noreply@agencyhandy.com par votre propre adresse e-mail à votre image de marque, de configurer un serveur SMTP dédié pour une distribution fiable et de personnaliser les modèles utilisés pour les notifications client, les factures, les propositions, et bien plus encore. Une configuration correcte garantit que vos e-mails arrivent dans la boîte de réception de vos clients — et non dans leurs dossiers de spam — et que chaque message reflète l’identité de votre agence.
Seuls les Super Admins et les Admins peuvent configurer les paramètres des e-mails. Accédez à Workspace Config → Email Setup pour accéder à ces options.
Aperçu des composants de la configuration des e-mails
Adresse e-mail personnalisée
Définissez le nom et l’adresse e-mail de l’expéditeur que les clients voient lorsqu’ils reçoivent des messages de votre espace de travail.
Enregistrements DKIM et SPF
Ajoutez des enregistrements d’authentification DNS pour prouver que vos e-mails sont légitimes et éviter qu’ils ne soient signalés comme spam.
Serveur SMTP
Connectez votre propre serveur de messagerie (par exemple, Gmail, Outlook ou un serveur de domaine personnalisé) pour envoyer tous les e-mails sortants depuis AgencyHandy.
Modèles d'e-mail
Personnalisez le contenu, les objets et l’image de marque de chaque e-mail automatisé qu’AgencyHandy envoie à vos clients.
Partie 1 : Configurer une adresse e-mail personnalisée
Avant de configurer votre e-mail d’expéditeur, vous avez besoin d’un domaine enregistré avec un hébergement de messagerie. Les fournisseurs populaires incluent Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail et Cloudflare Email Routing.Enregistrez un domaine et configurez l'hébergement de messagerie
Si ce n’est pas déjà fait, enregistrez un domaine auprès d’un bureau d’enregistrement (par exemple, GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) et inscrivez-vous auprès d’un fournisseur d’hébergement de messagerie. Assurez-vous de pouvoir créer et gérer des adresses e-mail sur ce domaine (par exemple,
hello@youragency.com).Accédez à la configuration des e-mails dans AgencyHandy
Connectez-vous à AgencyHandy. Allez dans Workspace Config dans la navigation de gauche, puis cliquez sur Email Setup.
Saisissez le nom et l'e-mail de l'expéditeur
Dans le champ Sender Name, saisissez le nom que les clients verront comme expéditeur (par exemple,
AgencyHandy Support ou le nom de votre agence). Dans le champ Sender Email, saisissez l’adresse e-mail personnalisée (par exemple, hello@youragency.com). Cliquez sur Save.Vérifiez votre adresse e-mail
AgencyHandy envoie un lien de vérification à l’adresse e-mail que vous avez saisie. Ouvrez votre boîte de réception, trouvez le message de vérification et cliquez sur le lien pour confirmer la propriété.
Configurez les enregistrements DNS DKIM, SPF et DMARC
Après avoir enregistré votre e-mail d’expéditeur, AgencyHandy vous fournit les enregistrements DNS que vous devez ajouter :
- Enregistrement SPF (type TXT) — autorise AgencyHandy à envoyer des e-mails au nom de votre domaine.
- Enregistrements DKIM (3 enregistrements CNAME) — ajoutent des signatures cryptographiques aux e-mails sortants afin que les serveurs destinataires puissent vérifier leur authenticité.
- Enregistrement DMARC — définit comment les serveurs destinataires doivent traiter les e-mails qui échouent aux contrôles d’authentification.
Partie 2 : Configurer DKIM et SPF (configuration autonome)
Si vous devez générer ou régénérer des enregistrements DKIM et SPF de manière indépendante, suivez ce chemin : Workspace Config → Emails → DKIM & SPF Setup → Generate DKIM and SPF records. Ajoutez ensuite les enregistrements à votre DNS :| Type d’enregistrement | Type DNS | Ce qu’il faut configurer |
|---|---|---|
| SPF | TXT | Copiez le Name et la Value depuis AgencyHandy et ajoutez un nouvel enregistrement TXT dans votre DNS |
| DKIM (×3) | CNAME | Copiez chaque paire Name et Value ; ajoutez 3 enregistrements CNAME distincts avec le proxy désactivé |
Les enregistrements DKIM et SPF peuvent prendre de 2 minutes à 2 heures pour se propager. Si le statut affiche toujours « pending » après 2 heures, vérifiez que les enregistrements ont été saisis sans fautes de frappe et qu’aucun enregistrement conflictuel n’existe.
Partie 3 : Configurer le SMTP
Le SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) vous permet d’acheminer tous les e-mails sortants d’AgencyHandy via votre propre serveur de messagerie vérifié, vous donnant plus de contrôle sur la délivrabilité et l’image de marque.Vous pouvez utiliser soit un e-mail de domaine personnalisé, soit un fournisseur d’e-mail SMTP — mais pas les deux simultanément. Il est possible de basculer entre les deux à tout moment, mais vous devrez ressaisir votre configuration d’e-mail lorsque vous reviendrez à un e-mail personnalisé.
