le statut actuel, l’assigné, la date de début et la date d’échéance
- La description de la tâche et tous les fichiers joints
- Tous les fils de retours et les réponses
- Un journal d’activité complet montrant chaque mise à jour, commentaire et changement de statut sur la tâche
Modifier une tâche
Pour mettre à jour les détails d’une tâche après sa création, ouvrez la fenêtre de tâche et modifiez les champs concernés (nom, description, assigné, dates, label ou pièces jointes). Enregistrez vos modifications pour appliquer la mise à jour. Seuls les Super Admins, Admins et PM peuvent modifier les tâches.Supprimer une tâche
Pour supprimer une tâche, ouvrez-la et utilisez l’option de suppression dans le menu d’actions de la tâche. La suppression est définitive — tous les enregistrements de temps et versions de fichiers associés sont supprimés avec la tâche.Suivi du temps
AgencyHandy inclut un suivi du temps intégré afin que votre équipe puisse enregistrer ses heures directement sur les tâches — aucun outil externe requis.Démarrer le minuteur
Ouvrir la tâche
Accédez à Orders → Tasks et ouvrez la tâche sur laquelle vous souhaitez suivre le temps.
Démarrer le minuteur
Cliquez sur Start Timer. Le minuteur démarre et affiche le nom de la tâche, le temps écoulé en temps réel et le temps total enregistré.
Vous ne pouvez avoir qu’un seul minuteur actif à la fois. Démarrer un nouveau minuteur met automatiquement en pause tout minuteur existant.
Saisie manuelle du temps
Si vous devez enregistrer du temps rétroactivement, cliquez sur Manual Time Entry sur la tâche et saisissez :- Date
- Heure de début et heure de fin (ou une durée en heures et minutes)
- Notes (facultatif)
Journaux de travail
Cliquez sur le bouton Work Log à côté du minuteur pour voir une ventilation complète de toutes les saisies de temps sur la tâche, y compris la date, les heures de début/fin, le temps actif total et toutes les notes. Les Admins et Super Admins peuvent supprimer n’importe quelle saisie ; les utilisateurs ordinaires ne peuvent supprimer que les leurs.Feuilles de temps
Accédez à Timesheets depuis la barre latérale gauche pour une vue inter-commandes de tout le temps enregistré. Vous pouvez filtrer par nom de tâche, ID de commande, assigné ou plage de dates (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle), et regrouper les résultats par membre de l’équipe, nom de service ou nom de tâche. Vous pouvez également démarrer un minuteur ou ajouter une saisie manuelle directement depuis la vue Timesheets.Retours sur fichiers
Le système de retours sur fichiers d’AgencyHandy vous permet, à vous et à vos clients, de laisser des commentaires précis et visuels sur les livrables — directement à l’intérieur des tâches. Il prend en charge les images, les PDF, les vidéos et les sites web en direct, avec un contrôle de version et des discussions en fil intégrés.Téléverser un fichier pour révision
Ouvrez la tâche, cliquez sur l’icône ➕ dans la section Attachments et téléversez une image, un PDF, une vidéo ou collez l’URL d’un site web en direct.Laisser des retours selon le type de fichier
Images et PDF Ouvrez le fichier et utilisez la barre d’outils d’annotation (Flèche, Ligne, Rectangle, Surlignage) pour annoter des zones spécifiques. Sélectionnez une région, saisissez votre commentaire et choisissez de le partager avec votre équipe, le client ou les deux. Vous pouvez également annuler ou rétablir les annotations et changer leurs couleurs. Vidéos Ouvrez la vidéo et mettez-la en pause à l’image exacte à laquelle votre retour s’applique. Saisissez votre commentaire — la vidéo se met automatiquement en pause pendant que vous tapez. Le retour est horodaté à ce moment précis. Vous pouvez supprimer l’horodatage pour laisser un commentaire général à la place. Sites web en direct Ajoutez l’URL du site à la tâche à l’aide du bouton ➕, puis installez l’extension de navigateur AgencyHandy. Ouvrez le site en View Mode (interactif) ou passez en Review Mode pour prendre une capture d’écran et l’annoter avec des outils de dessin, de texte ou de forme.Actions sur les commentaires
Chaque commentaire dispose d’un menu à trois points avec des options pour :- Modifier le commentaire
- Copier la réponse
- Supprimer le commentaire
- Restreindre la visibilité à l’équipe interne uniquement
Résoudre les retours
Cliquez sur le bouton ✓ d’un commentaire pour le marquer comme Resolved. Les commentaires résolus restent visibles à titre de référence et peuvent être rouverts. Vous recevez une notification lorsqu’un commentaire que vous avez laissé est résolu par quelqu’un d’autre.Versions de fichiers
Cliquez sur Upload New Version pour ajouter un fichier révisé. Les versions précédentes et leurs retours sont conservés et accessibles depuis le menu déroulant des versions. Lorsque vous ouvrez une version plus ancienne, AgencyHandy vous informe qu’une version plus récente existe. Vous pouvez étiqueter chaque fichier comme Needs Review ou Approved pour communiquer le statut de révision en un coup d’œil.Les clients ne peuvent laisser des retours sur les fichiers que si la case Client Review Required est activée sur la tâche. Les retours sur fichiers ne sont disponibles qu’au sein des tâches ou des commandes — pas dans le catalogue de services ni les images de profil.
Tâches demandées par les clients
Les clients peuvent soumettre des demandes de tâches depuis leur portail, ce qui leur donne un moyen structuré de faire remonter des besoins supplémentaires sans contourner votre processus d’approbation.Flux de travail du client
Accéder aux Requests
Le client clique sur Requests dans la barre latérale de son Portail Client — ou utilise le bouton + Request a Task directement à l’intérieur d’une commande.
Remplir le formulaire de demande
Le client fournit :
- Order (obligatoire — les demandes doivent être liées à une commande existante)
- Task Name (obligatoire)
- Description (facultatif)
- Attachments (facultatif — jusqu’à 1 Go ; les formats incluent PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP, et plus)
- Dates de début et de fin (facultatif)
Flux de travail de l’agence
Consulter les demandes entrantes
Cliquez sur Requests dans la barre latérale du Portail Agence. Toutes les demandes en attente apparaissent dans une vue en liste. Vous pouvez filtrer par client ou ID de commande, trier par ordre alphabétique ou par date d’émission, et utiliser Preferences pour afficher ou masquer des colonnes.
Examiner la demande
Cliquez sur une demande pour lire la description et prévisualiser les pièces jointes avant de prendre une décision.
Approuver ou rejeter
Utilisez les boutons d’action à côté de chaque demande pour approuver ou rejeter individuellement — ou utilisez les actions groupées en haut à droite pour approuver ou rejeter toutes les demandes en une seule fois.
- Les demandes approuvées deviennent des tâches actives dans la commande et suivent le flux de travail normal des tâches.
- Les demandes rejetées restent enregistrées avec un statut Rejected et ne sont pas ajoutées à la commande.
Les clients ne peuvent pas contourner l’étape d’approbation. Une demande nécessite toujours une action de l’agence avant de devenir une tâche active. Les demandes en attente restent visibles à la fois par le client et par l’agence jusqu’à ce qu’une décision soit prise.
Vue All Tasks
Au-delà de la gestion des tâches au sein des commandes individuelles, vous pouvez afficher les tâches de toutes les commandes depuis un seul écran. Accédez à Tasks dans la barre latérale gauche pour ouvrir la page All Tasks. À partir de là, vous pouvez :- Voir chaque tâche sur laquelle vous avez une visibilité, quelle que soit la commande à laquelle elle appartient
- Filtrer et trier par statut, assigné, date d’échéance ou commande
- Identifier rapidement les éléments en retard ou à risque dans l’ensemble de votre charge de travail