Ouvrez les paramètres du serveur SMTP
Allez dans Workspace Config → Email Setup, puis cliquez sur SMTP Server.
Basculez vers un fournisseur SMTP (si nécessaire)
Si vous avez déjà un e-mail personnalisé configuré, une fenêtre de confirmation apparaît vous demandant si vous souhaitez basculer. Cliquez sur Switch to SMTP pour continuer. Cela désactive la configuration d’e-mail personnalisé existante.
Saisissez vos identifiants SMTP
Renseignez les champs requis :
Cliquez sur Save une fois terminé.
| Champ | Exemple de valeur | Remarques |
|---|---|---|
| Host Name | smtp.gmail.com | L’adresse du serveur SMTP de votre fournisseur d’e-mail |
| User Name | you@yourdomain.com | Votre adresse e-mail complète |
| Password | Mot de passe d’application | Utilisez un mot de passe spécifique à l’application (voir ci-dessous) |
| Port | 465 ou 587 | 465 pour SSL, 587 pour TLS |
| Auto TLS | Activer/désactiver | Optionnel — active la mise à niveau TLS automatique |
Générez un mot de passe d'application (exemple Gmail)
Si vous utilisez Gmail avec l’authentification à deux facteurs activée (requise pour les mots de passe d’application) :
- Allez sur myaccount.google.com/security et confirmez que la validation en deux étapes est active.
- Visitez myaccount.google.com/apppasswords.
- Cliquez sur Select app, choisissez Mail (ou saisissez un nom personnalisé), puis cliquez sur Select device et choisissez votre configuration.
- Cliquez sur Create — Google génère un mot de passe d’application de 16 caractères.
- Copiez le mot de passe et collez-le dans le champ Password des paramètres SMTP d’AgencyHandy.
Confirmez la configuration
Après l’enregistrement, AgencyHandy affiche un message de réussite confirmant « SMTP is created successfully. » Les détails enregistrés de votre hôte, nom d’utilisateur et port apparaissent sur la page des paramètres SMTP.
Testez la connexion SMTP
Cliquez sur le bouton Test et saisissez une adresse e-mail de destinataire. AgencyHandy envoie un e-mail de test à cette adresse. Vérifiez la boîte de réception pour le message de confirmation : « This is a confirmation that your email setup in Agency Handy is working properly. »
Partie 4 : Personnaliser les modèles d’e-mail
AgencyHandy inclut des modèles prédéfinis pour chaque e-mail automatisé qu’il envoie. Vous pouvez personnaliser chacun d’eux pour qu’il corresponde au ton de votre marque et inclure le contenu dynamique pertinent. Les modèles disponibles incluent :- Inscription du client
- Envoi de proposition
- Révision de tâche
- Envoi de facture
- Rappels de facture et d’abonnement
- Notifications de création de ticket
Ouvrez les modèles d'e-mail
Allez dans Workspace Config → Emails, puis sélectionnez Email Template dans le sous-menu.
Sélectionnez un modèle à modifier
La liste complète des modèles disponibles s’affiche. Cliquez sur n’importe quel modèle pour ouvrir sa page de configuration.
Personnalisez les champs du modèle
Mettez à jour les éléments suivants selon vos besoins :
- Sender Email : Choisissez quelle adresse e-mail configurée envoie ce modèle.
- Subject : Rédigez un objet clair et concis.
- Body : Modifiez le contenu du message pour qu’il corresponde au ton et au message de votre agence.
- Dynamic Variables : Insérez des espaces réservés comme
{{client_name}},{{company_name}}ou{{invoice_id}}pour remplir automatiquement les données spécifiques au client. - Social Media Links : Ajoutez des liens vers les profils sociaux de votre agence pour encourager l’engagement.
Envoyez un e-mail de test
Cliquez sur Send Test pour envoyer un aperçu du modèle dans votre boîte de réception. Vérifiez la mise en forme, le contenu et que toutes les variables dynamiques se résolvent correctement.
Remarques importantes
- Le SMTP et l’e-mail personnalisé sont mutuellement exclusifs. Une seule méthode peut être active à la fois par espace de travail.
- Ressaisissez l’e-mail lors du basculement. Si vous passez du SMTP à une configuration d’e-mail personnalisé, vous devez ressaisir vos identifiants d’e-mail personnalisé.
- Des identifiants SMTP incorrects bloquent tous les e-mails sortants. Vérifiez bien votre nom d’hôte, port, nom d’utilisateur et mot de passe si les e-mails cessent d’être envoyés après une modification SMTP.
- La propagation DKIM/SPF prend du temps. Attendez jusqu’à 2 heures et actualisez la page Email Setup avant de conclure qu’il y a une erreur.
- Les variables dynamiques sont sensibles à la casse. Utilisez-les exactement comme indiqué dans l’éditeur de modèle pour vous assurer qu’elles se remplissent correctement.